Program Operacyjny Kapitał Ludzki: Dokumentacja rozliczenia wydatków

Zestawienie wykonane na podstawie dokumentów w postaci roboczej (możliwych do modyfikacji) nie gwarantuje, że dane te są ostatecznie i trwale ujęte w księgach rachunkowych.

Beneficjent załącza do wniosku o płatność: zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki, załącznik pt. _ Szczegółowa charakterystyka udzielonego wsparcia _oraz wyciągi bankowe z rachunku bankowego i raporty kasowe.

Zestawienie może mieć formę:

• - wydruku z ewidencji księgowej beneficjenta;
  • - tabeli w formie zawartej w załączniku do wzoru wniosku o płatność.

Beneficjent, który decyduje się na załączanie do wniosku o płatność wydruku z ewidencji księgowej, powinien przygotowywać ten wydruk zgodnie z kryteriami _ Wymagania _ w odniesieniu do informatycznego systemu finansowo-księgowego beneficjenta.

W przypadku beneficjentów POKL, którzy nie posiadają informatycznych systemów finansowo-księgowych, spełniających kryteria systemu finansowo-księgowego, możliwe jest rozliczanie poniesionych wydatków w ramach projektu na podstawie tabeli (zestawienia) przygotowywanej ręcznie i stanowiącej załącznik do wniosku o płatność. Beneficjent, który decyduje się na załączanie do wniosku o płatność zestawienia poniesionych wydatków w formie tabeli wypełnianej ręcznie, przygotowuje ją zgodnie z zasadami zawartymi w instrukcji wypełniania wniosku o płatność.

Beneficjent dokonuje wyboru formy rozliczenia przed podpisaniem umowy o dofinansowanie projektu.

Wypełniany jest on przez beneficjenta realizującego wsparcie na rzecz osób lub instytucji

Beneficjent do rozliczenia załączyć też musi wyciągi z rachunku bankowego oraz raporty kasowe w przypadku projektów realizowanych ze wsparciem dotacji rozwojowej, za okres, którego dotyczy wniosek o płatność.

[ ( http://static1.money.pl/i/h/90/t21338.jpg ) ] (http://msp.money.pl/wiadomosci/prawo/artykul/rozliczanie;dotacji;w;firmach;z;pelna;ksiegowoscia,124,0,651644.html) Rozliczanie dotacji w firmach z pełną księgowością
W sytuacji, gdy wydatki pośrednie wynoszą - przykładowo - tysiąc złotych a ich 13,5-procentowy limit wynosi 1 350 zł, beneficjent może wykazać we wniosku wyłącznie środki faktycznie wydane. W takiej sytuacji beneficjent powinien wykazać wydatki pośrednie w wysokości 1 000 zł, a pozostałe 350 zł rozliczyć w późniejszych wnioskach o płatność. Zgodnie z zasadami dotyczącymi rozliczania wydatków pośrednich, 13,5 procent będzie liczone w kolejnych wnioskach o płatność od skumulowanych wydatków bezpośrednich.

Wniosek o płatność jest składany w terminach określonych w umowie o dofinansowanie projektu, nie rzadziej niż raz na trzy miesiące oraz - w przypadku wniosku o płatność końcową - nie później niż 30 dni od zakończenia okresu realizacji projektu.

Instytucja zarządzająca zaleca, aby wnioski o płatność składane były nie później niż w terminie 10 dni roboczych od zakończenia okresu rozliczeniowego.

Wniosek o płatność składany jest w wersji papierowej i elektronicznej. Po otrzymaniu wniosku o płatność, właściwa instytucja nadaje mu numer zgodnie z wytycznymi Instytucji Koordynującej NSRO.

Co do zasady, beneficjent nie ma obowiązku załączania kserokopii dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków. Dokumenty te są archiwizowane w siedzibie beneficjenta i udostępniane w trakcie kontroli na miejscu dokonywanej przez Instytucję Pośredniczącą lub instytucję wdrażającą (Instytucję Pośredniczącą II stopnia).

Dokumentami potwierdzającymi poniesione wydatki są:

1. faktury lub inne dokumenty księgowe o równoważnej wartości dowodowej wraz z dokumentami zapłaty (w przypadku płatności gotówkowej wystarczającym dowodem jest faktura lub inny dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej z adnotacją np. _ zapłacono gotówką _ lub _ forma płatności - gotówka _ lub z innymi dokumentami potwierdzającymi rozchód z kasy beneficjenta)

*2. *następujące dokumenty poświadczające wysokość wkładu niepieniężnego, amortyzacji lub wkładu w postaci dodatków lub wynagrodzeń:

• - zestawienie faktur sprzedaży dóbr lub usług np. z miesiąca poprzedzającego miesiąc ich wniesienia;
  • - kopia faktury zakupu;
  • - udokumentowane ceny dóbr lub usług poprzez przedstawienie stosownym notowań na rynkach giełd towarowych lub cenników innych jednostek zajmujących się ich obrotem lub świadczeniem;
  • - inne dokumenty, o ile pozwalają na identyfikację jego wysokości;

w przypadku wkładu niepieniężnego.

