Kilometrówka. Co to jest i jak ją rozliczyć?

Kilometrówka jest inaczej nazywana ewidencją przebiegu pojazdu. To prosty sposób, żeby poprawnie rozliczyć wydatki, które przedsiębiorca ponosi na samochód w firmie. Obowiązek rozliczania kilometrówki należy do przedsiębiorcy, który wykorzystuje prywatny samochód do firmowych celów.

Najłatwiej wyjaśnić pojęcie kilometrówki jako rejestr kilometrów, które faktycznie zostały przejechane. Przepisy nakazują, by miała ona konkretne elementy. Chodzi tu przede wszystkim o konieczność zawarcia:

• danych osoby, która korzysta z samochodu;
• numer rejestracyjny samochodu;
• trasy, która została pokonana – chodzi o odległość, cel podróży.

Dzięki kilometrówce można określić maksymalną kwotę wydatków, jakie przedsiębiorca może rozliczyć, wykorzystując prywatne auto.

Ewidencja przebiegu pojazdu, czyli kilometrówka musi być prowadzona w sytuacji, gdy przedsiębiorca wykorzystuje prywatny samochód. Samochód musi być własnością przedsiębiorcy, pracownika albo tej innej osoby. Kilometrówkę stosuje się w sytuacji, gdy samochód nie jest wprowadzony do ewidencji środków trwałych w firmie.

To, że przedsiębiorca prowadzi kilometrówkę, nie znaczy, że nie musi dokumentować wydatków, związanych z eksploatacją auta. Trzeba wiedzieć, że koszty uzyskania przychodów mogą być rozliczone tylko w sytuacji, gdy wydatki faktycznie zostały poniesione. Wydatki te są ustalane na podstawie faktur i rachunków.

Sama kilometrówka nie dowodzi, że koszt został poniesiony. Kilometrówka pozwala ustalić limit wydatków, które są związane z użytkowaniem auta. Wydatki te mogą być wtedy zaliczone do kosztów podatkowych. Limit ten oznacza się, mnożąc liczbę przejechanych kilometrów przez stawkę za 1 km przebiegu.

Oto stawki za 1 km, które obowiązują aktualnie. Są one zależne od pojemności pojazdu:

• pojemność silnika do 900 cm3 – 0,5214 zł,
• pojemność od 900 cm3 – 0,8358 zł,
• motocykl – 0,2302 zł,
• motorower – 0,1382 zł.

W sytuacji, gdy koszty, które zostały poniesione, są wyższe niż limit, który wynika z kilometrówki, mogą być rozliczone w kolejnych miesiącach. Wydatki, które uwzględnia się poprzez kilometrówkę, można rozliczać narastająco. Jeśli koszty, które zostały poniesione, są wyższe niż to, co powinno być rozliczone, to można je rozliczyć w kolejnym miesiącu. Trzeba wiedzieć, że z takie przeniesienie może być zrealizowane wyłącznie w ramach jednego roku podatkowego. Nie da się ich przenieść na rok następny.

Jeśli przedsiębiorca będzie wykorzystywał samochodów, a nie wprowadzi go do ewidencji środków trwałych i nie prowadzi kilometrówki, to nie może zaliczyć do kosztów podatkowych wydatków, które są związane użytkowaniem tego pojazdu.