W jaki sposób akceptować faktury elektroniczne?

Zapłacenie należności wynikającej z faktury elektronicznej oznacza, że podatnik akceptuje taką formę ich dostarczania - uważa ekspert z Instytutu Studiów Podatkowych.

Zgodnie z § 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2012 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. z 2012r. Poz. 1528), przesyłanie, w tym udostępnianie, faktur w formie elektronicznej wymaga akceptacji ich odbiorcy. Ratio legis takiego przepisu jest oczywiste. Pomimo rozwoju i upowszechniania się nowoczesnej technologii nie każdy podatnik może dysponować infrastrukturą umożliwiającą przyjmowanie faktur elektronicznych.

Co więcej, faktury te mogą budzić wątpliwości choćby ze względu na ewentualne trudności związane z ewentualnym dokumentowaniem prawa do odliczenia podatku naliczonego. Niemniej jednak przepis ten może budzić wątpliwości interpretacyjne. Nie jest bowiem pewne jaka forma takiej akceptacji jest dopuszczalna. Dlatego kwestia ta stała się, przedmiotem interpretacji indywidualnych.

W jaki sposób zgodzić się na odbieranie faktur?W interpretacji indywidualnej z dnia 3 kwietnia 2013 r. Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi (IPTPP2/443-51/13-2/JN) stwierdził, że za akceptację odbiorcy faktur otrzymywania faktur elektronicznych, podatnik będzie mógł przyjąć zgodę otrzymaną ustnie (w tym telefonicznie), mailem lub też za taką zgodę będzie mógł uznać dokonanie płatności za należność wynikającą z faktury wysłanej do odbiorcy jedynie w formie elektronicznej.

Pytanie dotyczyło tego czy przez zgodę odbiorcy faktur, o której mowa w § 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2012 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, podatnik może przyjąć zgodę otrzymaną ustnie (w tym telefonicznie), mailem, czy przez taką zgodę można uznać dokonanie płatności za należność wynikającą z faktury wysłanej do odbiorcy jedynie w formie elektronicznej?

Organ przychylił się do stanowiska podatnika zgodnie, z którym wymienione wyżej formy można uznać za zgodę odbiorcy faktur. W uzasadnieniu do interpretacji wskazano, że przepisy nie regulują formy wyrażenia zgody na przesyłanie faktur w formie elektronicznej, pozostawiając tę kwestię całkowicie w gestii umownej stron, a więc nie istnieją żadne szczególne wymogi dotyczące samej formy i treści akceptacji wysyłania faktur w formie elektronicznej.

Należy zgodzić się z tak przedstawionym stanowiskiem organu. Poprzednio obowiązujące przepisy precyzowały formę w jakiej powinna nastąpić akceptacja. Wskazywały, że może ona nastąpić w formie może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej. Skoro w obecnych przepisach odstąpiono od określania formy w jakiej ma zostać dokonana akceptacja, należy uznać, że było to działanie celowe i obecnie nie ma wymogów dotyczących tego zagadnienia, w związku z czym stanowisko organu zasługuje na aprobatę.