Ile można zaoszczędzić na backupie danych

Statystki dotyczące polskich przedsiębiorców pokazują, że 83 proc. z nich tworzy kopie zapasowe, z czego prawie połowa wykonuje je wewnątrz firmy, a więc poprzez swoich pracowników. Wciąż 17 proc. firm w ogóle nie wykonuje backupów, zatem świadomie naraża się na ryzyko i koszty związane z utratą danych. Firmy przyznają, że nie wykonują kopii zapasowych, ponieważ wydaje im się to zbyt skomplikowane. Wina leży także po stronie pracowników, którzy albo zwyczajnie zapominają o backupie albo otwarcie przyznają, że nie mają na to czasu, bagatelizując tym samym konsekwencje i narażając pracodawcę na ogromne straty.

Utrata danych może poważnie utrudnić lub wręcz uniemożliwić prowadzenie działań biznesowych, powodując przestoje w pracy, ogólną dezorganizację, dotkliwe straty materialne, a w najgorszym przypadku doprowadzić nawet do bankructwa. Brak odpowiedniej polityki przywracania utraconych danych *powoduje w sytuacji awaryjnej czasochłonne i kosztowne *procesy powrotu działania firmy do stanu normalnego.

Do najczęstszych przyczyn utraty danych należą:

• Awarie sprzętu: dysków, serwerów, zasilaczy (40 proc.)
  • Awarie oprogramowania: błędy oprogramowania, wirusy, Trojany (19 proc.)
  • Błędy ludzkie: przypadkowe skasowanie, rozlanie kawy, nieświadome działanie (29 proc.)
  • Celowe działanie: kradzież, włamanie, sabotaż, wirusy, fałszywe e-maile (9 proc.)
  • Klęski żywiołowe, wypadki: ogień, woda, zawalenie budynku, inne wypadki (3 proc.)

Straty ponoszone przez firmy, które nie wykonują regularnie backupu danych można oszacować. Większość przedsiębiorców utracone zasoby próbuje odzyskać, korzystając z pomocy specjalistycznych laboratoriów. Nie daje to jednak gwarancji, że uda się przywrócić wszystkie pliki, część nich może zostać zbyt mocno uszkodzona lub trwale skasowana. Diagnoza takiej sytuacji to dla firmy koszty około kilkuset złotych, zaś samo odzyskiwanie może kosztować nawet kilkanaście tysięcy złotych.

Większość firm, które wykonują kopie zapasowe, robi to w tradycyjnej formie, co oznacza, że musi ponieść również koszty wynajmu powierzchni, zakupu nowych i utrzymania starych nośników w dobrej kondycji. Nawyk prowadzenia fizycznych backupów jest echem ery sprzed rewolucji internetowej, dawniej firmy nie miały innej alternatywy.

Wraz z rozwojem technologii i dostępu do szerokopasmowego łącza na rynku pojawiły się firmy oferujące zdalne kopie zapasowe. Programy te wykonują kopie dokumentów z komputera, a następnie wysyłają je szyfrowanym połączeniem na zewnętrzne serwery. Szyfrowanie następuje jeszcze przed wysłaniem plików na serwer, dlatego jedyną osobą która ma w nie wgląd jest właściciel komputera.

Przyjrzyjmy się bliżej szacunkowemu porównaniu kosztów dla małej firmy, która wykonuje kopie zapasowe w jeden z tradycyjnych sposobów i za pomocą automatycznego narzędzia.

1. Żeby wykonywanie backupu miało sens musi odbywać się regularnie i często. Przyjmijmy, że granicą przyzwoitości jest wykonywanie backupu raz dziennie.
2. Czas pracownika potrzebny na wykonanie wszystkich czynności - 30 minut na stanowisko dziennie = 8 zł, przy przeciętnej krajowej stawce 16 zł netto za godzinę (dane oszacowane na podstawie informacji GUS w grudniu 2009 – średnia pensja 3648,60 zł brutto).
3. Cena nośnika: CD - 1 zł, DVD - 2 zł
4. Pozostałe koszty: utrzymanie archiwum, oddzielne pomieszczenie, prąd - 40 zł.
5. Kalkulacja dotyczyć będzie małej firmy, która zatrudnia łącznie 5 pracowników – wyliczamy miesięczny koszt backupu (22 dni robocze).

W firmie zatrudniającej 5 pracowników, tradycyjny backup kosztuje 700 zł miesięcznie, jest on 5 razy wyższy niż koszt usługi automatycznego tworzenia kopii zapasowych (na przykładzie cennika usługi Auto-Backup).

Autor jest project manageremAuto-Backup Biznes