Jakich dokumentów może zażądać organizator przetargu?

Trudność sprawia nie tylko zakres dokumentów i informacji wymaganych przez zamawiającego. Surowe reguły dotyczące formy pism i zaświadczeń czy też trybu ich wystawienia przez właściwe podmioty są częstą przyczyną odrzucania ofert, unieważniania postępowań, a nawet sporów sądowych.

W dniu 30 grudnia 2009 weszło w życie rozporządzenie w sprawie rodzajów dokumentów, których zamawiający może żądać od wykonawcy oraz form, w jakich te pisma powinny być składane. Kluczowe różnice dotyczą wprowadzenia lub zmian zapisów odnośnie do:

• Zaświadczeń o niekaralności wykonawców
  • Dokumentów dotyczących podwykonawców
  • Polis, jakie wykonawca ma obowiązek posiadać
  • Dokumentów technicznych
  • Rezygnacji z zaświadczeń z ewidencji działalności gospodarczej
  • Referencji świadczących o odpowiedniej jakości wykonanych robót
  • Oświadczeń o zatrudnianiu osób niepełnosprawnych

W myśl nowych przepisów zamawiający może żądać od wykonawcy złożenia zaświadczenia o niekaralności, przy czym dokument ten w przypadku osób mających miejsce zamieszkania poza terytorium RP powinien być wystawiony przez właściwy organ sądowy albo administracyjny kraju, na terytorium którego wykonawca ma miejsce zamieszkania.

W sytuacji, gdy w państwie tym nie wydaje się zaświadczeń odpowiadających dokumentom z Krajowego Rejestru Karnego, wykonawca może przedłożyć zamawiającemu oświadczenie złożone przed notariuszem, właściwym organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego.

Wykonawca, który realizować będzie zamówienie za pomocą podwykonawców, na żądanie zamawiającego jest obowiązany do złożenia dokumentów dotyczących tych podmiotów. Są to: oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia z przetargu, odpis z właściwego rejestru, zaświadczenie z ZUS-u i Urzędu Skarbowego, informacja z KRK. Ponadto, gdy wykonawca polega na zdolnościach finansowych innych podmiotów, zobowiązany będzie od niego przedłożyć informacje z banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej o odpowiedniej sytuacji finansowej takiego podmiotu.

Istotną zmianą jest ponadto przepis stanowiący, że wykonawca na żądanie zamawiającego, jest obowiązany do złożenia dokumentu opłaconej polisy, a nie jak to było dotychczas, dokumentu polisy. Chodzi o potwierdzenie, że posiada on ubezpieczenie OC w zakresie prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej. Zmiana ta, jak się wydaje, miała na celu wyeliminowanie sytuacji, gdy wykonawca na potwierdzenie znajdowania się w dobrej sytuacji ekonomicznej i finansowej składał dokument w postaci nieopłaconej polisy, który w rzeczywistości nie dawał gwarancji zamawiającemu, że wykonawca zrealizuje zamówienie należycie.

Rozporządzenie uprawnia ponadto zamawiającego do żądania dostarczenia przez wykonawców nowych, nie określonych w poprzednim rozporządzeniu dokumentów, tj: opisu urządzeń technicznych, instrukcji obsługi oraz środków stosowanych przez wykonawcę dostaw lub usług, opisu zaplecza naukowo-badawczego. Dokumenty te mają świadczyć o odpowiedniej jakości realizowanego zamówienia.

Zrezygnowano z możliwości, by zamawiający wymagał od wykonawcy złożenia zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej na potwierdzenie, że nie podlega on wykluczeniu z postępowania. Dokument ten nie stanowi bowiem o tym, czy w stosunku do wykonawcy otwarto likwidację bądź ogłoszono upadłość, a takie czynności podjęte wobec przedsiębiorców, stanowią podstawę do ich wykluczenia.

Rozporządzenie proponuje także zmianę w odniesieniu do treści dokumentów, jakich zamawiający ma prawo żądać od wykonawców uczestniczących w postępowaniu przetargowym na roboty budowlane. Do wykazu robót budowlanych wykonawca będzie musiał dołączyć zaświadczenie o ich wykonaniu, przy czym nowością jest to, że treść dokumentu powinna zawierać potwierdzenie tego, że roboty budowlane zostały zrealizowane przez wykonawcę zgodnie z zasadami sztuki budowlanej i prawidłowo ukończone.

Nowością wprowadzoną przez rozporządzenie jest możliwość żądania przez zamawiającego oświadczenia mówiącego, że ponad 50 proc. zatrudnionych przez wykonawcę stanowią osoby niepełnosprawne. Sytuacja ta dotyczy jednak tylko tych postępowań, w których zamawiający zastrzegł w ogłoszeniu przetargowym, że o udzielenie zamówienia mogą starać się wyłącznie wykonawcy spełniający ten warunek.

Należy zaznaczyć, że przepisy rozporządzenia stosuje się do postępowań przetargowych ogłoszonych po 30 grudnia 2009, czyli po wejściu w życie nowych przepisów. Oznacza to, że jeżeli postępowanie zostało wszczęte (ogłoszone) wcześniej, a wykonawca składa ofertę po tej dacie, stosuje się przepisy starego rozporządzenia.

• Pułapki i problemy z postępowaniem przetargowym
  • Kiedy można poprawić pomyłkę w ofercie
  • Do przetargu wystarczy kopia dokumentu
  • Ważność zaświadczeń w przetargach

Autor jest radcą prawnym w Kancelarii Prawnej Chajec, Don-Siemion & Żyto