• - tabele amortyzacyjne środków trwałych wraz ze stosownymi dokumentami księgowymi np. w postaci PK;

w przypadku amortyzacji

• - oświadczenie składane przez podmioty wypłacające dodatki lub wynagrodzenia pozwalające na identyfikację poszczególnych uczestników projektu oraz wysokości wkładu w odniesieniu do każdego z nich

w przypadku wkładu w postaci dodatków lub wynagrodzeń uczestników projektu.

Wszystkie dokumenty księgowe dotyczące projektu (oryginały) muszą być prawidłowo opisane na odwrocie, w celu przedstawienia związku z projektem.

• - numer umowy;
  • - tytuł projektu;
  • - informację, że projekt współfinansowany jest z Europejskiego Funduszu Społecznego;
  • - nazwę zadania zgodnie z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie projektu (lub adnotację, że dotyczy dokument kosztów pośrednich), w ramach którego wydatek jest ponoszony;
  • - kwotę kwalifikowalną lub w przypadku gdy dokument księgowy dotyczy kilku zadań kilka kwot w odniesieniu do każdego zadania.

Jednocześnie każdy dokument księgowy powinien zawierać informację o poprawności formalnej i rachunkowej, a w przypadku gdy dokument dotyczy zamówienia publicznego - również odniesienie do ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych.

Elementy dowodu księgowego określa ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości w art. 21, ust 1. Każdy dowód księgowy powinien zawierać:

• 1. określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
  • 2. określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
  • 3. opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,
  • 4. datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,
  • 5. podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
  • 6. stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa w ust. 1 pkt 5 i 6, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów lub techniki dokumentowania zapisów księgowych:

• 1. Wartość może być w dowodzie pominięta, jeżeli w toku przetwarzania w rachunkowości danych wyrażonych w jednostkach naturalnych następuje ich wycena, potwierdzona stosownym wydrukiem.
  • 2. Dowód księgowy opiewający na waluty obce powinien zawierać przeliczenie ich wartości na walutę polską według kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia operacji gospodarczej. Wynik przeliczenia zamieszcza się bezpośrednio na dowodzie, chyba że system przetwarzania danych zapewnia automatyczne przeliczenie walut obcych na walutę polską, a wykonanie tego przeliczenia potwierdza odpowiedni wydruk.
  • 3. Jeżeli dowód nie dokumentuje przekazania lub przejęcia składnika aktywów, przeniesienia prawa własności lub użytkowania wieczystego gruntu albo nie jest dowodem zastępczym, podpisy osób, o których mowa w ust 1 pkt 5, mogą być zastąpione znakami zapewniającymi ustalenie tych osób. Podpisy na dokumentach ubezpieczenia i emitowanych papierach wartościowych mogą być odtworzone mechanicznie.
  • 4. Na żądanie organów kontroli lub biegłego rewidenta należy zapewnić wiarygodne przetłumaczenie na język polski treści wskazanych przez nich dowodów, sporządzonych w języku obcym.

• - Rachunek
  • - Faktura VAT
  • - Faktura korygująca (faktura korekta)
  • - Nota korygująca
  • - Lista płac
  • - Deklaracje rozliczeniowe ZUS
  • - Polecenie wyjazdu służbowego
  • - Wyciąg bankowy - Polecenie przelewu
  • - Bankowy dowód wpłaty
  • - Dokumenty kasowe: KP - kasa przyjmie i KW - kasa wyda
  • - Polecenie księgowania - KP
  • - Dowód wewnętrzny
  • - Inne określone przez Instytucję Wdrażającą, np. nota wewnętrzna określająca zaliczkę na podatek dochodowy od wynagrodzeń

Jako dowód należy traktować wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Dowodami w postępowaniu mogą być: zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, oraz inne zgromadzone dokumenty, np.: księgi podatkowe i księgi rachunkowe, dowód księgowy.

Dokument stanowi pisemny ślad (dowód) czynności prawnej. I choć w ustawie o rachunkowości, na określenie dowodu księgowego nie stosuje się pojęcia dokumenty to jednak w wielu opracowaniach oraz w terminologii finansowo-księgowych systemów informatycznych pojawia się to sformułowanie.

Autorka jest dyrektorem ds. rozliczeń unijnych i główną księgową w firmie Donewell