Odkryj tajemnice zwiększania efektywności Twojego biznesu

To niezależna treść redakcyjna. Artykuł zawiera lokowanie efaktor.com.pl

Co to jest lean management? To walka z marnotrawstwem

Lean management to koncepcja zarządzania biznesem, w którym dąży się do zwiększania efektywności przy obniżaniu kosztów, poprzez ograniczanie marnotrawstwa na każdym możliwym polu. Koncept ten zyskał globalną popularność dopiero pod koniec XX wieku, ale w Japonii z powodzeniem był stosowany już od połowy poprzedniego milenium. Upatruje się w nim jednego z najważniejszych czynników odpowiedzialnych za sukces motoryzacyjnych gigantów z Kraju Kwitnącej Wiśni.

Lean management zakłada dążenie do maksymalnego ograniczenia szeroko rozumianego marnotrawstwa. Celem jest minimalizacja marnowanego czasu, energii, miejsca i towaru. Można tu zastosować podział na dwie kategorie – pierwsza obejmuje procesy, druga zaś skupia się na ludziach. Zacznijmy od tej pierwszej…

Nadprodukcja jest jednym z głównych grzechów wobec efektywności. To właśnie z nią (między innymi) walczy lean management. Rozumiana jest jako wytwarzanie z wyprzedzeniem lub zupełnie oderwane od faktycznego popytu. Podobnie niemile widziane są nadmierne zapasy (samych surowców, jak i półproduktów). Do minimum ograniczone powinno być także przetwarzanie i transportowanie produktów. Dopełnieniem całości jest natomiast troska o jakość, co ogranicza wadliwość produktów. Produkcja z wadami oznacza wszak, że zasoby marnowane są na produkcję czegoś, co nie nadaje się do użytku.

Jeśli zaś chodzi o ludzi, to w myśl lean managementu należy ograniczać okresy ich bezczynności. Równocześnie pracodawca powinien zadbać o odpowiednią organizację pracy i jej miejsca, co zminimalizuje niepotrzebne ruchy i zmniejszy wysiłek fizyczny. Ostatnim punktem na liście, ale wcale nie najmniej ważnym, jest walka z niewykorzystanym potencjałem pracowników. Kadra, która się nie rozwija i wykonuje obowiązki poniżej swoich możliwości, nie sprzyja efektywności w przedsiębiorstwie.

Należy także pamiętać, że niemal co druga firma boryka się z problemami związanymi z otrzymywaniem terminowej płatności za faktury. Brak odpowiedniej płynności finansowej może powodować zatory i wąskie gardła, które w myśl lead management powinniśmy niwelować. Brak odpowiedniej gotówki w przedsiębiorstwie, może natomiast przełożyć się na zatory w pensach a także na spadek motywacji pracowników. Faktoring lub linie kredytowe mogą wspierać przedsiębiorców, w utrzymywaniu lepszej płynności finansowej, a tym samym w walce z marnotrawieniem i przestojami w firmie.

Jakie zalety ma lean management?

Dzięki swojej charakterystyce lean management pozwala na zwiększenie produktywności przy równoczesnym zmniejszeniu kosztów prowadzenia działalności. Z jednej strony mowa jest o efektywności związanej z codziennymi procesami, ale jest też druga kwestia. "Szczupłe zarządzanie" pozytywnie wpływa na elastyczność, dzięki czemu przedsiębiorstwu łatwiej odpowiadać na zmieniający się popyt, a opracowywanie i wprowadzanie nowych produktów odbywa się w zdecydowanie krótszym czasie.

Wyraźnymi korzyściami wynikającymi z wprowadzenia lean managementu jest także zmniejszenie ilości zalegających zapasów i negatywnego wpływu na środowisko. Nierzadko obserwuje się również poprawę jakości oraz pozytywny wpływ na zaangażowanie i rozwój pracowników. Co mniej oczywiste, "szczupłe zarządzanie" poprawia także bezpieczeństwo w pracy, zmniejszając liczbę wypadków na stanowisku.

Zasady, jakimi rządzi się lean management

Istnieje pięć złotych zasad lean managementu. Dzięki nim można efektywniej zapobiegać marnotrawstwu:

1. Określ wartości cenione przez twojego klienta: należy ustalić, jakie cechy są priorytetowe dla odbiorców określonych produktów lub usług i wyeliminować z procesów elementy, które nie dodają tej wartości.

