Prawdziwe problemy z KSeF dopiero przed nami? Kluczowa data blisko

Od 1 kwietnia większość polskich małych i średnich firm będzie musiała wystawiać faktury ustrukturyzowane za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur. Obowiązek wdrażany jest etapami - od 1 lutego 2026 roku objął już największe przedsiębiorstwa, których sprzedaż brutto przekroczyła 200 mln zł w 2024 roku. Firmy z miesięczną sprzedażą nieprzekraczającą 10 tys. zł dołączą do systemu dopiero od 1 stycznia 2027 roku. Wszyscy przedsiębiorcy odbierają jednak faktury ustrukturyzowane już od 1 lutego.

Jakie są efekty tej rewolucji? Znaczna większość właścicieli małych i mikroprzedsiębiorstw miała już do tej pory styczność z Krajowym Systemem e-Faktur, jednak zaledwie ułamek z nich korzysta z niego na co dzień. Z raportu przygotowanego przez firmę IFIRMA i przesłanego do redakcji money.pl wynika, że pierwsze doświadczenia biznesu z nowym rozwiązaniem są w dużej mierze negatywne.

Przedsiębiorcy napotykają na problemy techniczne, uskarżają się na braki w wytycznych ze strony Ministerstwa Finansów oraz na konieczność wykonywania dodatkowych, czasochłonnych czynności administracyjnych. W efekcie duża część rynku opowiada się za odroczeniem lub złagodzeniem obowiązku pełnego wdrożenia systemu.

Obawy te nie są zresztą nowe. Już w styczniu znaczna część małych firm opowiadała się za odroczeniem obowiązkowego korzystania z KSeF, wskazując na niedostateczne przygotowanie zarówno przedsiębiorców, jak i samego systemu do pełnego wdrożenia.

Analiza nadesłana do money.pl wskazuje, że początkowe trudności z uprawnieniami, certyfikatami i autoryzacją dokumentów sprawiły, iż ciężar obaw przedsiębiorców przesunął się z etapu teoretycznych przygotowań na poziom praktycznego, codziennego działania. Choć część firm deklaruje gotowość do przejścia na nowy model fakturowania i dostrzega zalety w postaci ograniczenia papierowego obiegu dokumentów, na pierwszy plan wysuwają się poważne obawy o stabilność całego przedsięwzięcia.

Kwestią, która budzi największy niepokój wśród właścicieli firm, jest poufność informacji przesyłanych do państwowego systemu. Przedsiębiorcy mają świadomość, że faktury stanowią rdzeń ich działalności, a wyciek takich informacji mógłby mieć katastrofalne skutki dla ich biznesu.

- Bezpieczeństwo danych jest ewidentnie bardzo ważnym tematem. Z jednej strony trzeba popatrzeć na niego pod kątem Ministerstwa Finansów i bazy, która trafia w tym momencie do jednego worka KSeF, gdzie wszyscy przedsiębiorcy przesyłają faktury - wskazuje Joanna Łuksza, Kierownik Biura Obsługi Klienta z IFIRMA, w materiale udostępnionym money.pl.

Jak wynika z zebranych opinii, rynek obawia się nie tylko o zabezpieczenia na serwerach rządowych, ale również o luki w oprogramowaniu dostarczanym przez podmioty trzecie. Kampanie informacyjne podkreślające wagę certyfikatów i zrównujące je z dowodem osobistym dodatkowo wzmogły ostrożność właścicieli firm.

- To są dane bardzo dla przedsiębiorców wrażliwe i w ogóle nie dziwi tutaj, że te obawy są. Często pokazują zakres usług, stawki, jakie stosuje przedsiębiorca. Z jednej strony mamy bazę ministerialną, z drugiej wielu przedsiębiorców korzysta z programów zewnętrznych i tutaj powstaje wątpliwość, czy na pewno program zewnętrzny dobrze zabezpieczy dane - dodaje ekspertka.

Kolejnym problemem identyfikowanym w raporcie IFIRMA są potencjalne przerwy w działaniu systemu. Doświadczenia z pierwszych dni funkcjonowania platformy, kiedy to występowały problemy z połączeniem, uświadomiły przedsiębiorcom, że cyfryzacja niesie ze sobą ryzyko paraliżu operacyjnego.

Wielu kontrahentów uzależnia płatności od terminowego dostarczenia dokumentu księgowego. Brak możliwości wystawienia faktury w czasie rzeczywistym może zachwiać płynnością finansową najmniejszych podmiotów, które nie dysponują dużymi poduszkami finansowymi.

