Księga przychodów i rozchodów. Kiedy stosować?

KPiR to jedno z narzędzi księgowych, dzięki któremu prowadzić można skuteczną bieżącą ewidencję księgową. Pozwala ona na księgowanie przychodów i wydatków ponoszonych przez firmę. Cieszy się ona dużym powodzeniem, ponieważ jest to najprostszy sposób rozliczenia się z urzędem skarbowym.

Do księgi przychodów i rozchodów wpisuje się pozycje takie jak przychody, zakupione towary handlowe i materiały podstawowe, poniesione wydatki związane z prowadzoną działalnością, a także koszty prac badawczo-rozwojowych.

Księga przychodów i rozchodów nie zawiera informacji na temat zaliczek na poczet dostawy lub sprzedaży towarów oraz wykonania usługi. Z księgowego punktu widzenia nie jest to bowiem wciąż ani przychód, ani tym bardziej koszt jego uzyskania. Nie wpisuje się do niej także kosztów inwestycji jeszcze w czasie jej realizacji. Właściwy moment na wpisanie takich informacji pojawia się dopiero po zakończeniu inwestycji w formie odpisu amortyzacyjnego. Księga przychodów i rozchodów nie zawiera również informacji na temat obrotu opakowaniami zwrotnymi. Są one wydawane za kaucją i jako takie nie stanowią przychodu. KPiR nie zawiera również informacja na temat jednorazowej pomocy na rozpoczęcie prowadzenia działalności gospodarczej. Do takich dotacji należą te pozyskiwane z funduszy unijnych oraz dotacje
z urzędu pracy.

Księga przychodów i rozchodów przeznaczona jest dla osób fizycznych osiągających dochód z pozarolniczej działalności gospodarczej nieobjętych ryczałtem, które prowadzą jednoosobową działalność gospodarczą. Jej prowadzenie może być opłacalne także dla spółek cywilnych, spółek jawnych oraz spółek partnerskich.

Księga przychodów i rozchodów wymaga również spełnienia dodatkowego warunku, jakim jest przychód netto ze sprzedaży towarów, produktów oraz operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy nieprzekraczający kwoty 1 200 000 euro (równowartość w złotówkach). W takim przypadku istnieje ustawowy obowiązek prowadzenia pełnej księgowości.

Istnieją sytuacje, w których można zostać zwolnionym z prowadzenia księgi przychodów i rozchodów. Te sytuacje to na przykład zaawansowany wiek i wymagający stan zdrowia, a także nieduży rozmiar i niektóre rodzaje prowadzonej działalności gospodarczej. Aby móc skorzystać z takiego zwolnienia, należy złożyć odpowiedni wniosek w urzędzie skarbowym w terminie nie późniejszym niż 30 dni przed miesiącem, od którego chce się z takiego zwolnienia korzystać.

Księga przychodów i rozchodów nie jest przeznaczona także dla osób rozliczających się w formie ryczałtu.

Księga przychodów i rozchodów powinna zostać założona w dniu rozpoczęcia prowadzenia działalności gospodarczej. O rozpoczęciu jej prowadzenia powiadomiony powinien zostać naczelnik urzędu skarbowego, jeżeli w poprzednim roku podatkowym dany podatnik korzystał ze zryczałtowanego opodatkowania lub prowadził pełną księgowość.

Księga przychodów i rozchodów może być prowadzona w formie elektronicznej lub papierowej – wybór zależy od wygody podatnika. Ma ona określony podział na kolumny, w których wpisuje się określone wartości. Forma elektroniczna nie różni się wiele od formy tradycyjnej. Musi jednak pozwalać na zapisanie danych na nośnikach, aby zabezpieczyć księgę przed zniszczeniem.