Podwyższone koszty uzyskania przychodu. Kiedy stosować?

Przychód, który pracownik zatrudniony na umowie o pracę osiąga, jest opodatkowany podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Podatek od dochodu jest pomniejszany o koszty uzyskania przychodów.

Standardowa wysokość kosztów uzyskania przychodu w przypadku pracownika określona jest w ustawie. I tak:

• Jeśli pracownik uzyskuje przychody ze stosunku pracy lub pracy nakładczej, to koszty uzyskania przychodu to 111,25 zł miesięcznie, czyli nie więcej niż 1335 zł z jednego stosunku pracy lub maksymalnie 2002,05 zł za rok podatkowy, jeśli przychody uzyskiwane są równocześnie z więcej niż jednego tytułu.
• Koszty uzyskania przychodu wynoszą 139,06 zł miesięcznie i nie więcej niż 1668,72 zł, w jednym roku podatkowym. Taką wartość stosujemy, jeśli pracownik mieszka poza miejscowością, w której jest siedziba firmy i nie otrzymuje dodatku za rozłąkę. Koszty te nie mogą być łącznie wyższe niż 2502,56 zł za rok podatkowy, jeśli przychody uzyskiwane są równocześnie z kilku tytułów.

Żeby zastosować podwyższone koszty uzyskania przychodu w wysokości 139,06 zł, pracownik musi złożyć oświadczenie, że spełnienia warunek określony w przepisach, czyli że mieszka poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy. Jeśli pracownik nie złoży takiego oświadczenia, to wyliczając zaliczkę na podatek dochodowy, nie można zastosować podwyższonych kosztów uzyskania przychodu.

Warto pamiętać, że oświadczenie jest ważne do odwołania, czyli do momentu, gdy miejsce zamieszkania pracownika ulegnie zmianie. Jeśli pracownik zawiadomi pracodawcę, że mieszka gdzie indziej i miejsce jego zamieszkania znajduje się w tej samej miejscowości, co siedziba pracodawcy, to trzeba zakończyć potrącanie podwyższonych kosztów uzyskania przychodu.

Warunkiem stosowania podwyższonych kosztów przychodu w wysokości 139,06 zł jest to, że pracownik nie dostaje zwrotu kosztów poniesionych na przejazd z miejsca zamieszkania do miejsca pracy

W sytuacji, gdy wydatki związane z dojazdami do pracy z innej miejscowości są wyższe niż kwota określona w limicie kosztów uzyskania przychodów pracownika, to można rozliczyć całkowitą kwotę kosztów, które zostały faktycznie poniesione na dojazd do pracy.

Takie odliczenie można zastosować i wykazać w zeznaniu rocznym tylko w następujących przypadkach:

• jeśli koszty dojazdu są wyższe od kwoty zryczałtowanej określonej w przepisach;
• jeśli pracownik dojeżdża do pracy autobusem, kolejną lub komunikacją miejską;
• jeśli koszty dojazdów będą udokumentowane imiennymi biletami okresowymi.

Bardzo ważnym elementem jest konieczność posiadania przez pracownika imiennego biletu okresowego obejmującego trasę z miejsca zamieszkania do pracy. Taki bilet jest konieczny, żeby móc dokonać odliczenia kosztów dojazdu, które faktycznie zostały poniesione.

Kosztów dojazdu nie można rozliczyć, jeśli pracownik dojeżdża swoim samochodem. Nawet jeśli wydatki udokumentowane są fakturami.