To, co się zadziało na początku lutego, czyli problemy z połączeniem się z bazą, spowodowało realne obawy o to, czy system po prostu w pewnym momencie nie przestanie działać. Przedsiębiorcy realnie obawiają się, czy nie spowoduje to paraliżu w ich działalności, ponieważ bardzo często ich kontrahent czeka na fakturę w określonym czasie - wyjaśnia Joanna Łuksza z IFIRMA.

Z przesłanych do money.pl materiałów wynika, że firmy muszą przygotować się nie tylko na globalne awarie infrastruktury państwowej, ale również na prozaiczne problemy lokalne, które uniemożliwią wywiązanie się z obowiązku.

- To nie chodzi tylko o awarię systemu KSeF, ale też o zwyczajną awarię domową, wyłączenie prądu czy awarię internetu. W tym momencie trzeba mieć plan B, jak się zabezpieczyć i w którym miejscu skorzystać z tego internetu, żeby fakturę móc wysłać - podkreśla ekspertka.

Raport IFIRMA zwraca uwagę na jeszcze jedno istotne zjawisko - błędne postrzeganie roli biur rachunkowych w nowej rzeczywistości. Wielu przedsiębiorców zakłada, że podpisanie umowy z księgowością automatycznie zdejmuje z nich cały ciężar obsługi Krajowego Systemu e-Faktur.

Zewnętrzne podmioty mogą wspierać firmę, jednak to na właścicielu spoczywa obowiązek organizacyjnego i technicznego przygotowania działalności. Do zadań przedsiębiorcy należy między innymi zapewnienie dostępu księgowym do systemu, nadanie odpowiednich uprawnień właściwym osobom, wybór narzędzi do fakturowania oraz ustalenie wewnętrznych procedur obiegu dokumentów. Jak wskazuje IFIRMA, samo zawarcie umowy o obsługę księgową nie oznacza przejęcia odpowiedzialności za prawidłowe funkcjonowanie firmy w ramach KSeF, chyba że zostało to precyzyjnie określone w rozszerzonym kontrakcie.

Administracja skarbowa zapowiadała, że za błędy popełnione w 2026 roku nie będą nakładane kary, a właściwe sankcje zaczną obowiązywać dopiero od 1 stycznia 2027 roku. Dokument przesłany do money.pl dowodzi jednak, że obietnica okresu przejściowego nie uspokoiła nastrojów wśród właścicieli firm.

Przedsiębiorcy obawiają się pomyłek wynikających z nowych, skomplikowanych procedur. Wizja zautomatyzowanych kontroli, w których algorytmy będą błyskawicznie analizować ogromne zbiory danych, potęguje stres związany z codziennym prowadzeniem biznesu.

- Od lat pracując z przedsiębiorcami, co jakiś czas pojawiają się pytania, czy urząd mnie za coś ukarze. Ta obawa tak naprawdę nie zniknęła, bo z jednej strony mówi się przedsiębiorcom, że wchodzi system, będzie działał, będzie abolicja, ale mówi się też, że te kary są - zauważa Joanna Łuksza.

Nawet przy najlepszych chęciach i starannym prowadzeniu dokumentacji, czynnik ludzki zawsze niesie ze sobą ryzyko błędu. W nowym, w pełni cyfrowym środowisku, każda taka pomyłka będzie natychmiast widoczna dla organów podatkowych.

- Dajemy tutaj coraz większy dostęp do danych. W tym momencie automat, mechanizm będzie mógł je bardzo szybko przeanalizować i przedsiębiorcy po prostu obawiają się też często, że mimo tego, że mają dobre intencje, mimo tego, że działają prawidłowo, to ktoś może chcieć zwyczajnie ich skontrolować i będzie to miało dla nich negatywne skutki - podsumowuje przedstawicielka IFIRMA w analizie dla money.pl.

Temat KSeF i związanych z nim obaw narastał stopniowo przez ostatnie miesiące. Pod koniec stycznia pojawiły się już pierwsze wątpliwości dotyczące rewolucji dla trzech milionów firm, a w lutym Ministerstwo Finansów musiało bronić systemu wobec kontrowersji związanych z bezpieczeństwem danych. Choć do systemu przystąpiło już ponad 311 tysięcy przedsiębiorców, to nadal większość firm czeka z pełnym wdrożeniem, licząc na doprecyzowanie przepisów lub przedłużenie okresu przejściowego.

Kluczowa data 1 stycznia 2027 roku, kiedy zaczną obowiązywać sankcje za nieprawidłowe korzystanie z systemu, zbliża się nieuchronnie. Przedsiębiorcy mają coraz mniej czasu na przygotowanie się do pełnej cyfryzacji fakturowania, a ich obawy dotyczące stabilności systemu, bezpieczeństwa danych i możliwych kar pozostają w dużej mierze nierozwiązane.

Robert Kędzierski, dziennikarz money.pl