Sprawdzenie statusu podmiotu VAT. Jak to zrobić?

Sprawdzenie kontrahenta jest ważne o tyle, że urząd skarbowy ma prawo odmowy odliczenia podatku VAT, jeśli okaże się, że kontrahent nie istnieje albo może dochodzić do oszustwa podatkowego.

W związku z tym przedsiębiorca powinien sprawdzić legalność działania swojego kontrahenta. Przede wszystkim musi upewnić się, czy kontrahent ma potrzebne koncesje i zezwolenia, a także, czy adres pocztowy jest właściwy. Warto też szczególnie uważać, jeśli otrzymujemy propozycje handlu towarami o podwyższonym ryzyku. Chodzi tutaj np. o złom, elektronikę czy telefony. Bezpieczeństwo transakcji możemy też zwiększyć, podpisując umowę na piśmie z kontrahentem. Warto też poprosić o okazanie zaświadczenia o tym, że nie ma zaległości podatkowych.

Warto również poprosić kontrahenta o podpisanie zobowiązania, że towar, którym handlujemy, nie jest towarem z przestępstwa, ani nie jest przedmiotem obrotu w karuzeli podatkowej. Szczególnie wnikliwie sprawdzajmy też specyfikację dostarczanych towarów.

Ministerstwo Finansów daje możliwość sprawdzenia kontrahenta pod względem tego, czy jest czynnym podatnikiem VAT. W systemie musimy wprowadzić numer NIP kontrahenta. Wtedy otrzymamy jeden z komunikatów:

• przedsiębiorca jest czynnym podatnikiem VAT;
• przedsiębiorca nie jest czynnym podatnikiem VAT;
• przedsiębiorca jest zarejestrowany jako podatnik VAT zwolniony.

Istnieje też możliwości sprawdzenia kontrahenta bezpośrednio w urzędzie skarbowym. Wtedy trzeba wystąpić z wnioskiem, by urząd wydał nam zaświadczenie w tej sprawie. Trzeba jednak zdawać sobie sprawę, że zaświadczenie potwierdza stan na dzień wystawienia zaświadczenia. Sprawia to, że taki dokument szybko może być nieaktualny.

Strona internetowa Ministerstwa Finansów pozwala też na to, by wyszukać podmioty, które nie są zarejestrowane, a także te, które zostały wykreślone lub przywrócone do rejestru VAT.

Żeby wyszukać podmiot, musimy znać numer NIP lub fragment nazwy podmiotu. Warto przy okazji zaznaczyć również wyszukiwanie w bazach podatników niezarejestrowanych albo wykreślonych.

Po co sprawdzać bazę przedsiębiorców wykreślonych? Chodzi między innymi o możliwość weryfikacji podmiotów, które mogłyby nieświadomie brać udział w procedurze karuzeli VAT. Istotną sprawą jest jednak to, że informacje, które uzyskamy na temat kontrahenta na podstawie wyszukiwarki Ministerstwa Finansów, nie mają mocy dowodu.

W opinii Ministerstwa Finansów to podatnik powinien zachować należytą ostrożność przy transakcji. Jeśli zachodzi podejrzenie, że transakcja może naruszać prawo, to fiskus może zakwestionować możliwość odliczenia VAT. Warto więc sprawdzać kontrahentów regularnie, a na pewno dokonać jak najlepszej weryfikacji partnera biznesowego, z którym dopiero zaczynamy robić interesy. Pozwoli nam to zmniejszyć ryzyko negatywnych skutków związanych ze stwierdzeniem nieuczciwości firmy, z którą pracujemy.