Ewidencja środków trwałych. Którzy przedsiębiorcy muszą ją prowadzić?

Prowadzenie ewidencji środków trwałych jest obowiązkiem tych przedsiębiorców, którzy prowadzą rozliczenia w formie księgi przychodów i rozchodów, a także ryczałtowców. To obowiązek, który reguluje rozporządzenie Ministra Finansów dotyczące prowadzania podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Ewidencja środków trwałych prowadzona jest po to, by można było poprawnie rozliczyć amortyzację w kosztach działalności. Jeśli nie mamy zewidencjonowanych środków trwałych, to odpisy amortyzacyjne nie mogą być kosztami uzyskania przychodu.

Środek trwały zdefiniowany jest w ustawie o PIT. Środek trwały jest to budowla, budynek albo lokal, który stanowi odrębną własność, a także maszyny i urządzenia, a także inne środki transportu, które są własnością lub współwłasnością podatnika i będą używane dłużej niż rok. Co ważne, muszą być wykorzystane do działalności gospodarczej.

Ewidencja środków trwałych nie ma z góry określonego wzoru. Można więc nawet prowadzić ją w formie odręcznego spisu. Najważniejsze by zawierała przynajmniej: liczbę porządkową, datę, w której środek trwały został nabyty albo przyjęty do użytkowania, nazwę dokumentu, który potwierdza, że środek ten został nabyty, stwierdzenie co to jest za środek trwały, jego wartość początkową, a także stawkę, według której będzie liczona amortyzacja.

Ważnym elementem, bez którego nie da się wprowadzić do ewidencji środka trwałego, jest jego wartość początkowa. Jest to wskaźnik ważny do obliczenia amortyzacji.

Wartością początkową jest cena zakupu, którą powiększa się o koszty związane z pozyskaniem tego środka. Wlicza się do nich np. koszty transportu, ubezpieczenia, uruchomienia, a także opłat notarialnych i innych. Jeśli środek trwały pochodzi z importu, do wartości początkowej można doliczyć cło i podatek akcyzowy.

W przypadku, gdy środek trwały wytworzono samodzielnie, to jego wartość początkowa ustalana jest jako suma wszystkich kosztów, które zostały poniesione, aby go wytworzyć. Chodzi tu np. o wynagrodzenie pracowników, koszty zakupu składników i wszelkie inne koszty, które można zaliczyć do wartości wytworzonych środków trwałych.

Jest jeszcze jedna możliwość. Środek trwały może został nabyty w drodze spadku lub darowizny. W takiej sytuacji trudno ustalić dokument, potwierdzający wartość środka trwałego. W takim przypadku trzeba oszacować wartość przedmiotu na podstawie wartości rynkowej podobnych rzeczy albo poprosić o pomoc rzeczoznawcę.

Środek trwały może być wpisany do ewidencji najpóźniej w tym miesiącu, w którym został przyjęty do użytkowania. Co o tyle istotne, że data nabycia jest z reguły różna od tej, od której liczymy początek okresu użytkowania.

Środek trwały może być ulepszony. Wtedy jego wartość początkowa powiększona zostaje o sumę kosztów, które zostały poniesione na ulepszenie takiego środka. Jeśli środek trwały ma niską wartość, to znaczy nie przekracza ona 10 000 zł, to można w koszty zaliczyć je bezpośrednio. Nie trzeba ich ewidencjonować w katalogu środków trwałych.