Auto pracownika na wyjeździe służbowym

Sposób ustalania oraz dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy reguluje rozporządzenie z dnia 25 marca 2002 r. (Dz. U. Nr 27, poz. 271 z późn. zm.).

Samochód jako firmowy środek trwały
Prywatny samochód właściciela firmy

Zgodnie z rozporządzeniem, zwrot kosztów używania prywatnego auta pracownika do jazd lokalnych (w celach służbowych), następuje na podstawie umowy o używanie pojazdu do celów służbowych, spisanej między pracodawcą a pracownikiem.

Pracodawca może ustalić, iż zwrot kosztów za używanie prywatnego auta pracownika odbywać się będzie w formie:

1. ryczałtu (patrz tabelka) albo
2. w oparciu o dane dot. ilości faktycznie przejechanych kilometrów (tzw. kilometrówka)

Ryczał oraz „kilometrówkę" rozlicza się w okresach miesięcznych.

Koszty używania samochodu do celów służbowych pokrywa pracodawca według stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, które nie mogą być wyższe niż:

• 0,4894 zł - dla samochodu o pojemności skokowej silnika do 900 cm3
  • 0,7846 zł - dla samochodu o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3

Pracodawca ustala miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne. Wysokość limitu uzależniona jest od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony i wynosi odpowiednio:

1. 300 km - do 100 tys. mieszkańców
2. 500 km - ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców
3. 700 km - ponad 500 tys. mieszkańców

Limit w służbie leśnej można podwyższyć do 1 500 km. Natomiast limit w służbach ratowniczych i w innych właściwych instytucjach w sytuacji zagrożenia klęską żywiołową lub usuwania jej skutków, albo skutków katastrofy ekologicznej, może zostać podwyższony maksymalnie do 3 000 km.

Po przeliczeniu stawki za 1 km oraz limitu ilości kilometrów, miesięczna maksymalna kwota ryczałtu za używanie prywatnego auta w jazdach służbowych wynosi:

Jazdy lokalne mogą być również rozliczane jako iloczyn faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu pojazdu. Ta forma rozliczeń wymaga prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

O formie rozliczeń (ryczałt czy kilometrówka) decyduje pracodawca.

Podstawą zwrotu wydatków wynikających z faktycznej ilości przejechanych kilometrów jest prowadzona przez pracownika ewidencja przebiegu pojazdu. Pracodawca, by móc zaliczyć takie wydatki w koszty - powinien co miesiąc potwierdzić wpisy w ewidencji (podpisać w dacie ostatniego dnia miesiąca).

Uwaga!W razie braku ewidencji wydatki poniesione na rzecz pracownika z tytułu używania prywatnego auta na potrzeby firmy - nie stanowią kosztu uzyskania przychodów.

| Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane |
| --- |
| 1. nazwisko, imię 2. adres zamieszkania osoby używającej pojazdu 3. numer rejestracyjny pojazdu 4. pojemność silnika 5. kolejny numer wpisu 6. datę i cel wyjazdu 7. opis trasy (skąd - dokąd) 8. liczbę faktycznie przejechanych kilometrów 9. stawkę za 1 km przebiegu 10. kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu 11. podpis podatnika (właściciela firmy) i jego dane. |

Wypłata ryczałtu może nastąpić po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu.

Oświadczenie to powinno zawierać dane dotyczące pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny) oraz określać ilość dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności, a także ilość dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

Kwotę ryczałtu zmniejsza się o jedną dwudziestą drugą za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

Zwrot kosztów używania przez pracownika pojazdu do celów służbowych poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy pracownika, określają przepisy w sprawie szczegółowych zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju. UWAGA! Wyjazdów zamiejscowych nie trzeba dokumentować delegacją służbową

O zasadach rozliczania się z pracownikiem odbywającym podróż służbową czytaj w poradniku Jak rozliczać krajową podróż służbową.

Przedsiębiorca ma prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki poniesione na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby wykonywanej działalności:

• - w jazdach lokalnych - do wysokości nieprzekraczającej wysokość miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu.
  • - w jazdach zamiejscowych - do wysokości kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu.

*Uwaga! Pracownik nie ma obowiązku przedkładania faktur czy rachunków dokumentujących poniesione koszty *(zakup paliwa, bilety parkingowe, części zamienne). Dowody te nie są podstawą do rozliczeń między pracownikiem a pracodawcą.