Alarmujące dane Ministerstwa Finansów. Miesiące do rewolucji, która może zaboleć biznes

Przejście na obowiązkowe wystawianie faktur w formie elektronicznej przez Krajowy System e-Faktur stanowi jedną z największych przemian w systemie sprawozdawczości finansowej ostatnich lat. Wprowadzenie ściśle określonego formatu dokumentów, umożliwiającego ich automatyczne przetwarzanie przez system, wymaga od przedsiębiorców gruntownego przygotowania procesów wewnętrznych i systemów informatycznych.

Niskie zainteresowanie systemem budzi obawy o jego wydajność

Zgodnie z najnowszymi informacjami z Ministerstwa Finansów, od początku funkcjonowania systemu w styczniu 2022 roku do 5 marca 2025 roku, KSeF wykorzystało jedynie 5230 firm. Ta liczba pokazuje, jak niewielkie jest zainteresowanie dobrowolnym korzystaniem z systemu w okresie przejściowym.

Równie niepokojące są dane dotyczące liczby wystawionych dokumentów. Od stycznia 2023 roku do początku marca bieżącego roku przedsiębiorcy wprowadzili do systemu zaledwie 2 miliony 55 tysięcy elektronicznych faktur. Tymczasem szacunki wskazują, że docelowo miesięczny wolumen dokumentów może sięgnąć nawet 100 milionów. Najlepszy dotychczas grudzień 2024 roku przyniósł jedynie 177 tysięcy faktur, co stanowi zaledwie ułamek przewidywanej liczby.

Tomasz Kuciel, prezes EDITEL i dyrektor ds. e-fakturowania Grupy, zwraca uwagę na poważny problem: "niestety, mamy do czynienia z czymś, co można nazwać kryzysem zaufania do KSeF i stabilności otoczenia prawnego". Dodaje również, że "termin wprowadzenia obowiązku był przekładany nie raz, więc część przedsiębiorców nie traktuje 1 lutego 2026 r. jako ostatecznego terminu wejścia w życie nowych przepisów. Problemem jest też brak środowiska testowego".

Resort finansów zapowiedział udostępnienie nowego środowiska testowego dopiero 30 września 2025 roku, co zdaniem ekspertów pozostawia zbyt mało czasu na odpowiednie dostosowanie systemów i procesów firmowych przed obowiązkowym wdrożeniem.

Kumulacja obowiązków sprawozdawczych wyzwaniem dla firm

Monika Zaród z NTT DATA Business Solutions przestrzega: "przesunięcia terminu obowiązkowego przystąpienia do Krajowego Systemu e-Faktur sprawiły, że wiele firm odłożyło przygotowania na później. Moim zdaniem to ostatni moment, aby wrócić do prac, zanim presja czasu i kumulacja obowiązków zaczną utrudniać wdrożenie". Ekspertka podkreśla, że przedsiębiorcy muszą zmierzyć się z wieloma wyzwaniami jednocześnie, takimi jak rotacja pracowników, dostosowanie do innych zmian prawnych czy uzyskanie zgód od zagranicznych central.

Zaród zwraca również uwagę na równoległe wdrażanie innych wymogów: "oprócz KSeF obowiązuje nas jeszcze implementacja JPK_KR_PD oraz JPK_ST_KR. Trzeba rozplanować działania w taki sposób, by się nie nakładały".

Okres od udostępnienia środowiska testowego do terminu obowiązkowego wdrożenia to zaledwie cztery miesiące, w które wliczają się święta i ferie zimowe. Tomasz Kuciel podkreśla, że jest to wyjątkowo krótki czas na wdrożenie tak złożonego systemu, szczególnie dla dużych przedsiębiorstw o skomplikowanych strukturach informatycznych.

Prezes EDITEL zwraca uwagę na skalę wyzwania: "integracja wymaga przebudowania istniejących procesów finansowo-księgowych i systemów ERP. Firmy, zwłaszcza duże, które obowiązkiem korzystania z KSeF zostaną objęte w pierwszej kolejności, mają złożone struktury informatyczne, co powoduje, że przygotowanie i dostosowanie do nowego standardu jest czasochłonne".

Szczególnie trudna sytuacja dotyczy polskich oddziałów zagranicznych korporacji. Muszą one nie tylko dostosować się do lokalnych przepisów, ale również uzyskać akceptację centrali na wprowadzane zmiany. Monika Zaród opisuje ten proces na przykładzie własnej firmy: "konieczne było zaangażowanie globalnego zespołu IT, który analizował nasze działania, weryfikował planowane modyfikacje i oceniał ich zgodność z globalnymi standardami firmy. Jednocześnie część zmian musiała zostać ograniczona ze względu na międzynarodową standaryzację procesów".

Pomimo niepokojących statystyk, widoczny jest stopniowy wzrost zainteresowania systemem. W pierwszym roku dobrowolnego funkcjonowania do KSeF trafiło niespełna 20 tysięcy faktur, w 2023 roku liczba ta wzrosła do około 205 tysięcy, by w ciągu ubiegłego roku osiągnąć prawie 1,5 miliona dokumentów. Tendencja wzrostowa jest zauważalna, jednak wciąż daleko do osiągnięcia docelowej skali działania systemu.