Program do faktur. Jakie powinien mieć funkcje?

Faktura to podstawowy dokument, który potwierdza sprzedaż produktów lub usług. Ważne by faktura zawierała odpowiednie elementy, zgodne z ustawą o VAT. Dlatego bardzo istotne jest, by mieć dobry program do fakturowania.

Program do faktur powinien zapewniać wygodę i bezpieczeństwo. Chodzi przede wszystkim o zgodność z najnowszymi przepisami prawa podatkowego, a także to by wystawianie dokumentów rachunkowych było łatwe i pozwalało automatyzować pracę.

Dobry program do faktur pozwala automatycznie pobierać dane kontrahentów z bazy GUS, tworzy automatycznie katalog towarów i usług, pozwala sprawdzić, czy kontrahenci są czynnymi podatnikami VAT, a także na automatyczne księgowanie faktur w odpowiednich ewidencjach.

Bardzo wygodną opcją jest automatyczne pobieranie danych kontrahentów. Najczęściej wystarczy wpisać NIP kontrahenta, a pozostałe informacje zostaną pobrane automatycznie. Dane te od razu są zapisywane, dzięki czemu wystawiając kolejną fakturę dla tego samego klienta, nie trzeba wpisywać za każdym razem danych, bo pobierają się samoczynnie. Wszystko to pozwala oszczędzać czas, wystarczy bowiem wybrać dane kontrahenta z listy.

Dobry program do fakturowania pozwala na stworzenie katalogu towarów i usług. Przedsiębiorca nie musi więc za każdym razem wpisywać dokładnych danych dotyczących produkty. Wystarczy, że wpisze nazwę, a system automatycznie doda cenę netto i stawkę VAT, a także obliczy cenę brutto. Profesjonalny katalog towarów i usług pomaga też kontrolować stan produktów w magazynie. Przedsiębiorca bardzo szybko jest w stanie zorientować się jakich produktów zaczyna brakować, a które trzeba koniecznie zamówić.

W przypadku rozliczania VAT (chodzi tu szczególnie o przenoszenie obowiązku opłacania podatku przez nabywcę), sprawdzenie kontrahenta jest szczególnie ważne. Chodzi o to, czy jest on czynnym podatnikiem VAT. Dobry program do faktur jest zintegrowany z bazami Ministerstwa Finansów.

Bez wątpienia ciekawą opcją programu do faktur jest przeliczanie faktur wystawionych w walutach obcych na polskie złote. Przy się też możliwość wystawiania faktur cyklicznych, dla płatności abonamentowych i wysyłania ich do klienta.

Nie bez znaczenia będzie też możliwość wystawiania różnego rodzaju faktur, poza tymi zwyczajnymi. Chodzi o faktury korygujące, faktury dla kontrahentów zagranicznych, faktury proforma czy zaliczkowe.

Coraz więcej dobrych programów do fakturowania ma też opcję wystawiania faktur poprzez urządzenia mobilne. W takim wypadku konieczne będzie sprawdzenie, czy taki program, a dokładniej aplikacja, która pozwala na wystawianie faktur, będzie bezpieczna. Chodzi o to, czy jesteśmy w stanie zabezpieczyć się np. przed wyciekiem czy utratą danych.