Podróże służbowe w przypadku umów cywilnoprawnych

Przy czym nie należy zapominać, iż zleceniobiorcy w świetle Kodeksu pracy nie są pracownikami i w stosunku do nich nie mają wprost zastosowania regulacje dotyczące czasu pracy, czy przepisy rozporządzeń w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz odpowiednio poza granicami kraju.

W związku z tym, zleceniodawcy muszą pamiętać o umieszczeniu w umowie odpowiedniej adnotacji dotyczącej podróży służbowych oraz wysokości przysługujących zleceniobiorcom należności.

Podróżą służbową dla zleceniobiorcy będzie wyjazd, uzasadniony koniecznością przeprowadzenia czynności będącej przedmiotem zlecenia, poza miejscowość określoną jako miejsce wykonywania umowy, miejsce zamieszkania zleceniobiorcy lub inną miejscowość określoną zgodnie z wolą stron.

Jako że w umowie cywilnoprawnej strony mogą dowolnie kształtować swoje prawa i obowiązki, mogą także za obopólnym porozumieniem określić warunki odbywania podróży służbowej, ale tylko pod warunkiem, że treść umowy czy jej cel nie sprzeciwiają się właściwości stosunku prawnego, jaki powstanie na podstawie tej umowy oraz przepisom prawa lub zasadom współżycia społecznego.

Rozliczenie i kwestia podatkowa

Rozliczanie kosztów podróży służbowych w ramach umów cywilnoprawnych przeprowadza się na podobnych zasadach, które stosuje się wobec pracowników etatowych. Dlatego też zleceniodawca może wliczyć w koszty podatkowe podróż krajową lub zagraniczną odbywaną przez zleceniobiorcę. Natomiast dla zleceniobiorcy zwrot kosztów podróży jest przychodem podatkowych będącym częścią wynagrodzenia zgodnego z zawartą umową.

Warto zauważyć, że diety oraz inne należności, przysługujące pracownikowi (a zatem i zleceniobiorcy) zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, nie podlegają opodatkowaniu do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach dotyczących wysokości oraz warunków ustalania należności, jednak wcześniej muszą zostać spełnione pewne warunki:

• należności nie zostały zaliczone przez zleceniobiorcę do kosztów uzyskania przychodów,
• ale zostały poniesione przez zleceniodawcę w celu osiągnięcia przychodów
• lub w celu realizacji zadań organizacji i jednostek organizacyjnych działających na podstawie przepisów odrębnych ustaw, lub
• przez organy (urzędy) władzy lub administracji państwowej albo samorządowej oraz jednostki organizacyjne im podległe lub przez nie nadzorowane,
• lub przez osoby pełniące funkcje obywatelskie, o których mowa w art. 13 pkt 5, w związku z wykonywaniem tych funkcji;
• ponadto w umowie między stronami musi znaleźć się wyżej wymieniony zapis o przysługującym zleceniodawcy zwrocie kosztów z tytułu realizacji zlecenia zgodnie z zasadami określonymi dla pracowników.

Zleceniodawcy, podobnie jak pracodawcy, powinni być doskonale zorientowani w kwestii warunków udzielania podróży służbowych, z tym że w tym wypadku zleceniobiorcom. Ponadto także w interesie zleceniobiorców pozostaje znajomość przywilejów im przysługujących, w tym również należności za podróże służbowe określone zapisem w umowie zlecenia lub o dzieło.

Oczywiście zwrot kosztów za wydatki poniesione podczas podróży służbowych następuje po przedłożeniu odpowiednich dokumentów związanych z tymi wydatkami, dlatego też zleceniobiorcy nie mogą zapominać o zachowaniu faktur czy rachunków.