Dekretacja. Proces obiegu dokumentacji w firmie

Każde pismo czy inny dokument przychodzący do firmy najpierw jest rejestrowany, a dopiero potem przekazywany do dekretacji. Zadekretowane dokumenty przekazywane są do określonych komórek organizacyjnych. Takie dokumenty powinny być przez tę komórkę przyjęte, a sprawa załatwiona. Istotne jest, że dekretacja może obejmować również termin i sposób załatwienia danej sprawy. Zmiany w dekretacji może wprowadzać wyłącznie dekretujący.

Przebieg procesu dekretacji zależy od konkretnej firmy i ustalonych zasad w tym zakresie.

Wciąż dość popularny jest system tradycyjny. Polega on na tym, że odpowiednie informacje umieszcza się odręcznie na przesyłce. Dodatkowo wpisuje się datę i podpis osoby dekretującej. Można dekretacji dokonywać przy pomocy programów komputerowych, to jednak warto wiedzieć, żeby później przenieść taką dekretację do formy nieelektronicznej.

Ustawa o rachunkowości nakazuje sprawdzić i odpowiednio zakwalifikować konkretny dowód w księgach rachunkowych. Innymi słowy, każdy dokument musi być poddany dekretacji. Jak się jej dokonuje? Wystarczy po prostu wpisać miesiąc i sposób, w jaki dowód księgowy został ujęty w księgach rachunkowych. Przy każdym opisie dodajemy podpis osoby odpowiedzialnej. A jak opisać sposób ujęcia dokumentu w księgach rachunkowych?

Wpisujemy dokładną datę, pod którą dokonaliśmy zewidencjonowania tego dokumentu, określamy konta, na których dokonano zapisu i wpisujemy wartość całej operacji.

Jeśli dekretacja odbywa się ręcznie, dla usprawnienia tego procesu można skorzystać z gotowych pieczątek. Wtedy wystarczy uzupełnić potrzebne informacje o tym, jak dokument będzie księgowany i podpisać się.

Dekretacja sprawdza poprawność i kompletność konkretnego dowodu księgowego. Jest też potwierdzeniem braku błędów rachunkowych. Dekretacja sprawdza dokument pod kątem:

• merytorycznym – wtedy kontroluje się, czy zakup faktycznie nastąpił i czy wartość faktury jest prawidłowa – sprawdza to zwykle kierownik odpowiedniego działu;
• • rachunkowym – sprawdza to już dział księgowy. Kontroluje, czy dokument został właściwe przeliczony, czy zastosowano właściwe stawki podatku VAT itd.;
• • formalnym i polega na sprawdzeniu, czy dokument zawiera wszystkie wymagane elementy.

Prawo zezwala, by dekretacja była dokonywana w formie elektronicznej. Ważne jednak by system komputerowy był w stanie wygenerować wszystkie potrzebne elementy, które można wydrukować i w razie konieczności podczepić do dokumentu.

Jeżeli ewidencja księgowa prowadzona jest w oparciu o ustawę o rachunkowości, to dekretowanie dokumentów księgowych jest obowiązkowe. W takiej sytuacji to kierownik konkretnej jednostki podejmuje decyzję, czy dekretacja ma być prowadzona w formie odręcznych zapisków, czy wyłącznie w formie elektronicznej.

Dekretacja zdecydowanie pozwala utrzymać jeszcze większy porządek w dokumentacji księgowej. Kilkustopniowa weryfikacja dokumentów pozwala bowiem ograniczyć sytuację, że księgowane są dokumenty, które nie powinny być wrzucone do ewidencji.