Zwrot kosztów za podróż służbową

Zgodnie § 8 ust. 1 obowiązującego od dnia 1 marca 2013 r. Rozporządzenia dotyczącego podróży służbowych za nocleg podczas podróży krajowej w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety. Natomiast § 8 ust. 2 powyższego Rozporządzenia stanowi, iż w uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów noclegu stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej limit, o którym mowa w ust. 1.

Powyższe ograniczenie w podobnej formie obowiązywało już przed 1 marca 2013, jednakże dotyczyło tylko podróży zagranicznych. Z wprowadzonej regulacji wynika, iż limit wydatków na hotele dla delegacji krajowej wynosi 600 zł. Pracodawca może zgodnie z przepisami wyrazić zgodę na korzystanie z noclegu przekraczającego kwotę wynikającą z Rozporządzenia w _ uzasadnionych przypadkach _, jednakże brak jest legalnej definicji, co za taki przypadek należy uznać.

W praktyce uznaje się iż są to sytuacje, gdy nie było możliwości zakupu noclegu w kwocie mieszczącej się w limicie, ze względu na lokalizację hotelu np. blisko lotniska, miejsca wykonywania celu podróży służbowej, ze względów organizacyjnych np. w hotelu niemieszczącym się w limicie odbywało się szkolenie bądź konferencja będąca celem podróży pracownika.

Dla celów dokumentacji podatkowej uzasadnienie przypadku oraz wyrażenie zgody powinno zostać udzielone przez pracodawcę na piśmie, np. poprzez umieszczenie adnotacji na fakturze bądź na oddzielnym poleceniu podróży służbowej. Podkreślenia wymaga, iż pracodawca nie może wyrazić zgody generalnej, _ ogólnej _ na przekroczenie limitu wynikającego z Rozporządzenia. Za każdym razem musi być to zgoda dotycząca indywidualnych, uzasadnionych przypadków.

Poniesione przez pracodawcę wydatki będą w całości kosztami uzyskania przychodów, na zasadach ogólnych, czyli jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu uzyskania przychodów, a także w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, tak aby to źródło przyniosło (przynosiło) przychody także w przyszłości. ( stanowisko to potwierdza m.in. Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z dnia 2 grudnia 2008 r., sygn. IBPB3/423-882/08/MS, dotyczącej limitów w podróżach zagranicznych ).

Zgodnie z interpretacją Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 23 marca 2011 r. ( sygn. ILPB1/415-1417/10-5/AMN ) jeżeli pracodawca wyrazi zgodę na zwrot kosztów noclegu, stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej limit określony w cytowanym rozporządzeniu, uznając taki przypadek jako uzasadniony, wówczas otrzymany zwrot ww. kosztów, będzie wolny od podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. W związku z powyższym zwrot kosztów noclegów w hotelu (udokumentowany rachunkiem) w czasie zagranicznej podróży służbowej dokonany przez Wnioskodawcę na rzecz pracownika korzysta ze zwolnienia pod warunkiem, że zgoda na zwrot kosztów w powyższej kwocie podyktowana była uzasadnionym przypadkiem. Natomiast w przypadku braku zgody pracodawcy powstaje obowiązek rozpoznania po stronie pracownika przychodu oraz pobrania zaliczki na podatek dochodowy.