Faktura VAT – co musisz o niej wiedzieć?

Faktura VAT jest dokumentem, który potwierdza sprzedaż towarów lub usług na rzecz firm. W określonych sytuacjach, na życzenie osób, które firm nie prowadzą, też można wystawić fakturę VAT.

Na początku zaznaczyliśmy, że faktura VAT potwierdza sprzedaż towarów lub usług i powinna być wystawiona zawsze, gdy towar jest sprzedawany firmie. Jest jednak sytuacja, kiedy tego nie trzeba robić. Faktura nie musi być wystawiona, jeśli sprzedaż jest zwolniona z VAT. W takim jednak przypadku trzeba tę sprzedaż wykazać w deklaracji VAT.

Zwykle fakturę wystawia ten, kto sprzedaje produkt lub usługę. Prawo zezwala jednak, by faktura była wystawiona przez kupującego (tak jest np. w przypadku rolników) albo przez firmę, która została upoważniona przez sprzedawcę, by to robić.

Fakturę VAT należy wystawić najpóźniej 15 dnia miesiąca, po którym nastąpiła sprzedaż. Fakturę VAT można wystawić jeszcze przed sprzedażą. Wtedy termin ten to maksymalnie 30 dni przed terminem dostarczenia produktu lub usługi. Jeszcze inaczej wygląda sytuacja z wystawieniem faktury VAT za tzw. media (czyli np. prąd lub gaz). Taki dokument może być wystawiony jeszcze przed sprzedażą i w tym przypadku nie ma ograniczenia co do tego, jak wcześnie przed sprzedażą może być wystawiona faktura. Ważne by było to przed terminem płatności. Jeśli mamy do czynienia z fakturami za usługi budowlane, to można je wystawić 30 dni od dnia, gdy usługa została wykonana.

Jeżeli sprzedaż była udokumentowana na podstawie paragonu sprzedaży wystawionego i zarejestrowanego przez kasę fiskalną, to fakturę VAT do takiej transakcji trzeba wystawić w ciągu 15 dni. Czynimy tak, jeśli prośba o wystawienie faktury VAT będzie zgłoszona w ciągu trzech miesięcy po dacie sprzedaży.

Nie istnieje zupełna dowolność w formie wystawiania faktury VAT. Musi ona mieć konkretne elementy, żeby uznać ją za poprawnie wypełniony dokument. Są to:

• data, kiedy została wystawiona,
• data, w jakiej został sprzedany towar albo usługa;
• każda faktura musi mieć swój indywidualny numer;
• dokładne dane sprzedawcy i kupującego, nie można zapomnieć o numerach NIP;
• trzeba dokładnie opisać towar i podać jego ilość, a także cenę jednostkową i wartość;
• ważne jest, by podać stawki podatkowe, które zostały zastosowane;
• ogólna kwota należności.

Stawki podatku i jego kwoty nie wpisuje się na fakturach, które nie są objęte VAT. Faktura nie musi mieć oznaczenia oryginał i kopia. Wystarczy, żeby wystawić ją przynajmniej jako dwa egzemplarze.

W niektórych sytuacjach trzeba na fakturze dopisać dodatkowe informacje. Chodzi tu sprzedaż towarów lub usług, w przypadku których opodatkowana jest marża, a nie cała wartość sprzedaży. Mówimy tu np. o sprzedaży dzieł sztuki czy antyków lub innych używanych produktów.

Rozliczenie podatku VAT z faktury zgodnie z zasadami powinno się zrobić zaraz po sprzedaży. Jest jednak kilka wyjątków. VAT rozliczamy w momencie wystawienia faktury, gdy mamy do czynienia z usługami budowlanymi czy telekomunikacyjnymi albo w dacie zapłaty, jeśli faktura rozliczana jest metodą kasową. Wtedy właściwe oznaczenie powinno pojawić się na fakturze.

Warto pamiętać, że faktura jest ważna, nawet jeśli nie ma na niej podpisu osoby wystawiającej.