Zmiana adresu siedziby firmy - o czym trzeba pamiętać?

Rejestrując firmę w CEIDG (Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej)
, przyszły przedsiębiorca może podać adres głównego miejsca wykonywania działalności gospodarczej (pkt. 10) oraz dodatkowych miejsc (pkt. 11 i załącznik CEIDG-MW). Jeśli tego nie zrobi, uznaje się, że miejscem wykonywania działalności gospodarczej jest miejsce zamieszkania przedsiębiorcy (pkt. 4).

Adres miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, pod którym zarejestrowana jest firma, można zmienić w trakcie działalności. Są liczne przyczyny, dla których przedsiębiorcy decydują się na taką zmianę, np. przeprowadzka do innego mieszkania (gdy siedziba firmy i miejsce zamieszkania są takie same), zmiana lokalizacji biura na korzystniejszą lub tańszą, zakup własnego lokalu, zatrudnianie nowych pracowników, chęć rozliczania 100 procent opłat związanych z użytkowaniem lokalu, itp.

Aktualizacja wpisu do CEIDG

Podstawową czynnością związaną ze zmianą adresu firmy jest dokonanie aktualizacji wpisu do CEIDG. Zmiany dokonuje się za pomocą formularza CEIDG-1. Jest to ten sam dokument, na którym rejestruje się firmę. Aby zaktualizować wpis, w pkt. 01 należy zaznaczyć pozycję „wniosek o zmianę wpisu w CEIDG” oraz podać datę zmiany. Następnie należy wypełnić rubryki, które ulegają zmianie, np. pkt. 10 w przypadku zmiany głównego adresu miejsca wykonywania działalności gospodarczej.

Ustawa o swobodzie działalności gospodarczej daje przedsiębiorcom 7 dni na zgłoszenie zmian we wpisie do CEIDG. Termin ten liczony jest od momentu nastąpienia zmiany danych. Warto pamiętać, że pomimo wspomnianego 7-dniowego okresu, zmianę najlepiej zgłosić niezwłocznie, zwłaszcza jeśli wiąże się ze zmianą adresu. Ordynacja podatkowa mówi, że przesyłki o których adresat został zawiadomiony dwukrotnie w terminie 14 dni od pierwszego zawiadomienia (awizo), uważa się za odebrane. Oznacza to, że przedsiębiorca, który zwleka ze zgłoszeniem zmiany adresu, naraża się na niebezpieczeństwo nieodebrania pisma urzędowego.

Formularz CEIDG-1 można wypełnić w wersji online na stronie www.firma.gov.pl w kreatorze, który część danych wypełnia automatycznie. System generuje formularz z kodem paskowym, który należy złożyć w urzędzie miasta lub gminy.

Istnieją następujące sposoby składania wniosku CEIDG-1:

• osobiście w urzędzie miasta lub gminy,
• pocztą tradycyjną (w tym przypadku podpis musi być potwierdzony notarialnie),
• pocztą elektroniczną (za pomocą profilu zaufanego ePUAP lub potwierdzając podpisem elektronicznym) ,
• za pośrednictwem pełnomocnika, np. biura rachunkowego, które prowadzi księgowość firmy (pełnomocnictwo należy złożyć we właściwym urzędzie miasta lub gminy).

Zmiany wprowadzone w CEIDG są automatycznie przekazywane do właściwego urzędu skarbowego i ZUS. Nie trzeba więc wypełniać dodatkowych wniosków w tym zakresie.

Jeśli w przedsiębiorstwie jest prowadzona sprzedaż za pomocą kasy fiskalnej to należy pamiętać o konieczności wprowadzenia zmiany adresu w kasie fiskalnej i dokonaniu wpisu do książki serwisowej kasy fiskalnej. Zawiadamia się także urząd skarbowy o dokonaniu zmiany miejsca instalacji kasy fiskalnej. Niektóre urzędy skarbowe wymagają pisemnego zawiadomienia, a w innych wystarczy przedstawić książkę serwisową z wpisami dotyczącymi dokonanych zmian. Przepisy dotyczące kas fiskalnych nie mówią o terminach, w których trzeba poinformować urząd skarbowy o zmianie siedziby firmy.

