Praca zdalna - korzyści, wyzwania i najlepsze praktyki

Wzmożone zainteresowanie wykonywaniem pracy zdalnej pojawiło się w czasie lockdownów światowych gospodarek. Dziś emocje związane z pandemią już zdecydowanie opadły, ale czy wraz z nimi odnotowano spadek takiej formy wykonywania obowiązków? Niekoniecznie.

W 2021 roku Eurostat przeprowadzał badania dotyczące popularności pracy zdalnej. Był to rok, w którym trwał kryzys spowodowany COVID-19. Duża część zatrudnionych osób miała do czynienia z elastycznym podejściem do miejsca wykonywania obowiązków. Jeszcze w 2019 roku home office, czyli praca w domu, była wykonywana przez 1 na 20 zatrudnionych w UE w wieku 20-64 lata, czyli 5,5 proc. ogółu. Natomiast już w kolejnym roku udział osób pracujących z domu wzrósł do poziomu 12,3 proc., w 2021 roku było to 13,5 proc. W 2021 roku najwięcej osób w Europie wykonywało obowiązki w ramach home office w regionach stołecznych w Belgii, Holandii i Niemczech. 

Jak to wyglądało w Polsce? W połowie 2021 roku według danych GUS pracowników zdalnych było około 6,8 proc. względem wszystkich zatrudnionych, a w czasie pandemii w trybie home office pracował nawet jeden na dziesięciu. 

Związek Przedsiębiorców i Pracodawców prowadzi projekt "Potrzeby i wyzwania związane z wdrażaniem w przedsiębiorstwach prywatnych modelu pracy zdalnej", który objął przeprowadzenie badań ilościowych w formie ankiety na grupie 1092 respondentów będących zatrudnionymi. Badanie jakościowe objęło równolegle wywiady pogłębione 16 przedsiębiorców z kategorii małych i większych firm. Wnioski z tych badań są następujące:

• Przed 2020 rokiem w Polsce tylko 4 proc. ankietowanych pracowało głównie bądź wyłącznie zdalnie, a 13 proc. zarówno zdalnie, jak i stacjonarnie.
• W czasie pandemii 14 proc. ankietowanych pracowało zdalnie, a 20 proc. zarówno zdalnie, jak i stacjonarnie.
• Na koniec 2022 roku blisko 8 na 10 osób pracuje stacjonarnie, a 10 proc. głównie zdalnie lub hybrydowo. 

Wykonywanie pracy zdalnej w czasie pandemii koronawirusa było niejako wymuszone sytuacją epidemiologiczną w kraju i w skali światowej. Stało się to jednak pośrednio okazją do przetestowania tego modelu wykonywania obowiązków. Okazało się, że niesie ona za sobą wiele korzyści. Pracodawcy dzięki oddelegowaniu zatrudnionych do pracy zdalnej mogą osiągnąć takie korzyści jak:

• zredukowanie kosztów,
• zwiększenie wydajności pracy,
• zwiększenie zadowolenie pracownika, a za jego pośrednictwem zaangażowania w obowiązki,
• zmniejszenie kosztów mediów. 

Dla zatrudnionego praca zdalna wiąże się z takimi plusami jak:

• brak konieczności dojeżdżania do pracy – często zajmującego dużo czasu i pochłaniającego spore wydatki,
• możliwość wykonywania obowiązków zawodowych wygodnie z domu,
• opcja łączenia pracy z osobistą opieką nad dziećmi, osobami niepełnosprawnymi i starszymi,
• możliwość pracy w dogodnych, stworzonych przez siebie warunkach,
• zwiększone poczucie wolności,
• więcej czasu dla rodziny.

Jednak praca zdalna to nie same pozytywy. Na zatrudnionych, którzy się na nią decydują, czeka wiele wyzwań. 

Z wyzwaniami związanymi z pracą zdalną zmagają się przede wszystkim pracodawcy, którzy wysyłając swoich podwładnych na home office, właściwie w praktyce tracą możliwość nadzorowania ich działań. Pojawiają się problemy z egzekwowaniem obowiązków, zgłaszane są kłopoty z uzyskaniem pożądanej efektywności, a nawet czasami przypadki naruszania pracowniczych zadań.

Nie wszyscy zatrudnieni entuzjastycznie podchodzą do możliwości wykonywania pracy zdalnej. Część, mając taką możliwość, wcale z niej nie korzysta. Dla nich taka praca może wiązać się z powstaniem problemów z ograniczeniem życia prywatnego i zawodowego czy z wyposażeniem swojego stanowiska. Ponoszą zwiększone koszty rachunków za media i wyzwaniem dla nich jest efektywne zarządzanie czasem. 

Praca zdalna nie może być przymusem. Powinna być opcją do wyboru. Być może lepiej byłoby, gdyby obowiązki zawodowe były wykonywane w modelu hybrydowym – częściowo zdalnym, a częściowo w siedzibie firmy. 

Wyzwaniem dla polskich pracodawców może być i to, że przyjęte w okresie pandemii mechanizmy pracy zdalnej, które są już sprawdzone i świetnie funkcjonują, muszą być dostosowane do nowych wymogów wynikających z nowelizacji przepisów Kodeksu pracy z kwietnia 2023 roku. 

W skali świata wiele krajów ma sporo doświadczeń przy efektywnym organizowaniu pracy zdalnej. Firma Kayak sprawdziła, które z nich nadają się najlepiej do działania w takim trybie. Polska w światowym rankingu obejmującym 111 krajów zajęła 34. miejsce. Eksperci ustalili, że najlepszym państwem nadającym się do wykonywania pracy zdalnej jest Portugalia, z uwagi na stabilność polityczną, niski poziom przemocy, wspaniałą pogodę, niewielkie zanieczyszczenie powietrza. 

Dobre praktyki w zakresie pracy na home office prezentuje również Hiszpania i co ciekawe – Rumunia, która we wspominanym rankingu zajęła wysokie, 3. miejsce. 

Pracodawcy mają już w wielu przypadkach doświadczenie dotyczące organizowania pracy zdalnej. Wśród najlepszych praktyk, jakie wypracowali, można wymienić:

• zapewnienie kontaktu z innymi ludźmi – np. cotygodniowe rozmowy ze współpracownikami,
• możliwość pracy hybrydowej – częściowo w biurze, a częściowo w domu,
• ustalenie ram czasowych pracy zdalnej i pozostawania pracownika w kontakcie z przełożonymi,
• pokrywanie wydatków na media czy na narzędzia pracy.

Doświadczenia zdobyte w czasie pandemii koronawirusa pozwalają wysnuć wniosek, że w wielu przypadkach zatrudniony może tak samo wykonywać swoją pracę zdalnie, jak w siedzibie firmy, choć wiele zależy od charakteru czynności. Wszędzie tam, gdzie jest możliwość wdrożenia pracy zdalnej, jest ona w stanie przynieść korzyści – nie tylko samym pracownikom, ale również przedsiębiorcom. 

Obecnie w Polsce praca zdalna jest już prawnie usankcjonowana. Czy jednak sam fakt, że można tak wykonywać obowiązki, sprawia, że warto z niej skorzystać? Na to pytanie każdy powinien odpowiedzieć samodzielnie, ponieważ wszyscy mogą mieć inne spojrzenie na taki model wykonywania obowiązków.