Koszty uzyskania przychodu – kto je ponosi? Sposoby dokumentacji

Koszty uzyskania przychodu mogą być bardzo zróżnicowane. Na pewno nie są to wydatki reprezentacyjne, wydatki na spłatę rat pożyczek i kredytów, odpisy amortyzacyjne o wartości powyżej 20 000 euro przy samochodach osobowych etc.

Popularne koszty uzyskania przychodu to zakup towarów handlowych i materiałów podstawowych. Istotny jest także zakup materiałów biurowych, opłaty za domenę i stronę internetową. Wielu przedsiębiorców w ramach kosztów uzyskania przychodu wlicza media, telefon, Internet, odpisy amortyzacyjne do środków trwałych. W przypadku pojazdów w koszty wrzucić można opłaty za paliwo i naprawy. Inne ponoszone przez przedsiębiorcę koszty to na przykład nakłady na reklamę i marketing, takie jak druk ulotek, reklamy w mediach, a nawet pozycjonowanie strony.

Kosztem firmowym powinny być wyłącznie te wydatki, które mają bezpośredni związek z pozyskiwanym dochodem i nie mają charakteru osobistego. W przeciwnym wypadku urząd może zakwestionować ich zasadność. Dobrym pomysłem w razie wątpliwości jest wystąpienie o interpretację indywidualną.

Jednakże koszty uzyskania przychodu to w niektórych sytuacjach także te wydatki, które służą nie bezpośredniemu zyskowi, ale zabezpieczeniu źródeł przychodu. Na przykład osoba prowadząca sklep zatrudnić może firmę ochroniarską lub kupić sprzęt alarmowy i w tej sytuacji może odliczyć te dodatkowe wydatki od podatku. Tak naprawdę pojęcia te są bardzo płynne i czasem wiele zależy od indywidualnej interpretacji danej sytuacji.

Jeżeli wydatek ma stać się kosztem poniesionym przez firmę, musi spełniać definicję. Aby mógł on zostać wpisany do księgi przychodów i rozchodów, musi zostać także udokumentowany. Podstawą do tego są faktury, rachunki oraz dokumenty celne.

Dopuszczalne są także inne dowody, ale muszą być one wiarygodne, czyli określać strony transakcji, mieć podaną datę, przedmiot operacji gospodarczej i jej wartość, a także podpisy upoważnionych do jej wystawienia i odbioru osób. Musi mieć także jakieś oznaczenie, najczęściej numeryczne.

Dowód księgowy powinien zostać wpisany po polsku i w sposób zrozumiały. Na przykład skrótowa nazwa nie powinna sprawiać problemów z rozszyfrowaniem.

Osoby, które nie są przedsiębiorcami, na przykład osoby, które są zatrudnione na podstawie umowy o pracę, także ponoszą koszty uzyskania przychodu. Wynoszą one 111,25 złotych miesięczne, jeżeli podatnik uzyskuje przychody tylko z jednego zakładu pracy oraz 111,15 złotych od każdego zakładu pracy, jeżeli tych miejsc jest więcej. Kwota 139,06 złotych obowiązuje, kiedy miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika znajduje się poza miejscowością, w której zlokalizowany jest zakład pracy.

W przypadku pozyskiwania pewnych źródeł przychodów, koszty uzyskania przychodu zostały określone na 20 lub 50 procent (50 procent w sytuacji przekazania majątkowych praw autorskich do wykonanego dzieła).