Księgi rachunkowe. Kto ma obowiązek prowadzić księgi rachunkowe?

Przedsiębiorcy muszą prowadzić ewidencję przychodów i kosztów. Ewidencja może być prowadzona w formie uproszczonej, czyli Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów albo pełnej, czyli w formie księgi rachunkowej. Zwykle jest tak, że księgi rachunkowe są adresowane dla większych firm.

Księga rachunkowa to zestawienie obejmujące zapisy księgowe. Są one uporządkowane w kolejności chronologicznej. Pokazuje jakie obroty i saldo generuje dana firma, a także jakie są aktywa i pasywa przedsiębiorstwa.

Każda księga rachunkowa składa się z kilku elementów. Są to:

• Księga główna, która służy do zapisywania wszystkich operacji zachodzących w przedsiębiorstwie. Przy tym wykorzystuje się tzw. metodę podwójnego zapisu. Chodzi o to, że najpierw operację zapisujemy w księdze głównej, a potem rozliczamy, księgując je na określonych kontach głównych, a potem kontach pomocniczych.
• Dziennik jest przeznaczony do tego, by zapisywać dane o wszystkich operacjach.
• Księga pomocnicza zawiera szczegóły i uzupełnia zapisy, które zawarte są w księdze głównej.
• Wykaz aktywów i pasywów – to spis wszystkiego, co należy do firmy. Musi on być określony na dzień zamknięcia księgi.
• Zestawienie obrotów i sald.

Rozliczenie w formie księgi rachunkowej może wybrać dowolna firma. Ustawa o rachunkowości wskazuje jednak określone rodzaje przedsiębiorstw, które obowiązkowo muszą prowadzić księgi rachunkowe. Mowa tu m.in. o:

• spółkach handlowych;
• spółkach osobowych, jeśli przychody ze sprzedaży przekraczają równowartość 2 mln euro;
• bankach i instytucjach finansowych, które działają w oparciu o prawo bankowe lub zgodnie z przepisami dotyczącymi obrotu papierami wartościowymi;
• przedstawicielstwach zagranicznych firm.

Księgi rachunkowe muszą też prowadzić jednostki samorządowe takie jak powiaty, czy gminy.

Wszystkie inne organizacje, których nie wymienia ustawa, mogą, ale nie muszą korzystać z ksiąg rachunkowych do swoich rozliczeń.

Najważniejszą zasadą jest to, by księgi rachunkowe były prowadzone bez błędu i bardzo rzetelnie. Co istotne, zapisy muszą być dokonywane na bieżąco. W każdym momencie muszą one wskazywać rzeczywisty stan finansów firmy.

Żeby uznać księgi rachunkowe za takie, które są prowadzone bez błędów, wszystkie wpisy muszą być kompletne, a także poprawnie zaklasyfikowane do odpowiednich kont. Księga rachunkowa musi mieć zapisy w porządku chronologicznym. Prowadzenie jej systematycznie pozwala na bieżąco uzyskać konkretne informacje o stanie biznesu. Dane trzeba wpisywać tak, by można było łatwo odróżnić informacje związane z rachunkami bieżącymi, a takimi, które pozwolą bardzo łatwo ocenić, w jakiej sytuacji finansowej i kondycji jest przedsiębiorstwo. Żeby to zrobić, koniecznie trzeba badać stan majątku, stan zobowiązań i należności. Jak w każdej działalności, łatwo będzie też odczytać kondycję z przychodów i kosztów działania. Wśród wskaźników jednym z najważniejszych będzie też ten pokazujący stratę lub zysk, a także inne, które pomagają określić, w jakiej kondycji jest przedsiębiorstwo.

Księga rachunkowa musi być otwarta nie później niż w ciągu dwóch tygodni od uruchomienia firmy albo od momentu, gdy zaszła w firmie zmiana, która nakazuje prowadzenie finansów w formie księgi rachunkowej. Może się tak zdarzyć, jeśli przekroczony zostanie limit przychodu nakazujący uruchomienie księgi rachunkowej.