Koszty te stanowią dodatkowy element czynszu i najczęściej definiowane są w umowach najmu jako wszelkie rzeczywiste i należycie uzasadnione opłaty, wydatki i obciążenia ponoszone przez wynajmującego, związane z eksploatacją i funkcjonowaniem centrum handlowego. W szczególności obejmują one koszty mediów (np. wody, prądu, wywozu nieczystości lub odprowadzania ścieków), utrzymania parkingów i zieleni, ubezpieczenia, napraw lub konserwacji systemów wyposażenia lub powierzchni centrum. W skład kosztów wchodzą też zazwyczaj podatki i opłaty związane z nieruchomością na której położone jest centrum handlowe takie jak podatek od nieruchomości czy opłata za użytkowanie wieczyste gruntu.
Obecnie przy zawieraniu umów najmu, najemcy często narażani są na nieuzasadnione koszty eksploatacyjne a pozycja najemcy w stosunku do wynajmującego jest marginalizowana. Jak więc uregulować kwestię kosztów eksploatacyjnych w umowie najmu tak aby zabezpieczyć interesy nie tylko wynajmującego, ale także najemcy? Służą temu tzw. dobre praktyki w zakresie kosztów eksploatacyjnych, czyli zalecenia, którymi powinni się kierować najemcy przy negocjacji umowy najmu.
Na co zwrócić szczególną uwagę przy podpisywaniu umowy najmu?
Z reguły, koszty eksploatacyjne są skalkulowane przez wynajmującego i zawarte w czynszu najmu. Ich wysokość ustalana jest według ponoszonych przez wynajmującego (lub właściciela/zarządcę centrum) łącznych kosztów utrzymania nieruchomości, a następnie dzielona pomiędzy poszczególnych najemców proporcjonalnie do zajmowanych przez nich powierzchni użytkowych.
W przypadku gdy koszty eksploatacyjne nie będą zawarte w czynszu, w umowie najmu należy opisać zasady ich rozliczania tak, aby obliczane były one jedynie w odniesieniu do powierzchni wspólnych centrum oddanych do użytku publicznego.
Mając na uwadze powyższe, kluczową kwestią jest precyzyjne zdefiniowanie powierzchni wspólnych centrum. W przeciwnym wypadku najemca może zostać obciążony kosztami za dodatkowe, nieużywane przez niego powierzchnie, np. pomieszczenia administracyjne czy techniczne.
Ale co w sytuacji gdy wynajmujący upierać się będzie przy tym, aby opłaty eksploatacyjne obejmowały również inne powierzchnie takie jak pustostany czy powierzchnie adminstracyjne? W takim przypadku najemca powienien domagać się aby mógł zachować prawo do korzystania z infrastruktury administracyjnej centrum (np. sal konferencyjnych) bez konieczności ponoszenia dodatkowych opłat.
Pamiętajmy bowiem, że koszty eksploatacyjne nie mogą być naliczane przez wynajmującego wyłącznie dla zysku i powinny rzetelnie odzwierciedlać wydatki poniesione przez najemcę związane z funkcjonowaniem centrum jako całości.
Rozliczenia
Dla najemcy najkorzystniejszą sytuacją jest ta, w której koszty eksploatacyjne (wraz z ryzykiem ich zmiany) są uwzględnione w czynszu najmu. Gdy koszty stanowią jednak element umowy, umowa najmu powinna zagwarantować aby była to kwota stała i podlegająca corocznej waloryzacji. Zapobiegnie to dowolnemu ustalaniu wysokości opłat przez wynajmującego.
Dopuszczalną praktyką jest również np. ustalenie górnego limitu kwoty o jaką wynajmujący będzie mógł podwyższyć koszty. Strony mogą też umownie ograniczyć dopuszczalność wzrostu kosztów co roku o ustalony wskaźnik procentowy oparty na wskaźniku inflacji dla waluty obowiązującej w Polsce.
Koszty mediów i usług
Umowa najmu powinna zagwarantować prawo najemcy do wyboru dostawcy mediów (np. energii elektrycznej). W przypadku gdy wynajmujący upierać się jednak przy wyborze „swojego" dostawcy, należy upewnić się aby cena dostarczanych do centrum nośników energii nie przekraczała ceny rynkowej jaką najemca byłby w stanie uzyskać na rynku gdyby pozostawiono mu swobodę wyboru dostawcy.
Warto dodać, że wynajmujący (lub właściciel/zarządca) centrum nie może otrzymywać marży na mediach czy innych usługach dostarczanych do centrum. Wybór dostawcy mediów powinien odbywać się na zasadzie wyboru najkorzystniejszej oferty, a koszty usług i mediów powinny być zgodne z cenami dostawców.
Jakich kosztów najemcy powinni się wystrzegać?
Nieuzasadnione są wszelkie koszty związane z: rozbudową czy przebudową centrum (nie ustaloną wcześniej w umowie z najemcą) czy utrzymaniem niewynajętych lokali, pozyskiwaniem nowych najemców. Wynajmujący nie powinien obciążać najemcy kosztami poniesionymi w związku z jego niegospodarnością czy obsługą prawną sporów pomiędzy nim (lub właścicielem/zarządcą) a najemcami lub usługodawcami. W umowach warto stosować zamknięty katalog kosztów eksploatacyjnych i zamieścić listę kosztów nieakceptowalnych.