Podpis elektroniczny – czym jest i w jakich sytuacjach można go zastosować?

Podpis elektroniczny to narzędzie, które zgodnie z intencją jego twórców ma za zadanie ułatwić codzienne sytuacje łączące się z kontaktami na przykład z urzędami. Umożliwia on identyfikację podmiotów, które przesyłają dokumenty drogą elektroniczną.

Podpis elektroniczny to połączenie danych w formie elektronicznej oraz innych, które razem tworzą możliwość identyfikacji osoby, która taki podpis złożyła. W praktyce, aby był on bezpieczny, musi być przede wszystkim przyporządkowany do tylko jednej osoby.

Druga kwestia to korzystanie z bezpiecznych urządzeń, które są używane wyłącznie przez osobę, która podpis składa. Dodatkowo podpis elektroniczny musi być również powiązany z danymi, w których jakakolwiek zmiana musi być szybko rozpoznawalna.

Zwykły podpis elektroniczny nie posiada certyfikatu kwalifikowanego i używa się go na przykład podczas wymiany wiadomości e-mail. Jest to powszechne, ale nie gwarantuje bezpieczeństwa danych.

Bezpieczny podpis elektroniczny posiada certyfikat kwalifikowany. Takie rozwiązanie jest znacznie bardziej bezpieczne. To właśnie z niego korzystają urzędy podczas przesyłania dokumentów. Umożliwia na przykład złożenie deklaracji podatkowej online.

Infrastruktura bezpiecznego podpisu elektronicznego podlega pod Narodowe Centrum Certyfikacji.

Warto wiedzieć, że wszelkie dokumenty podpisane przy użyciu podpisu elektronicznego mają taką samą moc jak te podpisane osobiście.

Podpis elektroniczny wiele ułatwia, i to nie tylko w codziennym życiu przedsiębiorcy. Dzięki niemu uniknąć można wizyt w wielu urzędach, a także wysyłania dokumentów pocztą. Można na przykład składać w ten sposób e-deklaracje ZUS i podatkowe, podpisywać umowy, składać oferty na przetargach czy zwracać się do Urzędu Patentowego.

Podpis elektroniczny w wersji podstawowej jest darmowy. Bezpieczny podpis elektroniczny wymaga odpłatności. Można go nabyć w kilku miejscach, między innym w Krajowej Izbie Rozliczeniowej (Szafir), Enigma S.O.I. (PEM-HEART) czy w Polskiej Wytwórni Papierów Wartościowych (Sigillum).

W tych miejscach podpisuje się umowę oraz uzyskuje certyfikat. Odebrać go trzeba osobiście i na miejscu potwierdza się prawidłowość danych. Dodatkowo otrzymuje się również narzędzia pozwalające na wykorzystanie podpisu. Jednym z nich jest karta kryptograficzna z czytnikiem lub z tokenem. Niezbędne jest także oprogramowanie, dzięki któremu możliwe jest nawiązanie połączenia karty z komputerem za pośrednictwem czytnika lub tokena.

Bezpieczny podpis elektroniczny jest składany dzięki poleceniu tego komputerowi. Za sprawą otrzymanego oprogramowania, które szyfruje prywatnym kluczem podpis, dokument taki jest gotowy do wysłania go do swojego adresata.

Elektroniczny podpis cieszy się coraz większą popularnością przede wszystkim ze względu na wygodę, jaką oferuje. Pozwala na zaoszczędzenie czasu, który w innym przypadku spędzałoby się w kolejkach w urzędzie. Osoby mające mniejszy kontakt z urzędami nie muszą koniecznie wyrabiać płatnego bezpiecznego podpisu elektronicznego. Na przykład do złożenia rocznej deklaracji podatkowej wystarczy podanie przychodu z ubiegłego roku.

W wielu przypadkach podpis elektroniczny zastępuje założenie konta na platformie ePUAP, czego można dokonać za pośrednictwem chociażby bankowości internetowej. W przypadku profilu zaufanego konieczna jest jednorazowa wizyta w którymś z podanych urzędów.