Rozliczanie dotacji w firmach z pełną księgowością

Zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie Beneficjent jest zobowiązany do prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej wydatków Projektu w sposób przejrzysty zgodnie z zasadami określonymi w Programie, tak aby możliwa była identyfikacja poszczególnych operacji związanych z Projektem.

Przeczytaj część pierwszą artykułu o rozliczaniu dotacji - m.in. o księgowaniu projektu w książce przychodów i rozchodów!

Prowadząc ewidencję księgową, Beneficjent powinien w polityce rachunkowości, do której posiadania zobowiązuje jednostki ustawa o rachunkowości, opisać wyraźnie sposób powiązania dokumentu zarejestrowanego w informatycznych zbiorach ksiąg z dokumentem źródłowym znajdującym się w archiwum papierowych dokumentów, tj. zapewnić ścieżkę audytu.

Dla systemów niestosujących rejestracji poprzez _ bufor _ funkcję taką może spełniać wymagany ustawowo w księgach rachunkowych automatycznie nadawany numer pozycji w dzienniku księgowań. W systemach stosujących odroczone w czasie księgowanie dokumentów wprowadzanych etapami stosowany jest najczęściej do celów kontrolnych niezmienny i unikatowy numer ewidencyjny ustalany przez program w chwili pierwszej rejestracji dokumentu.

Aby umożliwić dokumentację wydatków kwalifikowalnych związanych z realizacją projektu w ramach PO KL poprzez zestawienia z ewidencji księgowej, prowadzone za pomocą informatycznych systemów księgowych, Beneficjent powinien przed poniesieniem pierwszych wydatków zaplanować i wprowadzić odpowiednią odrębną ewidencję księgową w obszarze swoich ksiąg rachunkowych. Powinien również zaktualizować swoją politykę rachunkowości o zasady ewidencji wydatków kwalifikowalnych dotyczących projektów w ramach PO KL.

Planując taką ewidencję i dobierając odpowiednie konta księgowe, powinien wziąć pod uwagę następujące kwestie:

• potrzeby informacyjne związane ze sprawozdawczością w zakresie wydatków kwalifikowalnych (podział kosztów na odpowiednie kategorie zgodnie z zatwierdzonym budżetem projektu – np. wydatki bezpośrednie, w szczególności podział na zadania oraz wydatki pośrednie),
  • obowiązujące przepisy (np. podział na współfinansowanie krajowe i wkład EFS w przypadku jednostek budżetowych),
  • techniczne możliwości posiadanego przez siebie systemu księgowego (gdyż np. niektóre systemy nie pozwalają na tworzenie dalszych kont analitycznych do kont, na których już znajdują się zapisy księgowe).

Może to wymagać od Beneficjenta wydzielenia w swojej ewidencji odrębnych kont syntetycznych, analitycznych lub pozabilansowych, na których prowadzona będzie ewidencja wydatków kwalifikowalnych dotyczących realizacji projektów PO KL. Należy dodać, iż wymagana jest odrębna ewidencja zarówno dla kont kosztów, VAT, przychodów (jeżeli występują przychody związane z realizacją projektu), rachunku bankowego, jak i rozrachunków.

W przypadku dokumentów księgowych, które tylko w części dotyczą projektu, kwoty wynikające z tych dokumentów powinny być odpowiednio dzielone na związane z realizacją projektu bądź nie i ujmowane na odrębnych kontach. Muszą one także być poparte odpowiednią dokumentacją potwierdzającą prawidłowość podziału kwot (kalkulacje, specyfikacje do list płac etc).

W przypadku gdy instytucja rozliczająca projekt uzna dany wydatek za niekwalifikowalny, Beneficjent powinien wyksięgować tę pozycję z wyodrębnionej ewidencji dotyczącej wydatków kwalifikowalnych związanych z realizacją projektu PO KL.

Instytucja Pośrednicząca może nałożyć dodatkowe, bardziej szczegółowe wymogi związane z księgowaniem wydatków w ramach projektów realizowanych w PO KL.

Plan kont **to układ kont przyjęty w podmiocie gospodarczym w celu uporządkowania ewidencji zdarzeń gospodarczych, uwzględniający obowiązujące przepisy prawa oraz potrzeby zarządzających.

Zakładowy plan kont to formalny dokument, będący częścią systemu księgowego, który ma obowiązek posiadać i stosować każda osoba prawna oraz inne podmioty gospodarcze, które zgodnie z ustawą o rachunkowości muszą prowadzić pełną księgowość finansową.

Zakładowy plan kont powinien **zawierać następujące elementy:

• wykaz kont syntetycznych (w przypadku ich prowadzenia za pomocą komputera – dokumentację systemu przetwarzania),
  • wykaz kont analitycznych wraz z ich powiązaniem z kontami syntetycznymi,
  • szczegółowe zasady funkcjonowania kont syntetycznych i analitycznych,
  • zasady bieżącej wyceny składników aktywów jednostki,
  • określenie sposobu ustalania i ewidencji wyniku finansowego,
  • wszystkie pozostałe szczegółowe unormowania systemu polityki rachunkowości, np. metody kalkulacji kosztów, sposoby ewidencji kosztów, metody wyceny towarów i materiałów, dokumentację operacji gospodarczych w rachunkowości itp.

Należy pamiętać, iż realizując projekt PO KL, zgodnie z ustaleniami umowy o dofinansowanie należy prowadzić odrębną ewidencję księgową, w szczególności dla kont:

• przychodów,
  • kosztów,
  • podatków (podatek dochodowy, VAT),
  • kasy,
  • rachunku bankowego,
  • rozrachunków.

_ Przykładowe rozliczenie kosztów operacyjnych _