Wydrukować, podpisać, zeskanować, wysłać wersję elektroniczną, oryginał na poczcie lub zanieść osobiście do urzędu. Schemat dobrze znany? Aby pismo dotarło do adresata potrzeba co najmniej dwóch dni. A co z osobami znajdującymi się na różnych krańcach świata? Muszą czekać tydzień, dwa a może dłużej na dostarczenie papierowych dokumentów.
Taki papierowy obieg dokumentów to wciąż norma – mimo że od 20 lat funkcjonuje w Polsce instytucja podpisu elektronicznego. Dzięki niemu droga, którą muszą przebyć podpisywane dokumenty, skróciła się właściwie do dwóch punktów – osoby podpisującej i osoby odczytującej podpisany dokument. Czas dostarczenia tej korespondencji zależy tylko od tego, kiedy odbiorca otworzy elektroniczną wiadomość, a podpisać możemy już niemal wszędzie – wystarczy, że mamy telefon z zainstalowaną aplikacją. Takie rozwiązanie po pierwsze jest o wiele tańsze niż papierowy obieg dokumentów. Miesięczny koszt e-podpisu to niecałe 20 zł, czyli tyle, ile ryza papieru do drukarki. Po drugie – jest to rozwiązanie bardzo bezpieczne. Dzisiejsze smartfony zabezpieczone są czytnikami biometrycznymi – tylko odcisk palca lub skan twarzy pozwala na uruchomienie urządzenie. Do tego samo złożenie e-podpisu wymaga autoryzacji kodem PIN, znanym tylko właścicielowi podpisu.
Długa droga do e-podpisu
Żeby uzyskać obecną funkcjonalność, podpis elektroniczny potrzebował ponad 20 lat (zobacz: www.20latepodpisu.pl)
.
Początki upowszechnienia nowej technologii to rok 1998, kiedy uruchomiono Centrum Certyfikacji Certum – pierwsze centrum certyfikacji klucza publicznego, a już rok później Certum zaczęło świadczyć usługi certyfikacyjne dla płatników ZUS, co umożliwiło przesyłanie przez Internet dokumentów elektroniczne, opatrzonych właśnie e-podpisem. Ciekawostką jest to, że użytkownicy tego systemu swoje certyfikaty przechowywali na dyskietkach komputerowych, dziś już zapomnianych.
Była to pierwsza tak rozbudowana infrastruktura w Europie, umożliwiająca obsługę nie tylko ZUS, ale też m.in. funduszy emerytalnych czy kas chorych.
Prawdziwy impuls do rozwoju miała dać ustawa o podpisie elektronicznym z 2001 roku, określająca: warunki stosowania bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego kwalifikowanym certyfikatem, skutki prawne jego stosowania, zasady świadczenia usług certyfikacyjnych oraz zasady nadzoru nad podmiotami świadczącymi takie usługi. Certum było pierwszą firmą wpisaną na listę podmiotów, które mogą wydawać certyfikaty kwalifikowane podpisu elektronicznego. W 2003 roku pierwszy w Polsce taki certyfikat otrzymał ówczesny premier Leszek Miller.
Od 2014 roku działanie podpisu elektronicznego w Unii Europejskiej reguluje tzw. rozporządzenie eIDAS. Ujednoliciło ono europejski rynek e-podpisu i sprawiło, że kwalifikowany podpis elektroniczny oparty na kwalifikowanym certyfikacie wydany w jednym z krajów Unii jest uznawany za podpis kwalifikowany w pozostałych krajach Wspólnoty.
Dualizm e-podpisu
W 2007 roku rozpoczęła się budowa Elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej (ePUAP), której celem było umożliwienie Polakom kontaktu z organami administracji publicznej z wykorzystaniem niekwalifikowanego podpisu elektronicznego (tzw. podpis zaufany) lub podpisu kwalifikowanego.
Oba systemy podpisów działają niezależnie, chociaż kwalifikowany podpis (komercyjny) daje zdecydowanie większe możliwości.
Profil Zaufany wraz z podpisem zaufanym to narzędzie umożliwiające potwierdzenie tożsamości w kontaktach przez Internet z urzędami administracji publicznej. To produkt niekomercyjny, ale jego wykorzystywanie jest ograniczone właśnie do kontaktów z urzędami. Można założyć go na portalu pz.gov.pl lub za pośrednictwem systemu online kilku banków, które oferują taką usługę.
Kwalifikowany podpis elektroniczny wydawany jest przez jedno z pięciu polskich centrów certyfikacji, wpisanych na listę Ministerstwa Cyfryzacji. Można nim sygnować wszystkie dokumenty elektroniczne, w tym również te dla administracji publicznej. Jest to więc zastosowanie znacznie szersze i pozwalające praktycznie całkowicie wyeliminować papier w firmie. Usługa jest płatna i wymaga posiadania urządzenia podłączanego do komputera (np. karta i jej czytnik) lub smartfona z zainstalowaną aplikacją mobilną SimplySign do obsługi podpisu zdalnego. Nie wymaga on czytników, tokenów ani nawet laptopa. Podpisanie dokumentu sprowadza się do przeciągnięcia go do aplikacji, wybrania opcji ”podpisz” i potwierdzenia transakcji podpisu PIN-em. Dokument jest od razu gotowy do wysłania do odbiorcy – firmy, instytucji czy osoby prywatnej.
Przyszłość e-podpisu
Podpis elektroniczny wciąż nie jest jeszcze rozwiązaniem powszechnym wśród osób prywatnych, wszystko wskazuje jednak na to, że ta sytuacja będzie się dynamicznie zmieniała. Obecnie używa go ok. pół miliona Polaków, natomiast ta liczba wzrosła w ciągu ostatnich 10 lat aż dwukrotnie. Asseco Data Systems szacuje, że rynek e-podpisu będzie rósł co najmniej kilkanaście procent rocznie.
Perspektywę nieuchronnego rozwoju rynku podpisu elektronicznego potwierdzają również opinie i oczekiwania przedsiębiorców. Z raportu zrealizowanego w 2019 r. przez Asseco i Bank HSBC wynika, że e-podpis oraz elektroniczny dokument są postrzegane jako najbardziej użyteczne rozwiązania technologiczne, które potencjalnie mogłyby być oferowane klientom przez banki. Respondenci ocenili je jako narzędzia znacznie bardziej użyteczne niż np. chat, czy wideoweryfikację.