Wniosek o urlop. Jak poprawnie wypełnić dokument?

Wczasy za granicą, wycieczki krajoznawcze czy odpoczynek we własnych czterech kątach. Wiele jest sposobów na spędzenie urlopu wypoczynkowego. Dłuższy wyjazd warto zaplanować z wyprzedzeniem, by dostatecznie wcześnie powiadomić o tym swojego pracodawcę i złożyć wniosek urlopowy.

Urlop wypoczynkowy to odpoczynek od pracy, gwarantowany przez przepisy prawa. Aby z niego skorzystać, pracownik musi jednak dopełnić wcześniej wszystkich niezbędnych formalności. W pierwszej kolejności składa wniosek o urlop. Nie jest to jednak równoznaczne z otrzymaniem wolnego w wybranym terminie. Pracodawca musi jeszcze zaakceptować zgłoszenie i wyrazić zgodę na nieobecność podwładnego w konkretne dni.

Dokument z prośbą o urlop pracownik składa u pracodawcy lub na ręce bezpośredniego przełożonego (szefa działu lub oddziału) zależnie od struktury przedsiębiorstwa. Musi wziąć pod uwagę zasady panujące w firmie, gdzie w różny sposób dysponuje się urlopami. Jeśli obowiązuje plan urlopowy, to czas składania wniosków zostaje zwykle narzucony odgórnie po to, by z wyprzedzeniem zadbać o sprawne funkcjonowanie organizacji pod nieobecność pracowników. Najczęściej odbywa się to w pierwszych miesiącach roku.

Termin wypoczynku można zmienić za porozumieniem obu stron. Nie zawsze jednak szef musi wyrazić na to zgodę. Powinien to zrobić, gdy nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia w toku pracy, a także w ważnych przypadkach wskazanych przez podwładnego, np. z powodu choroby członka rodziny. Obowiązkowe przesunięcie urlopu na późniejszy termin następuje w sytuacji usprawiedliwionej nieobecności osoby zatrudnionej w firmie, na skutek np. choroby, ćwiczeń wojskowych czy urlopu macierzyńskiego.

Wniosek urlopowy musi zostać złożony w wersji pisemnej. Nie ma jednak przepisów, które narzucałyby formę papierową. Niektóre przedsiębiorstwa wykorzystują w tym celu drogę elektroniczną. Można wysłać dokument mailem lub za pośrednictwem dedykowanych programów online. Należy przy tym pamiętać, że niezależnie od sposobu składania wniosku, musi on zostać przyjęty przez pracodawcę.

Konstrukcja wniosku o urlop jest na tyle prosta, że jego sporządzenie nie powinno nikomu sprawić trudności. Na początku należy podać następujące dane:

• imię i nazwisko pracownika;
  • zajmowane stanowisko;
  • miejsce i datę sporządzenia wniosku;
  • dane firmy;
  • dane przełożonego, do którego wniosek jest kierowany (opcjonalnie);

W treści wniosku powinna znaleźć się krótka i zwięzła prośba o udzielenie urlopu ze wskazaniem na urlop wypoczynkowy. Niezbędną informacją jest także wybrany termin (data początkowa i końcowa) oraz liczba dni urlopu, które zostaną wykorzystane. W jej skład wchodzą wyłącznie dni pracy w zależności od stosowanego systemu. Zatem, jeśli zajmowane stanowiska wymaga pracującej niedzieli, ale w zamian gwarantuje wolny poniedziałek - to sobota wlicza się do dni urlopowych. Ważność złożonego wniosku pracownik potwierdza podpisem.

##