Dostęp do akt sprawy. Komu przysługuje?

Choć z reguły postępowania sądowe w Polsce są jawne, to wcale nie oznacza, że wszyscy zainteresowani mogą uzyskać dostęp do akt sprawy. Prawo do tego przysługuje przede wszystkim stronom i ich pełnomocnikom. Mogą oni również kopiować dokumenty, ale niekiedy mogą za to słono zapłacić. Najwięcej kontrowersji dotyczy z kolei fotografowania sądowych akt.

Kodeks postępowania karnego przyznaje dostęp do akt sprawy w postępowaniu sądowym tylko kilku osobom. Oprócz, co oczywiste, stron postępowania, prawo do przeglądania dokumentów przysługuje również:

• obrońcom,
• pełnomocnikom,
• przedstawicielom ustawowym.

Dokumenty przeglądać mogą również osoby trzecie, ale pod warunkiem, że zostaną do tego upoważnione przez którąkolwiek ze stron. Prawo dostępu do akt sprawy zawsze trzeba odpowiednio udokumentować. W przypadku stron wystarczy pokazać dowód osobisty (dla osób fizycznych)
lub wpis z Krajowego Rejestru Sądowego (gdy stroną jest spółka, a dokumenty chce przeglądać jeden z jej wspólników lub członków zarządu). Pełnomocnicy procesowi muszą z kolei przedłożyć stosowne upoważnienia, które powinny być jednocześnie w samych aktach.

Tymi, którzy najczęściej chcą przejrzeć akta sprawy, a nie są jej stroną, są dziennikarze. Dostęp jest jednak o tyle utrudniony, że wymagana jest do tego zgoda prezesa sądu. Bez niej dziennikarz (ani żadna inna osoba trzecia) nie ma prawa zobaczyć dokumentów. Dotyczy to jednak tylko spraw karnych, a zasady te reguluje Kodeks postępowania karnego.

W przypadku spraw o charakterze cywilnym odpowiednie przepisy nie regulują zasad dostępu do akt tak szczegółowo. W Kodeksie postępowania cywilnego można jedynie znaleźć informację, że strony i uczestnicy postępowania mają prawo przeglądać akta sprawy i otrzymywać odpisy, kopie lub wyciągi z nich. Z kolei treść protokołów i pism może być też udostępniana w postaci elektronicznej. Nie ma tutaj mowy o "innych osobach", tak jak w przypadku spraw karnych.

Osobną kwestię stanowi sposób, w jaki można pozyskać poszczególne dokumenty z akt sprawy. Można zwrócić się z prośbą o wykonanie przez sąd odpisu, który będzie miał taką samą moc prawną, jak oryginał. Trzeba się jednak w takim przypadku liczyć z kosztami. Na przykład odpis orzeczenia objęty jest opłatą sądową w kwocie 6 złotych za każdą rozpoczętą stronę. Biorąc pod uwagę fakt, że wraz z uzasadnieniem taki dokument może stanowić kilkadziesiąt stron, odpis będzie bardzo kosztowny.

Tańsza opcją może być prośba o kserokopie poszczególnych dokumentów. Może, ale nie musi. Sądy mają bowiem dowolność w ustalaniu stawki za każdą skopiowaną stronę. Powinna ona uwzględniać również pracę urzędnika i zużycie sprzętu. Kilka lat temu głośno było o sprawie, w której skserowanie 900 stron dokumentów kosztowało... 2700 złotych. Rzecz co prawda dotyczyła urzędu skarbowego, ale w przypadku postępowań sądowych sprawa ma się podobnie.

Żeby uniknąć kosztów, można oczywiście robić notatki z przeglądanych akt, ale jest jeszcze jeden sposób na "wyciągnięcie" kopii dokumentów - zrobienie im zdjęć. Przepisy co prawda nie regulują wprost takiej formy archiwizacji, ale Ministerstwo Sprawiedliwości już w 2001 roku skierowało do prezesów Sądów Okręgowych informację, zgodnie z którą zdjęcia należy traktować jako "substytut ręcznego sporządzania notatek ze sprawy", a więc nie wolno pobierać za nie opłaty.