Sprawdzenie podatnika VAT. Weryfikacja wiarygodności kontrahenta

Już od początku 2017 roku obowiązują przepisy, które nakładają na przedsiębiorców obowiązek sprawdzenia, czy ich kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT. To o tyle ważne, że jeśli zachodzi podejrzenie, że coś może być nie tak, podatnik nie będzie miał prawa odliczyć podatku VAT z faktury, którą otrzyma od kontrahenta. Dlatego na początku warto w ogóle sprawdzić, czy kontrahent działa legalnie, czy nie, czy ma odpowiednie koncesje (jeśli są wymagane) i czy adres siedziby jest poprawny.

Wyszukiwarka udostępniona przez Ministerstwo Finansów pozwala sprawdzić, czy dany podmiot jest aktywnym płatnikiem VAT, czy jest zwolniony z rozliczania VAT. Mało tego, narzędzie Ministerstwa pozwala na sprawdzenie podmiotów, które zostały wykreślone z ewidencji albo przywrócone. Takie informacje zwiększają szanse na ocenienie, czy kontrahent nie jest związany z karuzelą VAT itd.

Warto pamiętać, że podatek VAT może być odliczony tylko wtedy, jeśli podatnik wykazuje należytą staranność, kontrolując status kontrahenta. Można to zrobić, np. sprawdzając rejestr VAT. W razie kontroli albo wątpliwości urzędu skarbowego podatnik może wykazać, że sprawdził wiarygodność kontrahenta, dokonał sprawdzenia danych w odpowiednich rejestrach.

Żeby sprawdzić kontrahenta w wyszukiwarce Ministerstwa Finansów trzeba znać jego numer NIP. Gdy wystawiamy kilka faktur miesięcznie, sprawdzenie kontrahenta nie musi być problemem. Znacznie gorzej, jeśli tych faktur są setki.

Na szczęście możliwe jest skorzystanie z API, specjalnego rozszerzenia wyszukiwarki, które można połączyć z programem księgowym. Dzięki temu sprawdzenie podatnika VAT może odbyć się praktycznie automatycznie. Wystarczy wprowadzić fakturę kontrahenta, a program księgowy może sprawdzić wiarygodność kontrahenta. Dzięki API można wydrukować komunikat, który generuje system Ministerstwa Finansów.

Niezależnie od wszystkiego zawsze można zgłosić się do Urzędu Skarbowego, by ten wydał zaświadczenie o statusie kontrahenta. W odpowiedzi otrzyma jeden z trzech komunikatów:

• Podmiot nie jest zarejestrowany jako podatnik VAT;
• Podmiot jest zarejestrowany jako czynny podatnik VAT;
• Podmiot jest zarejestrowany jako podatnik zwolniony.

W sytuacji, jeśli nie znamy numeru NIP podmiotu, możemy wpisać fragment nazwy. Przy okazji koniecznie zaznaczmy, że wyszukiwarka ma dokonać sprawdzenia w bazie podatników wykreślonych i niezarejestrowanych.

Zdaniem Ministerstwa Finansów tylko od podatnika zależy, czy jego transakcja z kontrahentem będzie przeprowadzona poprawnie. Podstawą jest sprawdzenia jego wiarygodności. Tylko podatnik odpowiada za to, by zachować należytą ostrożność w nawiązywaniu kontaktów z nowym partnerem biznesowym.

Tylko właściwa weryfikacja uchroni, a przynajmniej ograniczy ryzyko braku zgody na odliczenie podatku VAT z faktury kosztowej. A to tylko początek ewentualnych problemów.

Zła weryfikacja kontrahenta może grozić sporo większymi kłopotami dla naszej firmy.