Faktura proforma - co to jest i kiedy jest używana?

Faktura proforma jest często używana w celu zyskania przedpłaty lub zaliczki na poczet realizacji jakiegoś zlecenia. Wciąż zbyt mało przedsiębiorców dostrzega korzyści, jakie daje faktura proforma.

Faktura proforma ma taką samą budowę jak każda inna faktura. Zawierać ona powinna takie same dane, czyli na przykład termin płatności i przedmiot sprzedaży. Trudno jest ją odróżnić od klasycznej faktury. Rozróżnienie dotyczy przede wszystkim obecności* przypisu "proforma"*. Jeżeli kontrahent ją opłaci, to skutkuje to zawarciem umowy sprzedaży oraz przyjęciem złożonej oferty.

Jednocześnie faktura proforma staje się ofertą dostarczenia towaru lub usług dopiero w momencie, kiedy zostanie uregulowana wynikająca z niej należność. Fakturę proforma można wystawić zarówno wyłącznie na zaliczkę, jak i na pełną kwotę zamówienia.

Zgodnie z prawodawstwem obowiązującym w Polsce, faktura proforma to dokument będący zapowiedzią albo propozycją faktury, przede wszystkim faktury VAT. Może się zdarzyć, że faktura proforma nie pokrywa się z ostatecznym dokumentem księgowym. Jej wystawienie nie zwalnia podatnika z konieczności wystawienia faktury na zasadach ogólnych. Przepisy nie regulują jednak ostatecznie możliwości wystawienia proformy oraz terminu, w jakim powinno się to zrobić. Jedno jest jednak pewne – nie ma możliwości wystawienia faktury proforma już po otrzymaniu środków na konto. Po opłaceniu faktury proforma istnieje obowiązek wystawienia prawdziwej faktury VAT do 15 dnia kolejnego miesiąca.

Z drugiej strony, faktura proforma nie jest dokumentem księgowym, dlatego nie jest konieczne jej opłacenie. Robi się to wówczas, kiedy jej treść jest akceptowana przez odbiorcę i chce on nabyć dany towar lub usługę. Nie wywołuje ona żadnych skutków w podatku od towaru i usług. Sprzedawca usługi nie uiszcza odpowiedniego podatku VAT do urzędu skarbowego i nie musi wykazywać tego jako przychodu. Także strona, dla której wystawiana jest proforma, nie może odliczyć sobie naliczonego podatku VAT i wrzucić jej w swoje firmowe koszty.

Faktura proforma ma kilka zalet. Przede wszystkim pozwala w prosty i przy tym przejrzysty sposób poinformować potencjalnego kontrahenta o kosztach całości wykonania usługi, a także o ewentualnych płatnościach. To wygodne dla przedsiębiorców, jeżeli na przykład klient wycofa się z zakupu. Nie trzeba jej bowiem korygować, co zajmuje trochę czasu. Jeżeli klient nie zareaguje w żaden sposób na zaproponowaną mu fakturę proforma, to tak naprawdę nic nie trzeba robić. Nie ma konieczności opłacania podatku VAT i zachowany jest porządek w księgowości. Jest to także rodzaj zabezpieczenia, i to dla obu stron. Przy braku płatności nie trzeba wykonywać usługi ani wydawać towaru.

W chwili, gdy faktura proforma zostaje zaakceptowana i podpisana, staje się ona pod względem prawnym tak samo ważna, jak umowa. Jest to również dowód sądowy, kiedy ktoś nie dokona odpowiedniej płatności. Potwierdza bowiem, że klient zobligował się do zapłaty konkretnej sumy.

Faktura proforma może zostać zarówno wystawiona osobiście, jak i można także zrobić to za pośrednictwem któregoś programu do fakturowania.