Wystawianie rachunku. Jakie informacje trzeba w nim zawrzeć?

Przedsiębiorcy, którzy prowadzą działalność gospodarczą zobowiązani są na żądanie kupującego lub usługobiorcy wystawić rachunek potwierdzający dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi. Ale uwaga! Ordynacja podatkowa zawiera własną definicję działalności gospodarczej. Jest ona znacznie szersza niż w innych ustawach, na przykład w ustawie o swobodzie działalności gospodarczej. Nawet jeżeli wynajmujesz prywatne mieszkanie, musisz liczyć się z koniecznością wystawienia rachunku.

Warto wiedzieć Dodaj wykresy do Twojej strony internetowej

Warto w tym miejscu zauważyć, że obowiązek ten nie dotyczy rolników sprzedających produkty roślinne i zwierzęce pochodzące z własnej uprawy lub hodowli, pod warunkiem, że nie zostały one przerobione sposobem przemysłowym. Jednak w przypadku, gdy sprzedaż dokonywana przez rolnika odbywa się w odrębnych, stałych miejscach sprzedaży, które znajdują się poza obrębem uprawy lub hodowli, koniecznym jest wystawienie rachunku.

Rachunek nie ma ustalonego wzoru. Mogą to być więc na przykład druki opracowane przez podmiot, który zajmuje się ich sprzedażą albo wydruk z komputera, może być nawet odręcznie napisany. Ważne by zawierał wskazane poniżej dane.

Zgodnie z przepisami prawa podatkowego dokument ten powinien zawierać następujące informacje:

• imiona i nazwiska, bądź nazwę lub firmę, wraz z adresem sprzedawcy lub wykonawcy usługi (osoby wystawiającej rachunek) oraz kupującego lub odbiorcy usługi (osoby odbierającej rachunek),
• datę wystawienia i numer kolejny rachunku,
• określenie rodzaju i ilość towarów lub wykonanej usługi, oraz ich ceny jednostkowe,
• ogólną sumę należności od odbiorcy rachunku, wyrażoną w postaci liczbowej oraz słownie.

Ponadto warto podkreślić, że od ubiegłego roku dokument ten nie musi być opatrzony ani odciskiem pieczęci na dokumencie, ani podpisem, a także nie musi zawierać stosownej adnotacji _ ORYGINAŁ _ lub _ KOPIA _.

Nabywca ma 3 miesiące, by przedstawić żądanie wystawienia rachunku. Po upływie tego czasu możesz go wystawić ale nie masz już takiego obowiązku. Gdy wystawiasz rachunek pamiętaj, że masz na to 7 dni. Liczysz je albo od dnia wykonania usługi (dokonania sprzedaży), jeżeli takie żądanie trafiło do Ciebie zanim wykonałeś usługę lub dokonałeś sprzedaży albo od dnia zgłoszenia żądania, gdy zostało zgłoszone już po wykonanej usłudze lub dokonanej sprzedaży.

Istotnym wydaje się również, aby wspomnieć o tym, jak ważne jest prawidłowe wystawienie rachunku. Podatnik powinien liczyć się możliwością nałożenia na niego kary do 180 stawek dziennych (najniższa stawka wynosi 50 zł, a najwyższa 20 000 zł), w przypadku, gdy organ podatkowy stwierdzi, że przedsiębiorca nie wystawia rachunków lub faktur za wykonanie świadczenie lub nie przechowuje ich w należyty sposób.

• art. 87 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2005 r. nr 8, poz. 60 z późn. zm.), § 14 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 sierpnia 2005 r. w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, a także zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach (Dz. U. Nr 165, poz. 1373 z późn. zm.)

Elżbieta Węcławik, Małgorzata Jawińska (Tax Care)