PIT-11. Kiedy jest wymagany?

PIT-11 to dokument dający informacje na temat dochodów oraz pobranych zaliczek na podatek dochodowy. Pracodawca, a raczej jego księgowość, sporządza go w trzech egzemplarzach: dla pracownika, dla fiskusa według miejsca zamieszkania pracownika oraz dla siebie, jako dokument księgowo-kadrowy.

Przepisy nie ustalają, w jaki sposób swój PIT-11 musi otrzymać pracownik. Może to zostać zrobione osobiście lub listownie, najczęściej, gdy pracownik nie pracuje już w danym miejscu pracy. Dopuszczalna jest także elektroniczna wersja wysyłki. Wówczas stosuje się podpis elektroniczny.

Istnieje kilka sytuacji, które nie wymagają tworzenie i rozsyłania przez pracodawcę PIT-11. Dotyczy to podpisywania z pracownikami umów zleceń lub umów o dzieło, w których kwota wynagrodzenia łącznie nie przekroczyła 200 złotych. Wówczas bowiem pracodawca odprowadza zryczałtowany podatek dochodowy, który wynosi 18%. Deklaruje się go jako PIT-8A. Wówczas nie ma konieczności tworzenia PIT-11.

Jakie najczęściej błędy pojawiają się w PIT-11? Powszechnym niedopatrzeniem jest brak podpisu na końcu tego dokumentu. Wówczas cała deklaracja uznawana jest za niezłożoną. Urząd skarbowy wzywa wówczas do uzupełnienia tego braku.

Inny błąd, który wynika z braku prawidłowej wiedzy, to podwyższone koszty uzyskania przychodu niezgodne z przepisami. Płatnik, który w firmie zatrudnia osoby spoza miejscowości, w której zlokalizowany jest zakład pracy, w pozycji 28 zakreśla kwadrat 3. Często zdarza się, że przez niedopatrzenie pracodawca zaznacza kwadrat 1. Wówczas koszty są standardowe, a nie podwyższone.

Dane podatnika także mogą zostać przekręcone, na skutek na przykład literówki, dlatego trzeba je solidnie sprawdzić.

W PIT-11 rozlicza się tylko środki pozostawione do dyspozycji podatnika w danym roku. Więc jeżeli wypłata za grudzień przelewana jest w styczniu, kwota ta należy do rozliczenia już w kolejnym PIT-11.

Wypełniony PIT-11 przekazywany do urzędu skarbowego ma tak duże znaczenie, ponieważ to na jego podstawie pracownik dokonuje rocznego rozliczenia swoich podatków. A więc wszelkie pomyłki wpłynąć mogą na wysokość jego zwrotu albo dopłaty do podatku.

W firmach zatrudniających pracowników najczęściej korzysta się z programów do księgowania, które automatycznie generują PIT-11 z wszelkimi danymi, ale nigdy nie zaszkodzi sprawdzić prawdziwości naniesionych tam informacji.

Pracownik, który otrzymał kilka formularzy PIT-11 i tak składa tylko jedną roczną deklarację, na której będą wyliczone one wszystkie. Po otrzymaniu informacji ze wszystkich miejsc trzeba samodzielnie się rozliczyć, uzupełniając odpowiedni do swojej sytuacji PIT. Zrobić to można w wersji papierowej, ale obecnie popularniejsze jest rozliczanie się elektronicznie, które przyśpiesza ten proces, na przykład automatycznie dokonując działań rachunkowych. Wówczas również liczyć można na rozliczenie deklaracji w pierwszej kolejności.