Zastępstwo przed fiskusem. Nie tylko profesjonalny pełnomocnik

Takim reprezentantem może być praktycznie każda pełnoletnia osoba fizyczna. Trzeba jednak pamiętać, że pełnomocnictwo musi się znaleźć w aktach konkretnej sprawy.

Strona postępowania podatkowego może działać w tym postępowaniu za pośrednictwem pełnomocnika. Pełnomocnikiem w postępowaniu podatkowym może być osoba fizyczna mająca pełną zdolność do czynności prawnych.

Ustawa nie wymaga w tym zakresie ani określonych powiązań rodzinnych (np. rodzic, rodzeństwo), prawnych (np. pracownik) ani też w zakresie np. wykształcenia pełnomocnika, czy wykonywanego przez niego zawodu. Pełnomocnikiem może być więc np. księgowy, brat, czy przyjaciel bez względu na wykonywany zawód. Poza zaufaniem niezbędna jest pełna zdolność do czynności prawnych.

O wyznaczeniu pełnomocnika podatnik obowiązany jest poinformować fiskusa pisemnie – pod rygorem nieważności. Musi to być dokument mocujący pełnomocnika do działania w imieniu podatnika i na jego rzecz i wskazywać konkretny zakres jego działania. O czym warto pamiętać, złożone pełnomocnictwo procesowe obejmuje określone postępowanie (oznaczone sygnaturą).

Jeżeli więc nawet ten sam urząd prowadzi więcej niż jedno postępowanie podatkowe wobec podatnika (np. w VAT i podatku od spadków i darowizn), aby pełnomocnictwo miało zastosowanie w obu sprawach, musi trafić do akt jednego i drugiego postępowania. Podkreślił to Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dn. 10.08.2011 r., sygn. II FSK 429/10, wskazując, że _ osoba chcąca działać w sprawie jako pełnomocnik musi złożyć do akt tej konkretnej sprawy pełnomocnictwo lub jego odpis. Organ podatkowy nie ma natomiast podstaw prawnych do zastąpienia pełnomocnika w realizacji obowiązku wynikającego z tego przepisu, ponieważ jest to ewidentnie obowiązek pełnomocnika 2.Przez akta, o których mowa w art. 173 § 3 Ordynacji podatkowej nie można rozumieć ewidencji prowadzonej na podstawie ustawy z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (Dz. U. z 2004 r. Nr 269, poz. 2681 ze zm.), lecz akta konkretnego postępowania podatkowego, w którym strona ma zamiar korzystać z ustanowionego w
tym postępowaniu pełnomocnika. _

Tworząc pełnomocnictwo należy w nim wskazać zarówno zakres, czy obejmuje ono wszelkie czynności procesowe, czy tylko niektóre z nich, w jakim postępowaniu i przed jakim organem może działać pełnomocnik, jak też określić, czy dotyczy całego postępowania, czy tylko określonego etapu. Każdorazowe złożenie dokumentu stwierdzającego udzielenie pełnomocnictwa wiąże się z wniesieniem opłaty (17 zł).

W określonych sytuacjach możliwe jest działanie przez pełnomocnika bez pisemnego umocowania (tzw. pełnomocnictwo domniemane). Niezbędne jest do tego jednoczesne zaistnienie czterech przesłanek. Po pierwsze nie może ono dotyczyć całego postępowania a jedynie poszczególnych, wynikających w toku postępowania kwestii. Po drugie muszą to być kwestie procesowe mniejszej wagi, czyli takie, które nie mają istotnego znaczenia dla zakończenia postępowania.

Po trzecie czynności dokonać może tylko i wyłącznie małżonek strony, przy czym musi być spełniony czwarty warunek dotyczący braku wątpliwości po stronie fiskusa, co do istnienia i zakresu upoważnienia do występowania w tej sprawie.