Dane w umowach i na fakturach

Zmieniając adres głównego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej należy pamiętać, że od tej pory zmieniają się dane firmy zamieszczane w umowach i fakturach. Oznacza to, że o zmianach adresu siedziby firmy przedsiębiorca powinien niezwłocznie poinformować wszystkich kontrahentów. Na rachunkach i fakturach musi pojawić się właściwy adres. W przypadku wystawienia faktury z błędnym adresem siedziby firmy, dane należy skorygować wystawiając fakturę lub notę korygującą.

Natomiast jeśli chodzi o treść umów spisanych przed zmianą siedziby firmy, o tym czy przedsiębiorca musi powiadomić drugą stronę o zmianie, decydują zapisy samej umowy. Może się zdarzyć, że zapis w umowie nakazuje powiadomienie pisemne lub e-mailowe, a nawet spisanie aneksu w związku ze zmianą adresu, ale nie jest to regułą. Często jednak adres w umowie łączy się z miejscem świadczenia usługi czy dostarczenia towaru, więc w interesie przedsiębiorcy leży powiadomienie kontrahenta o innym adresie.

Zmiana adresu siedziby firmy może spowodować, że firma będzie podlegać pod inne urzędy niż dotychczas. O tym decyduje tzw. właściwość miejscowa urzędów skarbowych.

Ustawa o ordynacji podatkowej mówi, że „jeżeli ustawy podatkowe nie stanowią inaczej, właściwość miejscową organów podatkowych ustala się według miejsca zamieszkania albo adresu siedziby”. Zgodnie z Ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych, w zakresie podatku dochodowego właściwym urzędem dla podatnika będącego osobą fizyczną jest urząd skarbowy ustalony według adresu zamieszkania. Natomiast ustawa o VAT określa, że dla podatnika będącego osobą fizyczną, właściwym jest naczelnik urzędu skarbowego ustalony ze względu na miejsce prowadzenia działalności gospodarczej. Przy czym jeżeli dany obszar jest objęty działaniem więcej niż jednego urzędu skarbowego, to dla osoby fizycznej właściwym jest urząd ustalony ze względu na miejsce zamieszkania.

Siedziba firmy, a rozliczanie kosztów użytkowania lokalu

Oprócz wymienionych powyżej kwestii formalnych, ze zmianą miejsca wykonywania działalności gospodarczej może wiązać się zmiana sposobu rozliczania kosztów użytkowania lokalu. Rozliczając koszty związane z siedzibą firmy warto pamiętać o następujących kwestiach:

• Przedsiębiorca może rozliczać 100 procent kosztów związanych ze wszystkimi miejscami wykonywania działalności gospodarczej, zgłoszonymi w CEIDG-1, pod warunkiem, że koszty te są związane z prowadzoną działalnością. Dotyczy to zarówno miejsca głównego (pkt. 10), jak i dodatkowych (pkt. 11 oraz opcjonalnie zał. CEIDG-MW).
• Jeżeli przedsiębiorca nie podał adresu miejsca wykonywania działalności gospodarczej we wniosku CEIDG-1 (pkt. 10), przyjmuje się, że prowadzi działalność w miejscu zamieszkania (pkt. 4).
• Jeżeli przedsiębiorca mieszka i prowadzi działalność pod tym samym adresem, może do kosztów uzyskania przychodu zaliczyć koszty mieszkaniowe, takie jak czynsz, prąd, wodę, ogrzewanie, wynajem, Internet, oczywiście pod warunkiem, że te koszty wiążą się z działalnością. Wówczas musi jednak oświadczyć jaki procent mieszkania przeznacza do potrzeb firmowych i wydatki mieszkaniowe rozliczać proporcjonalnie.

Co za tym idzie, zmiana głównego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej z prywatnego mieszkania na biuro sprawia, że koszty związane z użytkowaniem biura można rozliczać w 100 procentach, bez konieczności wyliczania proporcji. Dodatkowe miejsce wykonywania działalności również daje prawo do rozliczania 100 procent kosztów, oczywiście pod warunkiem, że nie jest jednocześnie miejscem zamieszkania przedsiębiorcy.