Dokumentacja pracownicza. Co musi zawierać?

Jeśli tego nie zrobisz, grozi ci grzywna nawet do 30 tysięcy złotych

Źródło zdjęć: © eric1513/iStockphoto

13 listopada 2014, 06:00

Pracodawca ma obowiązek przechowywać akta osobowe pracownika przez 50 lat od dnia zakończenia stosunku pracy. Grozi mu grzywna w wysokości nawet 30 tysięcy złotych, jeśli nie prowadzi dokumentacji pracowniczej. Zobacz, co powinna ona obejmować.

Podstawowym elementem dokumentacji są akta osobowe. Zgodnie z rozporządzeniem z 28 maja 1996 roku, wydanym przez ówczesnego Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika powinny się one składać z trzech części:

część A, zawierająca dokumenty pracownika zgromadzone w związku z ubieganiem się przez niego o zatrudnienie,
część B, do której zalicza się dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika,
część C, czyli wszelkie dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia.

W części A powinny znaleźć się na przykład: kwestionariusz osobowy, wypełniony przez pracownika w trakcie ubiegania się o posadę, kopie świadectw pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia lub orzeczenie lekarskie o braku przeciwwskazań do wykonywania obowiązków na konkretnym stanowisku.

Druga część akt osobowych zawiera dokumenty dotyczące wszystkiego, co działo się z pracownikiem w trakcie trwania zatrudnienia i z reguły jest najbardziej obszerna. Pracodawca ma obowiązek przechowywać:

umowę o pracę oraz zakres obowiązków pracownika,
pisemne potwierdzenie pracownika o tym, że zapoznał się z regulaminem pracy,
zaświadczenie o ukończeniu szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,
oświadczenie pracownika, będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o korzystaniu z przysługujących mu z tego tytułu uprawnień (na przykład korzystaniu z tak zwanej "opieki"),
dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia,
dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych, przyznaniem mu nagrody, wyróżnienia lub wymierzeniem kary porządkowej
pisma dotyczące udzielenia pracownikowi urlopu wychowawczego oraz bezpłatnego,
orzeczenia lekarskie w związku z badaniami okresowymi i kontrolnymi,
umowę o zakazie konkurencji, jeśli została ona podpisana,
dotyczącą pracownika korespondencję z reprezentującą go organizacją związkową,
informacje dotyczące wykonywania przez pracownika powszechnego obowiązku obrony.

Część C związana jest z ustaniem zatrudnienia. Powinna zatem zawierać oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy, kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy, orzeczenia lekarskie wydane w związku z badaniami, przeprowadzonymi po rozwiązaniu stosunku pracy lub ewentualną umowę o zakazie konkurencji (więcej o niej przeczytasz tutaj)
.

Pracownik nie musi udostępniać oryginałów dokumentów (świadectwa pracy, czy dyplomu ukończenia studiów). Pracodawca może ich jednak zażądać do wglądu lub po to, żeby samodzielnie je skopiować.

Inne ewidencje

W myśl wspomnianego rozporządzenia, oprócz akt osobowych pracodawca musi również prowadzić dla każdego pracownika z osobna:

dokumentację dotyczącą chorób zawodowych (więcej przeczytasz tutaj) , wypadków przy pracy oraz wypadków w drodze do pracy (więcej tutaj) i świadczeń z tym związanych,
kartę ewidencji czasu pracy,
listę wypłacanego wynagrodzenia za pracę,
kartę ewidencyjną przydziału ubrań i butów roboczych, jeśli stanowisko wymaga ich używania.

Kodeks pracy z kolei nakłada dodatkowo obowiązek prowadzenia rejestru wypadków przy pracy, prac w kontakcie ze szkodliwymi substancjami i pracowników ich wykonujących oraz ewidencji pracowników młodocianych.

Dokumentacja pracownicza musi być prowadzona w formie papierowej. Jeśli pracodawca przechowuje dokumenty w wersji elektronicznej, musi oprócz tego posiadać również tradycyjne kartoteki. Od kilku lat trwają prace w resortach pracy, cyfryzacji i gospodarki, które te przepisy mają zmienić. Póki co wciąż jednak papier jest jedyną dopuszczalną formą przechowywania akt osobowych pracownika.

Dokumenty pracownika należy archiwizować przez 50 lat od momentu ustania stosunku pracy. Po upływie tego okresu mogą zostać zniszczone. Tak długi okres ma dawać pewność, że w tym momencie pracownik będzie już emerytem. Jeśli pracodawca wcześniej ogłosi upadłość lub zostanie postawiony w stan likwidacji, musi wskazać inny podmiot, który zajmuje się przechowywaniem dokumentacji.

JAK ZAŁOŻYĆ FIRMĘ - PRZEWODNIK KROK PO KROKU!