Kiedy wydatek staje się kosztem?

_ Pytanie: _

Podnajmujemy lokale od osób fizycznych, które dalej wynajmujemy, czynsz płacimy właścicielom lokali po rozliczeniu przychodów i kosztów danego miesiąca (np. rozliczamy czerwiec, wypłacamy czynsze właścicielom lokali 20 lipca, z każdym właścicielem mamy zawartą umowę najmu)
. Kiedy czynsz płacony właścicielom lokali będzie dla nas kosztem podatkowym - w momencie zapłaty czynszu (lipcu), czy w miesiącu, którego czynsz dotyczy (czerwcu)?

_ Odpowiedź: _

Za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku), z wyjątkiem sytuacji gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów (art. 15 ust. 4e updop).

Dla podatników prowadzących księgi rachunkowe momentem poniesienia kosztu jest dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych na podstawie faktury lub innego dowodu. I tak jeżeli kontrahent wystawił fakturę podatnikowi 30 czerwca z terminem zapłaty upływającym 20 lipca, w którym to dniu opłacono należność, a zaksięgowanie płatności z tej faktury w księgach rachunkowych nastąpiło 21 lipca, to dniem poniesienia kosztu będzie właśnie 21 lipca.

• ZOBACZ TAKŻE:
  • Leasing nieruchomości a podatki
  • Firma w domu to niższe podatki

Natomiast dzień wystawienia faktury lub rachunku, stanowiącego podstawę zaksięgowania kosztu stanowi moment poniesienia kosztu dla podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów.

W przypadku pozostałych podatników należy przyjąć, że momentem poniesienia kosztu jest wypływ środków pieniężnych.

Załóżmy, że pytanie dotyczy podmiotu prowadzącego księgi rachunkowe - wtedy te same zasady dotyczą zarówno osób prawnych, jak i osób fizycznych prowadzących pozarolniczą działalność gospodarczą.

Usługi najmu czy dzierżawy są zaliczane do usług ciągłych, dla których strony najczęściej w umowie określają odpowiednie okresy rozliczeniowe (tzn. w jakich terminach odbiorca usług jest obowiązany do zapłaty za nie i za jaki okres).

Jeżeli strony ustaliły, że usługa ma być rozliczana w okresach rozliczeniowych, za datę powstania przychodu uznaje się ostatni dzień okresu rozliczeniowego określonego w umowie lub na wystawionej fakturze. Jedynym ograniczeniem jest to, by ustalenie przychodu z takiej umowy odbywało się nie rzadziej niż raz w roku (art. 12 ust. 3c updop).

Oznacza to, że jeżeli strony zawarły umowę najmu i w umowie ustaliły, że czynsz jest płatny z góry do 20. każdego miesiąca, to przychód z tytułu należnego czynszu trzeba wykazać na koniec każdego miesiąca, bez względu na fakt otrzymania tego czynszu. Zatem przychód z najmu będącego przedmiotem działalności gospodarczej powstaje w dniu, w którym zgodnie z postanowieniami umowy najemca ma obowiązek zapłaty czynszu.

Przy czym nie ma tutaj znaczenia, czy najemca faktycznie dokonał zapłaty i terminowo wywiązał się ze swojego zobowiązania. Przychód powstaje w dniu wskazanym w umowie jako dzień zapłaty - niezależnie od tego, czy najemca dokona zapłaty w późniejszym terminie lub też nie zapłaci w ogóle.

Otrzymanie zapłaty czynszu przed lub po ustalonym terminie płatności nie skutkuje powstaniem przychodu w innym terminie. Przychód ten powstaje zawsze w ostatnim dniu okresu rozliczeniowego, określonego w umowie lub na wystawionej fakturze (nie rzadziej niż raz w roku).

| UWAGA: |
| --- |
| Przychód należny powstaje ostatniego dnia okresu rozliczeniowego przyjętego przez strony, który powinien wynikać z zawartej przez strony umowy lub wystawionej przez jedną ze stron faktury, w sposób pozwalający na identyfikację tego okresu rozliczeniowego. |

Zasadą jest, że kosztem podatkowym są wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem wymienionych w art. 16 ust. 1 updop (art. 15 ust. 1 tej ustawy).

Koszty uzyskania przychodów bezpośrednio związane z przychodami (a do takich niewątpliwie należy czynsz najmu), poniesione w latach poprzedzających rok podatkowy oraz w roku podatkowym, są potrącalne w tym roku podatkowym, w którym osiągnięte zostały odpowiadające im przychody, z zastrzeżeniem art. 15 ust. 4b i 4c updop (art. 15 ust. 4 tej ustawy).

Zgodnie z art. 15 ust. 4b updop, koszty uzyskania przychodów bezpośrednio związane z przychodami, odnoszące się do przychodów danego roku podatkowego, a poniesione po zakończeniu tego roku podatkowego do dnia:

• 1) sporządzenia sprawozdania finansowego, zgodnie z odrębnymi przepisami, nie później jednak niż do upływu terminu określonego do złożenia zeznania, jeżeli podatnicy są obowiązani do sporządzania takiego sprawozdania, albo
  • 2) złożenia zeznania, nie później jednak niż do upływu terminu określonego do złożenia tego zeznania, jeżeli podatnicy, zgodnie z odrębnymi przepisami, nie są obowiązani do sporządzania sprawozdania finansowego

- są potrącane w roku podatkowym, w którym osiągnięte zostały odpowiadające im przychody.

Zgodnie natomiast z art. 15 ust. 4c updop, koszty uzyskania przychodów bezpośrednio związane z przychodami, odnoszące się do przychodów danego roku podatkowego, a poniesione po dniu, o którym mowa w art. 15 ust. 4b pkt 1 albo pkt 2 updop, są potrącalne w roku podatkowym następującym po roku, za który sporządzane jest sprawozdanie finansowe lub składane zeznanie.
Jednocześnie przepis art. 15 ust. 4d updop stanowi, że koszty uzyskania przychodów, inne niż koszty bezpośrednio związane z przychodami, są potrącalne w dacie ich poniesienia. Jeżeli koszty te dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, w takim przypadku stanowią koszty uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą.

Podstawa prawna
Ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn. Dz.U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 ze zm.)

Autorka jest radcą prawnym