Dotacje unijne dla firm. Kiedy może być problem z rozliczeniem?

Przyznanie dotacji ze środków unijnych wiąże się nie tylko z koniecznością przeznaczenia przyznanych środków na projekt objęty umową o dofinansowanie, ale także z ryzykiem obowiązku zwrotu otrzymanego wsparcia w przypadku nierespektowania zasad rozliczania wydatków.

Niezależnie od przyjętego w konkretnym przypadku systemu udzielania dofinansowania (płatności zaliczkowe bądź refundacja całości lub części wydatków), beneficjenci dotacji często zapominają o konieczności skrupulatnego sprawdzenia zgodności dokumentacji potwierdzającej poniesione wydatki z warunkami umowy o dofinansowanie oraz wytycznymi szczegółowymi instytucji pośredniczącej. W przeciwnym wypadku łatwo utracić część dofinansowania i narazić się na zarzut obejścia przepisów dotyczących kwalifikowalności wydatków.

Aby wydatki mogły zostać uznane za kwalifikowane muszą być poniesione zgodnie z postanowieniami umowy o dofinansowanie. Jednym z częstszych błędów beneficjentów jest udzielanie w ramach dotacji zleceń podmiotom powiązanym lub z którymi wcześniej współpracowali z pominięciem procedur wymaganych umową dotacyjną. Błędy te wynikają nie tylko z przeświadczenia, że wystarczy aby wydatek był zgodny z celem dotacji (bezpośrednio związany z dofinansowywanym projektem) i mieścił się w granicach kwotowych z harmonogramu rzeczowo-finansowego dotowanego projektu, ale także z braku bieżącego monitorowania zgodności dokumentowania ponoszonego kosztu z wymogami umowy o dofinansowanie.

Zwłaszcza beneficjenci nie zobowiązani do stosowania ustawy o zamówieniach publicznych zapominają, że przy rozliczaniu wsparcia ze środków unijnych obowiązuje wymóg, że przy dokonywaniu zakupu towarów i usług, wybrany wykonawca nie może być powiązany osobowo ani kapitałowo z beneficjentem. Pomijając problemy jakie mogą pojawiać się przy okazji oceny istnienia powiązań z wykonawcą wykluczających kwalifikowalność wydatków, beneficjenci zapominają również o uprzednim wykonaniu przyjętych umową dotacyjną obowiązków w zakresie dokumentowania sposobu doboru dostawcy towarów i usług (np. rozeznania rynku i porównania cen, zawarcia odpowiedniej umowy z wykonawcą, dokonywania płatności za pośrednictwem rachunku bankowego, itd.).

Decydując się na powierzenie zlecenia firmie należącej np. do członka rodziny (powiązania osobowe), albo firmie co prawda nie powiązanej osobowo lub kapitałowo z beneficjentem, ale z pominięciem kryteriów lub procedur wymaganych umową dotacyjną, beneficjent nie będzie w stanie wykazać zgodności poniesienia wydatku z warunkami umowy o dofinansowanie, a instytucja będąca stroną umowy dotacyjnej z pewnością zakwestionuje w takiej sytuacji kwalifikowalność wydatku.

Autorka jest radcą prawnym i partnerem w Kancelarii Chałas i Wspólnicy