Certyfikat rezydencji

Certyfikat rezydencji określa miejsce zamieszkania lub siedziby podmiotu dla celów podatkowych. Certyfikat stosuje się przede wszystkim w transakcjach z kontrahentami zagranicznymi.

Zgodnie z ordynacją podatkową certyfikat rezydencji ma za zadanie potwierdzić miejsce zamieszkania (to w przypadku osoby fizycznej) lub siedzibę podmiotu (w przypadku podmotu prawnego), które są istotne dla celów podatkowych. Taki certyfikat ma ograniczyć nadużycia, które mogą się pojawić w związku z przepisami dotyczącymi podwójnego opodatkowania.

Certyfikat rezydencji podatkowej potwierdza jednoznacznie, gdzie znajduje się siedziba podatnika (w przypadku osoby prawnej) lub miejsce zamieszkania osoby fizycznej dla celów podatkowych.

W Polsce certyfikat rezydencji podatkowej wystawia urząd skarbowy na wniosek płatnika. Takie zaświadczenie potwierdza, że płatnik ma siedzibę albo miejsce zamieszkania w Polce i rozlicza tu podatki. Certyfikat rezydencji potwierdza siedzibę teraźniejszą lub przeszłą. Nie da się ustalić rezydencji przyszłej.

Certyfikaty rezydencji wydawane są w formie papierowej albo elektronicznej. Jeśli organ podatkowy konkretnego państwa wydaje zaświadczenia tak w formie papierowej, jak i elektronicznej, to oba są równorzędne. Płatnik musi uznać taki certyfikat w jednej z tych form.

Certyfikat pomaga rozliczyć transakcje międzynarodowe zgodnie z postanowieniami umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania. Kopia zaświadczenia rezydencji podatkowej, która została np. pobrana w formie pliku ze strony internetowej kontrahenta, nie może zostać uznana za certyfikat rezydencji podatkowej. W związku z tym płatnik zmuszony jest pobrać podatek dochodowy u źródła od wypłat na rzecz nierezydenta.

Każdy certyfikat składa się z kilku elementów. Są to:

• data wystawienia;
• miejsce zamieszkania (w przypadku osoby fizycznej) lub siedziba firmy (w przypadku osoby prawnej), które określają miejsce rezydencji;
• dane identyfikacyjne podmiotu;
• określenie w jakim celu został wydany taki dokumencie;
• nazwa organu, który wydał zaświadczenie.

Certyfikat rezydencji podatkowej zachowuje ważność dopóki nie zmieni się stan, który on potwierdza. Oczywiście zasady tej nie stosuje się jeśli w treści certyfikatu określono termin jego ważności (przede wszystkim przez wskazanie roku podatkowego, albo w sytuacji, gdy wskazuje okres, na który certyfikat został wydany.

Certyfikat potrzebny jest, żeby stwierdzić, czy od wypłat zrealizowanych dla kontrahenta zagranicznego powinno się pobrać podatek oraz jaką stawkę zastosować. Chodzi o to, czy podatek zostanie rozliczony według polskich przepisów podatkowych czy przepisów, które wynikają z umów międzynarodowych.

Uzyskanie od kontrahenta certyfikatu rezydencji jest ważne ponieważ to płatnik jest odpowiedzialny za pobranie i rozliczenie podatku. W związku z tym musi on posiadać certyfikat rezydencji, który jest aktualny na dzień dokonywania wypłat.

Jeśli spółka ma oryginał certyfikatu rezydencji, to może zastosować zwolnienie od podatku. Dobrze jest jeśli oprócz certyfikatu udało się zdobyć jeszcze potwierdzenie (wystarczy email), że dane od chwili wydania certyfikatu się nie zmienił. Żeby zastosować zwolnienie, spółka musi posiadać taki certyfikat, uzyskując go od kontrahenta zagranicznego.

Certyfikat musi być w oryginale. Nawet jeśli kopia jest potwierdzona przez notariusza, to kontrahent musi przekazać chociaż do wglądu
oryginał certyfikatu. Kopie certyfikatów rezydencji nie są dokumentami urzędowymi.