Wysyłka wezwania do zapłaty jest jednym z elementów tzw. windykacji miękkiej - prowadzonej bez udziału sądu. Ma ono również bezpośredni związek z monitorowaniem należności w firmie. Co warto wiedzieć o wezwaniu do zapłaty, jak je napisać i kiedy wysłać? Odpowiedzi znajdziesz poniżej.
Jak napisać wezwanie do zapłaty i co musi zawierać?
Nie ma jednego, określonego przepisami prawa wzoru wezwania do zapłaty. Wierzyciel dysponuje tutaj pewnego rodzaju swobodą wyboru. Warto jednak pamiętać, że aby wezwanie odniosło pożądany skutek, powinno być napisane w sposób profesjonalny i stanowczy. Nie należy w nim przesadnie prosić dłużnika o dokonanie zapłaty. Należy raczej uświadomić mu, że zapłata jest jego obowiązkiem, a jej brak wiąże się z określonymi konsekwencjami. Zadaniem wezwania jest przecież nakłonienie dłużnika do jak najszybszej zapłaty.
Skuteczne wezwanie do zapłaty powinno zawierać:
- Dane wierzyciela;
- Dane dłużnika;
- Datę oraz miejsce sporządzenia;
- Precyzyjne określenie stosunku prawnego, z którego wynika obowiązek zapłaty (np. numer FV, numer umowy i inne istotne informacje);
- Wysokość długu wraz z odsetkami;
- Wyznaczony przez wierzyciela termin zapłaty;
- Numer rachunku bankowego;
- Podpis wierzyciela lub innej osoby sporządzającej wezwanie, upoważnionej do działania w imieniu wierzyciela.
Dodatkowo, w wezwaniu warto zawrzeć informację o dalszych planach wierzyciela i* konsekwencjach* wynikających z dalszego braku płatności. Nie jest to element obligatoryjny, jednak informacja o ewentualnym wstąpieniu na drogę sądową lub zakończeniu dostawy usług czy towarów, może podziałać na dłużnika jak zimny prysznic. Wierzyciel może również przypomnieć nierzetelnemu kontrahentowi, że w razie wszczęcia postępowania przed sądem, najczęściej to dłużnik ponosi koszty procesu. Warto też uświadomić dłużnika, że wierzyciel ma prawo opublikowania danych nieterminowych kontrahentów na giełdzie długów lub w bazach danych Biur Informacji Gospodarczych.
„W wezwaniu do zapłaty można zastosować pewnego rodzaju „triki”. Często spotyka się używanie koloru czerwonego oraz pogrubionej i powiększonej czcionki, aby podkreślić najważniejsze elementy wezwania. Można również odwołać się do czynnika ludzkiego i moralności dłużnika, podkreślając, że ta współpraca jest dla naszej firmy ważna. Takie rozwiązanie będzie miało sens, jeśli faktycznie sprawie nie towarzyszyły złe relacje z dłużnikiem. Te triki mogą wydawać się proste... a jednak często przynoszą pożądany skutek.” – mówi Bogusław Bieda z kancelarii windykacyjnej vindicat.pl.
Wezwanie do zapłaty - kiedy je wysłać... i ile razy?
Na to pytanie nie ma jednoznacznej odpowiedzi. Warto jednak pamiętać, że wierzyciel może wezwać dłużnika do zapłaty już kilka dni po upływie terminu płatności. W praktyce przedsiębiorcy czekają z tym znacznie dłużej... jednak każdy kolejny dzień zwłoki, działa na naszą niekorzyść. Warto więc regularnie monitorować należności firmy, aby nie dopuścić do znacznych zaległości. Im bardziej przeterminowany dług, tym trudniej odzyskać pieniądze. Statystycznie, szanse drastycznie spadają po upływie 4-tego miesiąca od pierwotnego terminu zapłaty.
Nie łatwo również jednoznacznie wskazać ile wezwań powinno zostać wysłanych przed rozpoczęciem sądowego dochodzenia należności. Z pewnością nie ma sensu wysyłać ich w nieskończoność - standardem są dwa, trzy wezwania. Następnie należy podjąć kolejne działania windykacyjne.
Wezwanie do zapłaty, a monitoring należności
Firmy, które wystawiają dużo faktur VAT mogą zupełnie przypadkowo pogubić się w wystawianych fakturach i wysyłanych wezwaniach. Brak kontroli nad płatnościami może spowodować, że do któregoś z dłużników wezwanie do zapłaty nie zostanie wysłane, a jego dług przypadkowo zostanie pominięty. Przy pomocy monitoringu należności można wychwycić już kilkudniowe opóźnienie w płatności. Nie warto ryzykować. Regularne działania w ramach monitoringu należności pomogą każdej firmie w utrzymaniu porządku i kontroli nad dokumentacją i płatnościami.
Monitorowanie płatności polega na bieżącym identyfikowaniu faktur, których termin płatności mija w najbliższym czasie lub minął stosunkowo niedawno. Następnie, do nierzetelnego kontrahenta wystosowuje się przypomnienie o konieczności dokonania zapłaty. Jeśli termin uregulowania płatności jeszcze nie minął, przypomnienie ma na celu skłonienie dłużnika do terminowej zapłaty. W takich sytuacjach, przypomnienie polega najczęściej na* telefonie do dłużnika* lub* wiadomości e-mail*. Jeśli termin minął - przypomnienie przybiera formę wezwania do zapłaty. Wówczas można już poinformować dłużnika o negatywnych konsekwencjach, które mogą go spotkać w razie dalszego unikania zapłaty.
Ręczny monitoring należności, prowadzony np. przy pomocy uzupełnianych na bieżąco rejestrów, może być nieefektywny. Jeśli firma wystawia naprawdę dużo faktur lub mają one odroczone terminy płatności, ręczna identyfikacja faktur może być bardzo pracochłonne wymagać naprawdę dużo czasu i niezwykłej precyzji. Warto więc skorzystać z dedykowanych narzędzi, np. systemu do monitoringu należności i samodzielnej windykacji online Vindicat.pl. Automatyzacja monitoringu należności to ogromne ułatwienie i gwarancja zachowania kontroli nad płatnościami. – mówi Dariusz Setlak z serwisu 6krokow.pl.
Regularny monitoring należności znacznie zwiększa szanse firmy na utrzymanie płynności finansowej
Warto pamiętać, że każda firma powinna monitorować należności - nawet bardzo mała. Każda nieuregulowana należność, o którą przedsiębiorca się nie upomni może doprowadzić do zachwiania płynność finansowej... a stąd już tylko krok do naprawdę poważnych problemów. Regularny monitoring należności, wysyłanie skutecznych wezwań do zapłaty i podejmowanie działań windykacyjnych na czas to klucz do utrzymania płynności finansowej i pozycji firmy na rynku. Z nierzetelnymi kontrahentami trzeba walczyć - monitoring należności i wezwania do zapłaty do doskonałe narzędzia.