Podróż służbowa. Kiedy nie zapłacisz podatku?

Ustawa o PDOF zwalnia jednak od opodatkowania diety i inne należności za czas:

a) podróży służbowej pracownika,

b) podróży osoby niebędącej pracownikiem

- do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach (czyli m.in. w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej) z zastrzeżeniem ust. 13 odnoszącego się do pkt b.

Zgodnie z treścią znowelizowanego rozporządzenia, z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

1) diety oraz

2) zwrot kosztów: przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, noclegów, innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb (§2 rozporządzenia).

Określone w treści rozporządzenia zasady wypłacania pracownikowi należności z tytułu podróży służbowych, w tym kosztów noclegu, są o tyle istotne dla podatku dochodowego, że tylko ich prawidłowe zastosowanie pozwala na zwolnienie z opodatkowania świadczeń wypłacanych osobom odbywającym podróże służbowe.

I tak, zgodnie z treścią rozporządzenia, za nocleg podczas podróży krajowej w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety. W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów noclegu stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej wskazany limit.

Z powyższego wynika, że limit ustalony w odniesieniu do kosztów noclegu zwracanych pracownikom, nie ma charakteru bezwzględnego. Zasada zwrotu pracownikom maksymalnie dwudziestokrotności stawki diety doznaje bowiem wyjątku, i jeżeli pracodawca uzna określony przypadek za uzasadniony, to możliwy jest zwrot kosztów ponad limit.

W związku z tym, jeżeli pracownik przedstawi rachunek z tytułu poniesionych w czasie delegacji kosztów noclegu, to zwrot tych wydatków będzie korzystać ze zwolnienia pod warunkiem, że zgoda na zwrot kosztów, w kwocie przekraczającej limit, podyktowana będzie uzasadnionym przypadkiem.

W takich wypadkach pożądanym rozwiązaniem byłoby dokonanie odrębnego uregulowania zasad, dopuszczających możliwość zwrotu kosztów noclegu przekraczających limit ustawowy, co będzie wskazywało, że w określonych przypadkach pracodawca akceptuje zwrot poniesionych przez pracowników kosztów noclegu w pełnej wysokości.

Natomiast z perspektywy pracodawcy należności wypłacane pracownikom w związku z odbywanymi przez nich podróżami służbowymi mogą stanowić koszty uzyskania przychodu. Ponieważ ustawodawca nie ograniczył możliwości potrącenia w kosztach uzyskania przychodów wydatków poniesionych z tytułu podróży służbowych pracowników, tak więc wydatek ten powinien być oceniany pod kątem celowości jego poniesienia ze względu na możliwość uzyskania przychodu.

Pracownik odbywa podróż służbową działając w interesie pracodawcy, tak więc ponoszone przez zatrudniającego wydatki, jako związane z prowadzoną działalnością gospodarczą wykazują związek z przychodami. Dla powyższej kwalifikacji nie jest przy tym istotne, czy wartość wypłaconego pracownikowi świadczenia mieści się w zakresie limitu określonego w rozporządzeniu.

Dlatego też zwrot kosztów noclegu z tytułu podróży służbowej, odbywanej w interesie pracodawcy, będzie stanowić dla niego koszt uzyskania przychodu w pełnej wysokości. Przy czym także z punktu widzenia podatku dochodowego od osób prawnych wskazane byłoby uregulowanie zasad zwrotu kosztów noclegu ponad limit – przedsiębiorca wskaże w ten sposób warunki, pod jakimi zobowiązuje się zwrócić pracownikowi wydatki na nocleg, przekraczające limit określony w odrębnych przepisach.