Rozliczanie VAT metodą kasową. Kiedy i dla kogo jest opłacalne?

Firmy, które mają problemy z otrzymywaniem płatności w terminie mogą rozważyć rozliczanie VAT-u metodą kasową. To ciekawa alternatywa, ponieważ wiąże konieczność rozliczenia podatku z uzyskaniem zapłaty od klienta. Na czym dokładnie polega metoda kasowa oraz kto i kiedy powinien z niej korzystać?

Przedsiębiorcy, którzy są czynnymi podatnikami VAT zazwyczaj rozliczają VAT na zasadach ogólnych, czyli metodą memoriałową. Oznacza to, że z wystawionej faktury sprzedażowej VAT rozliczają w okresie przypadającym na datę wystawienia dokumentu (do końca 2013 r.) lub datę sprzedaży (od początku 2014 r.).

W metodzie memoriałowej powstanie tzw. obowiązku podatkowego (konieczności rozliczenia podatku) nie zależy od tego, czy przedsiębiorca otrzymał zapłatę za wykonane usługi lub sprzedany towar. W konsekwencji może się zdarzyć, że przedsiębiorca musi zapłacić VAT z własnych środków, ponieważ klient jeszcze nie zapłacił. Dzieje się tak, gdy nabywca spóźnia się z zapłatą lub strony umówiły się na długi termin płatności, np. z uwagi na opóźnienia w zapłacie u firm trzecich.

Wobec tego ustawa o VAT przewiduje alternatywę, czyli kasową metodę rozliczania VAT. Wówczas ogólna zasada (od której jest jeden wyjątek – opisany poniżej) jest taka: VAT rozlicza się w okresie przypadającym na datę uzyskania płatności od klienta. Wcześniej nie trzeba go ujmować w deklaracji i rejestrach VAT, niezależnie od tego, czy sprzedaż miała już miejsce i faktura została wystawiona. VAT kasowy działa analogicznie w przypadku faktur zakupowych – podatek można odliczyć tylko od tych zakupów, które zostały opłacone.

Metoda kasowa jest przewidziana dla firm mających status małego podatnika, czyli tych, które nie przekraczają rocznie limitu 1,2 mln euro sprzedaży (ta kwota jest niższa m.in. dla firm maklerskich i zarządzających funduszami inwestycyjnymi)
. Jest to na tyle wysoka kwota, że zdecydowana większość polskich przedsiębiorców może wybrać VAT kasowy. Oprócz tego, korzystanie z VAT-u kasowego oznacza obligatoryjne rozliczanie VAT w okresach kwartalnych. Nie można rozliczać VAT-u kasowo w okresach miesięcznych.

VAT kasowy jest korzystny głównie dla przedsiębiorców, którzy wystawiają faktury z długimi terminami płatności. Zabezpiecza ich bowiem przed brakiem środków na zapłatę VAT do urzędu skarbowego. Takie rozliczenie jest też opłacalne w przypadku nowych działalności, gdy przedsiębiorcy nie są jeszcze w stanie określić terminu wpływu należności lub gdy spodziewają się opóźnień. Zabezpiecza ono przedsiębiorstwo przed utratą płynności finansowej przedsiębiorstwa i powstaniem zaległości podatkowych, które mogą doprowadzić w konsekwencji do wszczęcia postępowania egzekucyjnego wobec przedsiębiorcy.

Przy okazji warto jednak wspomnieć o pewnych wadach VAT-u kasowego. Jedna z nich została już wymieniona – firmy na Vacie kasowym rozliczają VAT z faktur zakupowych według dat płatności. Natomiast pozostali przedsiębiorcy rozliczają je według daty wystawienia – niezależnie od tego, czy daną fakturę opłacili.

Ponadto, trzeba pamiętać o tym, że rozliczanie VAT-u dopiero, gdy klient zapłaci wymaga śledzenia tych terminów. Może to być problematyczne, gdy dana firma korzysta z usług biura rachunkowego. Wówczas nie wystarczy tylko przekazać księgowym faktury do rozliczenia – trzeba także poinformować ich, która z nich została zapłacona, a która jeszcze nie. Jest to jeszcze bardziej kłopotliwe, gdy klient nie zapłaci całej kwoty jednorazowo, gdyż wtedy jedną fakturę rozlicza się wielokrotnie.