2. Zidentyfikuj strumień wartości: należy przeanalizować proces dostarczania produktu lub usługi – od momentu zamówienia, przez produkcję i przetwarzanie, po faktyczną sprzedaż i dostawę. Ponownie: czynności niedodające wartości należy wyeliminować.

3. Zapewnij nieustanny przepływ: w oparciu o wiedzę z dwóch pierwszych punktów należy tak opracować procesy produkcyjne i logistyczne, aby zminimalizować zakłócenia i przestoje do absolutnego minimum.

4. Wprowadź system ssący: dopiero "zassanie" (rozumiane jego zgłoszenie zapotrzebowania) powinno powodować uruchomienie procesu dostarczania produktu lub usługi. Nie należy wytwarzać na podstawie prognoz, lecz rzeczywistych zamówień, aby nie tworzyć zalegających zapasów. Należy produkować dokładnie taki produkt, jakiego oczekuje klient; wtedy, gdy go potrzebuje; w takiej ilości, w jakiej złożył zamówienie.

5. Dąż do doskonałości: należy nieustannie wszystko analizować, identyfikować problemy i je eliminować, dostosowując i optymalizując procesy.

Pomocne we wdrażaniu tych zasad w życie mogą okazać się narzędzia i techniki charakterystyczne dla lean managementu. Przejdźmy więc do nich…

Jak zwiększyć efektywność biznesu? Narzędzia i techniki

Jak można skutecznie zwiększyć efektywność biznesu? Można próbować wymyślić koło na nowo albo też wykorzystać najpopularniejsze narzędzia i techniki od dekad stosowane w lean managemencie. Do tych najważniejszych należą:

- mapowanie strumienia wartości (VSM) polega na graficznym przedstawieniu procesu produkcyjnego, co pomaga w identyfikacji i eliminacji czynności zbędnych lub prowadzących do marnotrawstwa,

- utrzymanie porządku (5S) służy analizie stanowisk pracy. Nazwa pochodzi od pięciu słów: Selekcja (należy usunąć wszystkie zbędne przedmioty), Systematyka (należy przypisać każdemu pozostałemu przedmiotowi stałe, optymalne miejsce), Sprzątanie (należy określić kto, kiedy, co i w jaki sposób powinien sprzątać, by miejsce pracy pozostało w porządku), Standaryzacja (należy opracować i wprowadzić ujednolicone standardy dla trzech pierwszych kroków) oraz Samodyscyplina (należy przypominać i motywować pracowników do utrzymania wprowadzonych usprawnień),

- całkowite produktywne utrzymanie ruchu (TPM) polega na opracowaniu procesów, umożliwiających optymalne wykorzystanie istniejących maszyn, minimalizując ryzyko awarii czy przestojów,

- szybkie przezbrojenie (SMED) służy skróceniu czasu marnowanego na przezbrajanie maszyny, na przykład poprzez wykorzystanie czasu na realizację innych zadań.

- zarządzanie wizualne (VM) polega na przedstawianiu informacji dotyczących procesów w sposób przejrzysty i działający na zmysły.

Przedsiębiorstwa wprowadzające lean management często stosują również autonomizację (czyli możliwość częściowo samodzielnego wykonywania pracy przez maszyny) oraz standaryzację pracy (a więc tworzenie standardów opisujących najprostszy sposób wykonywania określonych zadań). W tworzeniu tych ostatnich pomagać może również program sugestii pracowniczych (pozwalający pracownikom zgłaszać swoje pomysły na optymalizację).

Lean management sugeruje, że najlepszym sposobem na zwiększenie efektywności w biznesie jest troska o rozwój i właściwie przygotowanie pracowników, ale też optymalne wykorzystanie wszystkich zasobów, jakimi dysponuje przedsiębiorstwa. Eliminacja marnotrawienia surowców, energii, czasu czy przestrzeni szybko pozwala przynieść realne korzyści. Przykładem może być przyspieszanie płatności za faktury, zamiast czekać na pieniądze, możemy je szybciej wdrożyć w obieg za pomocą faktoringu.