Zaległy urlop wypoczynkowy. Do kiedy wykorzystać?

Pracownik uzyskuje prawo do urlopu już pierwszego dnia roku kalendarzowego. Wraz z początkiem stycznia może więc wykorzystać nawet wszystkie przysługujące mu dni wolne. Jeśli jednak nie zużyje całego wymiaru w bieżącym planie urlopowym, pracodawca powinien udzielić mu urlopu najpóźniej do 30 września następnego roku.Zgodnie z przepisami kodeksu pracy, każdemu pracownikowi przysługuje coroczny, nieprzerwany i płatny urlop wypoczynkowy. Nie może się go zrzec na rzecz ekwiwalentu pieniężnego. Pracodawca musi zadbać o to, aby udzielić podwładnemu dni urlopowych w roku kalendarzowym, w którym uzyskał do nich prawo. W innym razie, niewykorzystane wolne przechodzi na poczet urlopu zaległego.

Co do zasady, pracownicy powinni zaakceptować obowiązek wykorzystania zaległego urlopu, zgodnie z wolą pracodawcy. Odmowa może się wiązać z naruszeniem podstawowych świadczeń, które wymagają podporządkowania do ustalonej organizacji pracy. Skutkiem nieposłuszeństwa bywają kary porządkowe uwzględnione w kodeksie pracy. Szef może więc wysłać zatrudnioną osobę na zaległy urlop, nawet jeśli nie wyraża ona na to zgody.

Jeśli tego nie zrobi, również musi się liczyć z ewentualną karą pieniężną. Grzywna grozi za nieuzasadnione zmniejszenie pracownikowi wymiaru urlopu lub nie udzielenie mu przysługującego prawa do wypoczynku w terminie. Aby temu zapobiec, zaległy urlop należy przydzielić do końca trzeciego kwartału w roku następującym po planie urlopowym, czyli do 30 września. Wskazana data określa ostateczny termin dla rozpoczęcia urlopu.

Terminy urlopów w większości firm są ustalane na podstawie tworzonych planów urlopowych. Pracownicy składają wnioski urlopowe i na ich podstawie przełożony układa ogólny harmonogram w taki sposób, aby nie zaburzyć funkcjonowania organizacji. Datę wypoczynku można też ustalić przez bezpośredni kontakt z zatrudnionymi osobami, bez budowania ogólnego terminarza.

Zdarza się, że termin urlopu bywa przesunięty z różnych powodów. Pracodawca może zaproponować zmianę daty dni wolnych dla podwładnego, jeśli uzna jego obecność w organizacji za niezbędną. Pracownik także ma prawo do opóźnienia urlopu. Powinien jednak liczyć się z tym, że nie w każdym przypadku będzie mu to dane. Obowiązek przesunięcia i usprawiedliwienia nieobecności pracownika w pracy następuje dla kilku konkretnych sytuacji:

• czasowej niezdolności do pracy na skutek choroby;
• odosobnienia w związku z chorobą zakaźną;
• powołania na ćwiczenia wojskowe;
• urlopu macierzyńskiego;

Z wyżej wymienionych przyczyn, urlop może być przesunięty na kolejny rok kalendarzowy. W takim wypadku staje się więc urlopem zaległym.

Wypłata ekwiwalentu pieniężnego za zaległy urlop jest możliwa wyłącznie w sytuacji rozwiązania umowy o pracę z pracownikiem, który urlopu nie wykorzystał. W praktyce jednak pracodawcy wybierają częściej inną drogę. Udzielają podwładnemu dni wolnych w okresie wypowiedzenia. Jeśli pracownikowi do czasu ustania stosunku pracy nie uda się zużyć całości wymiaru, świadczenie pieniężne należy wypłacić za pozostały czas.

W przypadku podpisywania kolejnej umowy o pracę w tej samej firmie, pracownik i pracodawca mogą podpisać zgodne porozumienie, że urlop zostanie wykorzystany w trakcie kolejnego stosunku pracy.