Po co przedsiebiorcy e-podpis?

Podpis stanowi jeden z najpowszechniejszych elementów codziennego życia prawnego, a jednak nie ma jego definicji legalnej. Sposób posługiwania się podpisem i jego postrzeganie jest związane z oceną jego skutków prawnych, stąd też w ujęciu prawnym zyskuje doniosłe znaczenie.

Podpis może być wytwarzany i potwierdzany dowolną techniką i metodą, ujawniony i udostępniony w dowolnej formie i postaci oraz nanoszony i utrwalany na dowolnym materiale i nośniku. W dobie powszechnej komputeryzacji i informatyzacji oraz zawierania umów elektronicznych zaistniała potrzeba stworzenia również podpisu elektronicznego. Ustawą z dnia 18 września 2001r. o podpisie elektronicznym ustawodawca uregulował warunki stosowania podpisu elektronicznego oraz skutki prawne jego stosowania.

Podpisem elektronicznym w rozumieniu ustawy są dane w postaci elektronicznej, które łącznie z innymi danymi, do których zostały dołączone lub z którymi są powiązane służą do identyfikacji osoby składającej podpis elektroniczny (art. 3 ust. 1 u.p.e.).

Podpisem elektronicznym jest każda metoda i technika elektronicznej identyfikacji osób działających w środowisku elektronicznym lub akceptowania przez te osoby dokumentów elektronicznych. Identyfikacja, inaczej uwierzytelnianie osoby fizycznej, oznacza jej identyfikację przez ujawnienie i sprawdzenie jej tożsamości w związku z podejmowanymi przez nią czynnościami.

Wskazuje się na dwie podstawowe funkcje podpisu elektronicznego mianowicie: identyfikacyjną (identyfication) - podpis określa bowiem pochodzenie sygnowanej nim treści, wskazuje tożsamość i charakterystykę osoby, do której przynależy; autoryzacyjną (autentyfication) - podpis potwierdza również niezmienność treści dokumentu.

Bezpieczny podpis elektroniczny winien być weryfikowany przy pomocy kwalifikowanego certyfikatu, wówczas dokument nim sygnowany wywołuje skutki prawne równoważne dokumentom opatrzonym podpisami własnoręcznymi, oczywiście jeśli został złożony w okresie ważności tego certyfikatu. Certyfikatem jest więc elektroniczne zaświadczenie, przy pomocy którego dane służące do weryfikacji podpisu elektronicznego są przyporządkowane do osoby składającej podpis elektroniczny oraz umożliwiają zarazem identyfikację tej osoby.

Ma on szerokie zastosowanie, potwierdza bowiem określony stan faktyczny lub prawny. Zasadniczo potwierdza on tożsamość przedsiębiorcy korzystającego z danego serwera, aby nikt się pod niego nie podszył oraz identyfikuje użytkownika, co pozwala z kolei na udostępnienie serwisu tylko uprawnionym podmiotom. Wyróżnia się: certyfikaty serwerów, certyfikaty producentów oprogramowania, certyfikaty urzędów certyfikacji, certyfikaty osobiste.

Certyfikat może posiadać klasę tzw. klasę certyfikatu, która wskazuje na stopień zabezpieczenia i ochronę danych certyfikatu oraz zakresu odpowiedzialności urzędu wydającego certyfikat. Ustawa przewiduje instytucję certyfikatu kwalifikowanego, **stanowiącego dokument upoważniający do posługiwania się kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Uwierzytelnia on wyłącznie jedną osobę fizyczną i tylko przez nią może być wykorzystywany do sygnowania dokumentów elektronicznych.

• Jak korzystać z e-podpisu w dokumentach ZUS
  • Jak korzystać z e-podpisu przy rozliczeniu podatków
  • Zastosowania e-podpisu: KRS, przetargi, e-faktury
  • Okres ważności certyfikatów ZUS

Certyfikat kwalifikowany wykorzystywany jest przez przedsiębiorców głównie w: **

• 1. kontaktach z ZUS - dokumentacja dotycząca: zgłaszania płatników składek, deklaracji rozliczeniowych, imiennych raportów miesięcznych, dokumentów korygujących, dokumentacji dotyczącej wyrejestrowania osób, w stosunku do których wygasł tytuł do ubezpieczeń społecznych;
  2. 1. kontaktach z US - platforma e - Deklaracje - od 1 stycznia 2008 roku obsługa wszystkich płatników odbywa się przez system e - Deklaracje;
  3. 1. kontaktach z innymi przedsiębiorcami, zawieraniem z nimi umów elektronicznych.

Do zalet wykorzystywania certyfikatów kwalifikowanych należy zaliczyć:

• 1. możliwość kontaktowania się z wieloma instytucjami bądź urzędami drogą elektroniczną przy wykorzystaniu tylko jednego certyfikatu kwalifikowanego;
  2. 1. możliwość załatwiania spraw urzędowych, biznesowych, cywilno - prawnych za pośrednictwem Internetu oraz skrócenie czasu ich realizacji;
  3. 1. zastąpienie dotychczasowej ,,dyskietki" w kontaktach z ZUS przez urządzenia, które można podłączyć do standardowych portów dostępnych w każdym komputerze klasy PC (np. USB);
  4. 1. zabezpieczenie podpisanych dokumentów elektronicznych przed zmianami przez osoby nieupoważnione;
  5. 1. znacznie prostsze, szybsze i tańsze przeszukiwanie elektronicznych archiwów;
  6. 1. dostępność urzędów elektronicznych on line przez całą dobę, 7 dni w tygodniu.
  7. Należy podkreślić, że możność posługiwania się podpisem elektronicznym jest równoznaczna z uzyskaniem certyfikatu kwalifikowanego.

Możliwość elektronicznego rozsyłania miesięcznych raportów to dogodne rozwiązanie dla dużych zakładów, które w ten sposób mogą uniknąć drukowania i doręczania setek dokumentów. Podpis elektroniczny będzie się coraz bardziej upowszechniał w obrocie. Zakup podpisu to nie tylko wydatek na ZUS. Przyda się także w wypadku zamówień publicznych. Koszty certyfikatów powinny jednak być niższe, aby nie stanowiły bariery dla małych firm. Można się też spodziewać, że nie wszyscy przedsiębiorcy będą zainteresowani takim rozwiązaniem. Dokumenty elektroniczne bez pieczątki i podpisu, wciąż budzą nieufność.

Literatura:

• J. Gołaczyński (red) Prawne i ekonomiczne aspekty komunikacji elektronicznej, Warszawa 2003
  • R. Podpłoński, P. Popis, Podpis elektroniczny, Warszawa 2004
  • A.K. Bieliński, Charakter podpisu w polskim prawie cywilnym materialnym i procesowym, Warszawa 2007
  • K. Borowicz, Ustawa o podpisie elektronicznym, Komentarz, Bielsko Biała 2002
  • K. Szaniawski, T. Kościelny, Ustawa o podpisie elektronicznym, Komentarz, Zakamycze 2003

Autorka jest prawniczką z Kancelarii BSO Prawo & Podatki Bramorski Szermach Okorowska we Wrocławiu