Podpis elektroniczny. Sprawdziliśmy, jak to działa i ile kosztuje

Deklaracje podatkowe i do ZUS bez wychodzenia z domu, zawieranie umów na odległość czy elektroniczne podpisywanie faktur, albo nawet dokumentacji medycznej. Sprawdziliśmy, jak działa w Polsce podpis elektroniczny, rozwiązanie stosowane powszechnie w Europie Zachodniej, w Polsce zdobywające coraz więcej klientów.

Od kilkunastu lat i u nas nie trzeba już wszystkich dokumentów podpisywać odręcznie. Bezpieczny podpis elektroniczny jest równoważny pod względem skutków prawnych z podpisem własnoręcznym. Jak podaje na swoich stronach internetowych Ministerstwo Gospodarki, można go używać do:

- elektronicznego podpisywania umów i dokumentów w obrocie handlowym i cywilno-prawnym,

- w korespondencji z urzędami oraz do podpisywania pism i decyzji administracyjnych przez urzędy,

- podpisywania faktur elektronicznych,

- zarejestrowania działalności gospodarczej (CEIDG)

- składania deklaracji celnych i podatkowych,

- zgłoszeń ubezpieczenia społecznego (również system PUE ZUS),

- podpisywania wniosków do Krajowego Rejestru Sądowego,

- podpisywania raportów dla Generalnego Inspektora Informacji Finansowej,

- korespondencji z Generalnym Inspektorem Ochrony Danych Osobowych,

- podpisywania dokumentacji medycznej.

Aby jednak móc składać na dokumentach bezpieczny podpis elektroniczny trzeba liczyć się ze stałymi, rocznymi kosztami. Najpierw należy kupić zestaw z odpowiednim urządzeniem, którego koszt wynosi około 300 zł brutto. W kolejnych latach wystarczy już tylko odnawiać abonament, dokładnie tak, jak w przypadku np. domeny internetowej. Koszt to około 120 zł.

Sam podpis zwykle jest składany przy pomocy specjalnej karty procesorowej lub tokena USB oraz oprogramowania służącego.

Zestawy do składania bezpiecznego podpisu elektronicznego można kupić w Polsce tylko w pięciu, certyfikowanych przez państwo firmach: Unizeto - Certum, PWPW, Krajowa Izba Rozliczeniowa, CenCert oraz Euro Cert.

Warto wiedzieć, że zakup podpisu elektronicznego na potrzeby działalności gospodarczej może być zakwalifikowany jako koszt uzyskania przychodu w ramach prowadzonej działalności gospodarczej.

Zarówno urządzenie, jak i sam podpis można zamówić na stronach internetowych producentów. Certum zbudowało do tego bardzo prosty moduł sklepu internetowego. Podobne przygotowali wszyscy dostawcy tego rozwiązania. Do testów wybraliśmy najprostsze zestaw, z modemem USB. Paczka od Unizeto przyszła już po kilku dniach, a w niej karta kryptograficzna (niemal identyczna z SIM do telefonu), czytnik podłączany do komputera przez USB oraz płyta z oprogramowaniem.

O ile instalacja czytnika na komputerach z systemem Windows okazała się banalnie prosta, na komputerach Apple nie było już tak łatwo - tu musieliśmy skorzystać ze wsparcia infolinii Certum, która okazała się bardzo pomocna i skuteczna.

Niestety, zakup zestawu, zainstalowanie oprogramowania i podłączenie modemu to dopiero połowa drogi do podpisywania dokumentów podpisem elektronicznym. Aby móc korzystać z tego rozwiązania należy najpierw uzyskać certyfikat i wgrać go na kartę kryptograficzną. W zestawie, który otrzymujemy go nie ma i być nie może - musi zostać dopiero dla nas przygotowany i uwiarygodniony tak, aby nie było najmniejszych wątpliwości, że należy właśnie do nas, a nie do kogoś, kto się pod nas podszywa. Przecież będziemy nim sygnować najważniejsze dokumenty, dokładnie tak, jak własnoręcznym.

Kiedy zainstalujemy oprogramowanie, czytnik z kartą, będziemy mieć możliwość wygenerowania dokumentów, w tym tych opisujących, jakie dane ma zawierać certyfikat. Te trzeba będzie wydrukować i dostarczyć do wystawcy podpisu. Można to zrobić osobiście w punkcie weryfikacji tożsamości Unizeto w Warszawie, bądź pocztą. W tym drugim przypadku należy jednak wcześniej dokonać weryfikacji swojej tożsamości i podpisu u notariusza lub w wybranym punkcie partnerskim - to koszt około 20 zł.

Po wysłaniu dokumentów trzeba jeszcze poczekać na przygotowanie certyfikatu. Kiedy będzie on, gotowy otrzymamy potwierdzenie na podany przy wypełnianiu formularzy email. Wówczas wystarczy już tylko dopełnić kilku formalności rejestracyjnych na stronie www operatora, by zacząć korzystać z podpisu.

Samo jego użytkowanie jest już banalnie proste. Wystarczy w specjalnej aplikacji wybrać dokumenty, które chce się opatrzyć podpisem i kliknąć "podpisz".

Rozwiązanie dostarczane przez Unizeto/Certum jest sprzęgnięte z systemem eDeklaracje oraz programem Płatnik, co umożliwia sprawne składanie deklaracji podatkowych, ZUS oraz innych dokumentów, znacznie pomagając w prowadzeniu żmudnych procesów w księgowości.

Podpis elektroniczny , potocznie zwany zwykłym, to narzędzie służące do potwierdzenia tożsamości autora dokumentu przesyłanego drogą elektroniczną. Ma on postać danych elektronicznych, które pozwalają jednoznacznie wskazać osobę składającą podpis elektroniczny. Stosowany jest m.in. do podpisywania dokumentów w systemach bankowych i niektórych wniosków w systemie e-government.

Trzeba go odróżnić od b ezpiecznego podpisu elektronicznego, który jest przyporządkowany wyłącznie do osoby składającej ten podpis i sporządzany przy pomocy tylko jej dostępnych bezpiecznych urządzeń i danych. Użycie bezpiecznego podpisu elektronicznego daje gwarancję, że wszystkie zmiany wprowadzone w dokumencie po jego podpisaniu będą od razu widoczne. W odróżnieniu od zwykłego podpisu elektronicznego, podpis bezpieczny musi mieć określoną w przepisach strukturę oraz powstawać przy użyciu odpowiednich algorytmów kryptograficznych (tzw. kluczy prywatnych i publicznych).

Certyfikat niekwalifikowany służy natomiast do potwierdzenia tożsamości użytkownika zwykłego podpisu elektronicznego w różnych systemach informatycznych. Znajduje zastosowanie m.in. przy szyfrowaniu wiadomości i plików przesyłanych pocztą elektroniczną. Może być wystawiany przez różne podmioty.

Certyfikat kwalifikowany to z kolei certyfikat zawierający dane pozwalające jednoznacznie wskazać użytkownika bezpiecznego podpisu elektronicznego. Jest on wystawiany wyłącznie osobom fizycznym przez kwalifikowane podmioty świadczące usługi certyfikacyjne - w Polsce pięć firm akredytowanych przez państwo. Są to kwalifikowane podmioty świadczące usługi certyfikacyjne - firmy oferujące podpis elektroniczny spełniające wymogi bezpieczeństwa określone w ustawie. Podmioty takie są wpisane do rejestru Ministerstwa Gospodarki prowadzonego przez Narodowe Centrum Certyfikacji.