Czy trzeba zakładać firmowy rachunek bankowy?

Prowadzenie rachunku bankowego wynika bezpośrednio z Prawa działalności gospodarczej z dnia 19 grudnia 1999 r., art.13 pkt. 1-3 oraz z obowiązku ewidencjonowania obrotów gospodarczych. Obowiązkowe jest nie tylko samo założenie konta firmowego, ale także prowadzenie za jego pośrednictwem rozliczeń podatkowych i składkowych. Co ważne, o każdych zmianach dotyczących rachunku przedsiębiorstwa, należy poinformować odpowiednie organy w terminie najdalej 14 dni, licząc od daty ich powstania. Niewywiązywanie się z tych obowiązków, podlega karze grzywny w wysokości do 3 000zł.

Przepisy prawa nie zabraniają prowadzenia działalności z wykorzystaniem rachunku prywatnego. Funkcjonujące przepisy skarbowe zobowiązują tylko podatników prowadzących działalność gospodarczą, podlegającą ustawie o rachunkowości, do wykonywania rozliczeń podatkowych w formie przelewu bankowego, poprzez konto wskazane uprzednio w urzędzie skarbowym. Ponadto, zgodnie z art. 61 Ordynacji Podatkowej, z obowiązku dokonywania rozliczeń za pośrednictwem konta bankowego, zwolnieni są mikroprzedsiębiorcy.

Za mikroprzedsiębiorców, z kolei, uważa się przedsiębiorców, którzy w co najmniej jednym z dwóch ostatnich lat obrotowych:

• zatrudniali średnio rocznie mniej niż 10 pracowników oraz
  • osiągnęli roczny obrót netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz operacji finansowych, nieprzekraczający równowartości w złotych 2 milionów euro lub sumy aktywów bilansu sporządzonego na koniec jednego z tych lat, nie przekroczyły równowartości w złotych 2 milionów euro.

Podobnie sprawa wygląda z przelewami do ZUS-u. Płatnik składek, będący mikroprzedsiębiorcą w rozumieniu ustawy z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej, może opłacać należności z tytułu składek również w formie przekazu pocztowego. Natomiast pozostali płatnicy zobowiązani są dokonywać tych płatności w formie bezgotówkowej, za pośrednictwem konta bankowego.

Urzędy często zmuszają swoich podatników do posiadania odrębnych rachunków firmowych, zasłaniając się odmienną interpretacją ustawy o swobodzie działalności gospodarczej. Przykładem na to może być pismo naczelnik Urzędu Skarbowego w Elblągu (sygn. akt PP1/443-43/06), w którym stwierdził, że „w celu dokonania przelewu lub innej podobnego typu operacji z urzędem, podatnik nie może korzystać z rachunku osobistego niezwiązanego z prowadzoną przez niego działalnością”. Nie ma jednak bezpośredniego przepisu, zakazującego wykonywania czynności podatkowych z konta osobistego. Występuje zatem fikcja prawna. Dlatego też, wszystkie niejasności winny być rozstrzygane na korzyść podatników.

Dokonywanie lub przyjmowanie płatności związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą, musi nastąpić za pośrednictwem rachunku bankowego przedsiębiorcy w przypadku, gdy:

• stroną transakcji, z której wynika płatność, jest inny przedsiębiorca oraz
  • jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza równowartość 15.000 euro przeliczonych na złote według średniego kursu walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski ostatniego dnia miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym dokonano transakcji (art. 22 ust. 1 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej).

Poniżej wskazanej w ustawie kwoty, płatności między przedsiębiorcami mogą zostać uregulowane gotówką. Co więcej, rozliczenia tego typu dotyczą tylko kontaktów biznesowych. W przypadku relacji konsument-przedsiębiorca obowiązku korzystania z rachunku bankowego nie ma.

Inaczej do tej kwestii podchodzi prawo bankowe. Co prawda, nowelizacja z 1 kwietnia 2004 r. (Dz. U. Nr 91, poz. 870) uchyliła zapis, że rachunki oszczędnościowe nie mogą być wykorzystywane przez ich posiadaczy do przeprowadzania rozliczeń pieniężnych związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą, ale nie zmienia to faktu, że prawo bankowe dokładnie reguluje, jakie podmioty mogą korzystać z poszczególnych rachunków bankowych. I tak w myśl tych przepisów, rachunki rozliczeniowe oraz rachunki lokat terminowych mogą być prowadzone wyłącznie dla:

• osób prawnych,
  • jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej, o ile posiadają zdolność prawną,
  • osób fizycznych prowadzących działalność zarobkową na własny rachunek, w tym dla osób będących przedsiębiorcami.

Natomiast rachunki oszczędnościowe, rachunki oszczędnościowo-rozliczeniowe oraz rachunki terminowych lokat oszczędnościowych mogą być prowadzone wyłącznie dla:

• osób fizycznych,
  • szkolnych kas oszczędnościowych,
  • pracowniczych kas zapomogowo-pożyczkowych (art. 49 ustawy Prawo bankowe).

Ustawodawca nie przewidział jednak sankcji za korzystanie z rachunku osobistego dla celów firmy, zatem niejeden przedsiębiorca taki rachunek wykorzystuje i wykorzystywać będzie. Głównie ze względów ekonomicznych. Osobiste konta bankowe są bowiem znacznie tańsze w użytkowaniu od rachunków firmowych. Co więcej, ewentualną konsekwencją, ze strony banku, za wykorzystywanie konta osobistego do celów prywatnych, może być zerwanie umowy rachunku bankowego, która została zawarta z osobą fizyczną, nieprowadzącą działalności. Sytuacje takie należą jednak do rzadkości.

Korzystanie z osobistych kont bankowych w celach firmowych, oprócz zalet, ma również i swoje wady. Otóż, trudności pojawiają się w przypadku:

- opodatkowania przychodu z odsetek na rachunku
Za przychód z działalności uważa się również odsetki od środków na rachunkach bankowych, utrzymywanych w związku z wykonywaną działalnością. Tym samym, jeśli rachunek prywatny wykorzystywany jest dla celów działalności, przetrzymywane środki pieniężne, nawet jeśli dadzą odsetki, mogą zostać rozliczone tylko i wyłącznie prywatnie i opodatkowane. Z jednej prostej przyczyny, że nie będzie bowiem widać, czy są to środki prywatne osoby fizycznej czy też przedsiębiorstwa.

- opodatkowania przychodu z tytułu różnic kursowych
Prywatnie podatnik nie rozliczy przychodów z tytułu różnic kursowych, ale w ramach przedsiębiorstwa będzie do tego zobowiązany. Tym samym, przelewy na rachunku prywatnym musiałyby szczegółowo wskazywać, o jakie konkretnie kwoty chodzi i że są to środki prywatne, a nie służbowe (por. art. 24c ustawy o PIT)
.

- kontroli skarbowej
Fiskus może zainteresować się kwestią sprzedaży prywatnych przedmiotów podatnika, gdyż wspólny rachunek nie rozgranicza transakcji prywatnych od firmowych. Co więcej, to podatnik musi udowodnić, że dana sprzedaż jest prywatna a nie firmowa.

Prywatny rachunek rozliczeniowy używany w firmie, powoduje chaos i bałagan informacyjny. Może również przyczynić się do powstania problemów karno-podatkowych, podczas ewentualnej kontroli skarbowej. Niemniej jednak, jest znacznie bardziej korzystniejszy, pod względem finansowym, od rachunku firmowego. Istotne jest także to, że jego używanie do celów firmowych, jest całkowicie zgodne z literą prawa.