Jak zarządzać wierzytelnościami, żeby nie zbankrutować?

Proces budowania dobrej jakości portfela wierzytelności zaczyna się na długo przed transakcją sprzedaży. Pozyskanie odbiorcy to bowiem tylko część sukcesu. Kolejnym elementem procesu jest wyselekcjonowanie spośród kontrahentów tych, którzy chcą z nami współpracować, a do tego są jeszcze wiarygodni finansowo. Warto w tym celu przeprowadzić analizę dokumentów finansowych potencjalnego odbiorcy swoich usług, jak również zasięgnąć opinii na temat danego kontrahenta wśród innych podmiotów na rynku. Ponadto dobrym źródłem informacji są licznie dostępne raporty czy portale branżowe. Mamy również możliwość skorzystania z usług wywiadu gospodarczego.

Dobre udokumentowanie dostarczonej przez nas usługi czy towaru to kolejny czynnik mający znaczenie w efektywnym zarządzaniu wierzytelnościami. Podpisana faktura jest dla Urzędu Skarbowego dokumentem informującym wyłącznie o tym, że zaistniał obowiązek odprowadzenia podatku VAT. Chyba, że umieścimy na nim zapis, iż kontrahent potwierdza odbiór ilościowy i jakościowy towaru. Niemniej bezpieczniejszym rozwiązaniem będzie stworzenie protokołu odbioru towaru, w którym odbiorca wyraźnie potwierdza ilość i jakość uzyskanego produktu. Najlepiej, aby oba dokumenty, tj. faktura i protokół były ze sobą spójne i stanowiły uzupełniającą się całość.

Często zdarza się, że przedsiębiorcy nie przywiązują do tej kwestii należytej uwagi. Fakturom towarzyszą nieczytelnie podpisane dokumenty WZ czy CMR, co znacząco wydłuża czas oczekiwania na wyrok sądowy, który z kolei ma duże znaczenie w procesie ściągania należności. Warto też pamiętać, aby w umowie z kontrahentem doprecyzować co, kiedy i jak ma być udokumentowane, dzięki czemu nie zostanie zareklamowane przez odbiorcę lub oprotestowane na etapie sądowym.

W sytuacji, gdy towar lub usługa zostają sprzedane wiarygodnemu płatnikowi, warto udokumentowaną transakcję wdrożyć w sprawny i skuteczny monitoring należności. Pomagają w tym nie tylko odpowiednio wyszkoleni pracownicy własnej firmy, ale także odpowiednie oprogramowanie sygnalizujące przeterminowania czy umożliwiające przygotowanie odpowiednich raportów online.

Najskuteczniejszym wsparciem w tym obszarze służą specjalistyczne firmy, do których możemy oddelegować nie tylko sam monitoring należności, ale cały proces zarządzania wierzytelnościami, efektywnie łącząc go z ubezpieczeniem i finansowaniem.

Ważne terminy

Po upływie terminu wymagalności faktury powinniśmy zadbać o dobrą komunikację z kontrahentem, poczynić odpowiednie ustalenia oraz przeprowadzić ich egzekwowanie. W zależności od sytuacji, ale nie później niż 30-45 dni po terminie wymagalności, powinniśmy wysłać ostateczne wezwanie do zapłaty. Warto również skrupulatnie gromadzić wszystkie dokumenty, które mogą stać się dowodem dla sądu lub ubezpieczyciela o dochowaniu należytej staranności w dochodzeniu długu. Po tym okresie lub jeśli korzystamy z ubezpieczenia, to po wyznaczonym terminie w polisie terminie, zgłaszamy szkodę do ubezpieczyciela wraz z kompletem dokumentów, jakie zgromadziliśmy.

Jeśli nie ubezpieczyliśmy naszych należności lub nie wspiera nas w tym procesie żadna instytucja, warto rozważyć skorzystanie z usługi profesjonalnej windykacji. Sprawnie działający sztab prawników i specjalistów z firmy zewnętrznej, wynagradzany w zależności od sukcesu swoich działań, nastawiony jest na osiąganie jak najlepszych efektów.

Istotnym elementem zarządzania jest odpowiednie podejście do całego portfela należności. Istnieje kilka żelaznych zasad, o których należy koniecznie pamiętać. Po pierwsze, największy klient nie powinien stanowić więcej niż 20-30 proc. portfela naszych należności. Im większa wartość sprzedaży do poszczególnych odbiorców lub im wyższe utrzymują się salda np. z powodu dłuższych terminów płatności, tym rozproszenie portfela powinno być większe. Jeśli otrzymaliśmy zamówienie do realizacji większe niż owe 20-30 proc. naszego portfela należności, tym dokładniej powinniśmy zweryfikować naszego kontrahenta. Warto taką transakcję dodatkowo zabezpieczyć lub włączyć ochronę kredytu kupieckiego u faktora lub ubezpieczyciela na cały nasz portfel należności.

Po drugie, unikajmy dużych kontraktów, które zrealizujemy z niską marżą, zwłaszcza w przypadku już znanych nam odbiorców, których dodatkowo nie weryfikujemy. Koszty ewentualnego odzyskania należności lub tylko samego finansowania opóźnień w spłacie będą większe niż nasz przychód. Zadbajmy też odpowiednio wcześniej o środki obrotowe na realizację takiego kontraktu. Miejmy również odwagę budować od samego początku zdrowe relacje z kontrahentami. Jeśli wywiązaliśmy się z zamówienia zgodnie z umową i w terminie, możemy wymagać tego samego od drugiej strony, tzn. pełnego prawa do oczekiwania płatności w wyznaczonym okresie. Warto pamiętać o tym, że po terminie wymagalności faktury nasz kontrahent staje się z definicji dłużnikiem.

Pamiętajmy również, że zarządzanie należnościami to proces, który powinien obejmować wszystkie etapy sprzedaży. To również dbałość przedsiębiorcy o edukację swoich pracowników na wszystkich szczeblach firmy i we wszystkich działach od sprzedaży przez logistykę, aż po księgowość. Firmy nie znikają z rynku dlatego, że - jak to się powszechnie uważa, nie zarabiają na siebie i są nierentowne. Najczęstszym powodem bankructwa jest utrata płynności. Przyczyną takiego stanu rzeczy jest brak świadomości, że o własne należności należy dbać nie gorzej niż o własne pieniądze.