Co się bardziej opłaca: e-faktura czy faktura wysyłana mailem?

Dla sektora MSP wdrożenie systemów e-faktur jest nadal z wielu względów nieopłacalne. Przyczyna takiego stanu rzeczy leży nie tylko w dość skomplikowanym systemie prawnym, lecz także w ograniczeniach związanych z zastosowaniem podpisu kwalifikowanego. A przecież obniżanie liczby transakcji zawieranych w tradycyjny sposób i przejście na wersje elektroniczne dokumentów, w tym e-faktur, niesie milionowe oszczędności.

Według obowiązujących w Polsce przepisów, e-fakturą jest tylko i wyłącznie dokument podpisany bezpiecznym e-podpisem lub przesłany w specjalnym systemie EDI. Kamieniem milowym dla rozwoju rynku e-faktur w Polsce będzie, więc popularyzacja podpisu elektronicznego. Dotychczas e-podpis jest umocowany w polskim prawie, jednak koszt jego wdrożenia i zastosowania wciąż pozostaje wyższy niż przeciętny koszt obrotu faktur drukowanych.

Przedział cenowy za e-podpis waha się w między 300 a 600 zł, przy czym licencję otrzymujemy tylko na dwa lata. Po tym okresie należy odnawiać certyfikat za średnią opłatę 130 zł rocznie. Podpis elektroniczny zapewnia wysoki poziom bezpieczeństwa, ale z punktu widzenia faktury elektronicznej raczej utrudnia, niż ułatwia proces fakturowania. Nie można go złożyć w sposób masowy, szybki i automatyczny. Podpis kwalifikowany jest przywiązany do określonej osoby fizycznej i wymaga jej udziału w procesie fakturowania.

Bariery związane z wdrożeniem i korzystaniem z podpisu elektronicznego, które napotykają mniejsi przedsiębiorcy, mają charakter zarówno finansowy, jak i psychologiczny. Chodzi nie tylko o sceptycyzm w odniesieniu do nowych technologii, lecz także o obawy związane z większą dyscypliną, którą narzuca taka forma rozliczeń. Czas dystrybucji faktury elektronicznej jest nieporównywalnie krótszy niż w tradycyjnym modelu, wyeliminowane zostaje także ryzyko zgubienia dokumentu. Jednocześnie wzrasta, więc terminowość regulowania zobowiązań, ponieważ odbiorca dostaje e-fakturę na czas.

Na korzyść nie wpłynęły także wykluczające się uregulowania prawne, które dodatkowo zniechęcały małe firmy do wdrożenia e-faktur. Jednym z takich przykładów może być obowiązek zgłoszenia na papierze deklaracji przez odbiorcę, że chce otrzymywać rozliczenia elektroniczne.

Mało przyjazne przepisy spowodowały, że nadal większość polskich przedsiębiorstw z sektora MŚP korzysta z tradycyjnej formy rozliczania się z kontrahentami. A szkoda, bo e-faktura to nie tylko ekologia, ale i ekonomia. Warto wspomnieć, że w Danii - gdzie dowód osobisty pełni jednocześnie funkcję podpisu elektronicznego - powszechne wprowadzenie e-faktur pozwala zaoszczędzić sektorowi publicznemu rocznie 100 – 134 mln euro!

Wydaje się, że wdrożenie e-faktur nie jest problemem z punktu widzenia społeczeństwa. Wzrost dostępności Internetu i rosnąca komputeryzacja codziennego życia przygotowały Polaków na elektroniczne rachunki. Jedynym problemem znowu pozostają uwarunkowania prawne. Bo choć świadomość i potrzeba takich rozwiązań jest w społeczeństwie polskim duża, to zbyt wyraźnie widać brak narzędzi do wprowadzenia innowacji w życie.

Jednak mimo wielu barier związanych z wprowadzeniem elektronicznej faktury, widać już pierwsze pozytywne działania rządu w tej kwestii. Wyrok NSA z 20 maja 2010 roku uznał faktury wysłane mailem w PDF za tak samo ważne, jak te wysłane pocztą. Bez wątpienia to krok w kierunku rozwoju e-biura oraz szansa na popularyzację oraz wzrost zainteresowania firm elektronicznym obiegiem dokumentów.

Zgodnie z rozporządzeniem Komisji Europejskiej dla wszystkich państw członkowskich obowiązuje górna granica na obowiązkowe wprowadzenie e-faktur do obiegu rozliczeniowego – rok 2012. Miejmy nadzieję, że do tego czasu e-faktura stanie się już standardem, a nie wyjątkiem w polskich firmach.

• Jak korzystać z e-podpisu w dokumentach ZUS
  • Jak korzystać z e-podpisu przy rozliczeniu podatków
  • Zastosowania e-podpisu: KRS, przetargi, e-faktury
  • Okres ważności certyfikatów ZUS

Autor pracuje jako Business Development Manager w ArchiDoc SA