Rozliczanie VAT metodą kasową jest bardziej skomplikowane niż w przypadku metody memoriałowej (zasad ogólnych). Stosowanie kasowego VAT-u sprawia, że przedsiębiorcy dokumentują sprzedaż fakturami, na których obowiązkowo musi się znaleźć adnotacja „metoda kasowa”. Dzięki temu kontrahenci wiedzą, że otrzymali fakturę od podatnika korzystającego z metody kasowej.

Rozliczając VAT kasowo trzeba pamiętać, że od ogólnej zasady łączącej obowiązek podatkowy z zapłatą jest pewien wyjątek. VAT trzeba rozliczyć niezależnie od zapłaty w przypadku, gdy spełnione są łącznie dwa warunki:

1. sprzedaż dokonywana jest na rzecz osób prywatnych lub firm, które nie są czynnymi podatnikami VAT,
2. minęło 180 dni licząc od dnia wydania towaru lub wykonania usługi.

Innymi słowy, *jedynie w transakcjach na linii firma-firma VAT kasowy działa bez żadnych ograniczeń, przy czym tylko wówczas, gdy klient jest czynnym VAT-owcem. *Powyższe 180-dniowe ograniczenie dotyczy tylko sprzedaży na rzecz wybranych grup klientów.

VAT od zakupu towarów i usług na potrzeby działalności również można odliczyć tylko po zapłaceniu faktur. Jeżeli faktura jest zapłacona w części, to podatek VAT można odliczyć tylko od tej zapłaconej części.

Zarówno faktury sprzedaży, jak i zakupu wykazuje się w rejestrach VAT i deklaracji VAT-7 za okres, w którym dokonano lub otrzymano zapłatę. Jeżeli została uregulowana tylko część kwoty to w deklaracji wykazuje się fakturę tylko w części zapłaconej, natomiast pozostałą część w momencie uregulowania zaległości. W związku z tym może się zdarzyć, że jedna faktura zostanie wykazana w kilku deklaracjach VAT-7 – w częściach.

Warunki, które należy spełnić dla korzystania z metody kasowej zostały wymienione powyżej – chodzi o posiadanie statusu „małego podatnika”. Oznacza to, że każda firma może zastosować metodę kasową od początku swojej działalności, przy czym nie w stosunku do każdego rodzaju sprzedaży. Metody kasowej nie można stosować w przypadku:

• sprzedaży przy pomocy automatów,
• świadczenia usług telekomunikacyjnych za pomocą żetonów i kart telefonicznych,
• otrzymania dotacji, subwencji i podobnych dopłat,
• wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,
• importu usług.

Wyboru metody kasowej dokonuje się składając formularz VAT-R w urzędzie skarbowym właściwym ze względu na miejsce prowadzenia działalności gospodarczej. W części C1 druku VAT-R należy zaznaczyć w pozycji 39 wybór metody kasowej oraz wskazać okres, od którego przedsiębiorca zamierza rozliczać się według tej metody.

Jednocześnie trzeba pamiętać, aby wybrać kwartalne rozliczanie VAT-u. Przedsiębiorca, który jeszcze nie rozlicza VAT-u co kwartał musi dodatkowo zaznaczyć w VAT-R pozycje 1 w pkt. 44 oraz zaznaczyć pole 51, które mówi o tym, że będzie rozliczał się za pomocą deklaracji VAT-7K (właściwej dla VAT-u kwartalnego).

Wyboru metody kasowej można dokonać zarówno na początku działalności, jednocześnie z rejestracją VAT, jak i później. Wówczas VAT-R należy złożyć w terminie do końca miesiąca poprzedzającego okres, w którym przedsiębiorca chce rozpocząć rozliczanie VAT kasowo. *Powrotu do metody memoriałowej rozliczania VAT-u można dopiero po upływie 12 miesięcy. *