Samochód firmowy a zmiany w VAT. Jak udowodnić, do czego używasz auta?

Już niedługo kwestia używania samochodu osobowego wyłącznie w celach firmowych będzie miała kluczowe znaczenie w kontekście odliczania podatku VAT od tego samochodu. Warto więc zastanowić się w jaki sposób wykazać, że samochód przeznaczony jest wyłącznie do prowadzonej działalności gospodarczej.

Regulacje zawarte w ustawie o VAT dotyczące prawa do odliczenia podatku naliczonego z tytułu zakupu samochodu osobowego oraz nabywanego paliwa ulegną niedługo poważnym zmianom. Począwszy od 1 kwietnia 2014 r. zacznie obowiązywać ustawa z dnia 7 lutego 2014 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw wprowadzające całkowicie nowe zasady odliczania VAT od samochodów osobowych.

Zgodnie z nowymi regulacjami, od 1 kwietnia 2014 r. pełne odliczenie VAT będzie przysługiwać z tytułu nabycia samochodu osobowego, paliwa, jak i poniesionych związanych z samochodem wydatków eksploatacyjnych, jeżeli samochód wykorzystywany będzie wyłącznie w celach firmowych. W przypadku gdy pojazd używany będzie częściowo do celów związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą, a częściowo na cele prywatne, przysługiwać będzie ograniczone (do 50%) prawo do odliczenia

Zatem decydujące znaczenie w kontekście odliczenia podatku VAT będzie miał fakt wykorzystywania samochodu wyłącznie na cele firmowe. Zgodnie z nowymi przepisami pojazdy będzie uznawało się za wykorzystywane wyłącznie do prowadzenia działalności gospodarczej jeżeli sposób wykorzystywania tych pojazdów przez podatnika, zwłaszcza określony w ustalonych przez niego zasadach ich używania, dodatkowo potwierdzony prowadzoną przez podatnika dla tych pojazdów ewidencją przebiegu pojazdu, będzie wykluczał ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą

Po pierwsze więc dowód, że samochód wykorzystywany jest wyłącznie na cele firmowe mogą stanowić ustalone zasady używania samochodu. Wydaje się, że warto byłoby ustalić te zasady w formie pisemnej, tak aby można je było bez problemu przedstawić w razie kontroli organów podatkowych. Z zasad tych wynikać musi, że samochód służy tylko celom firmowym. Przykładowo w przypadku firmy kateringowej w zasadach tych można byłoby ująć, ze pracownicy firmy mogą korzystać z samochodów firmowych wyłącznie w celu nabycia zaopatrzenia oraz dostarczenia zamówionych przez klienta posiłków.

Po drugie dowodem wykorzystywanie samochodu tylko na cele prowadzonej działalności będzie stanowić prowadzona ewidencja przebiegu pojazdów. Prowadzenie tej ewidencji będzie obowiązkiem przedsiębiorcy. Ewidencję należało będzie prowadzić od dnia rozpoczęcia wykorzystywania pojazdu samochodowego wyłącznie do działalności gospodarczej do dnia zakończenia wykorzystywania tego pojazdu wyłącznie do tej działalności.

Nowe przepisy określają dane jakie powinna zawierać ewidencja. Należą do nich: numer rejestracyjny pojazdu samochodowego, dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji, stan licznika przebiegu pojazdu samochodowego na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji, wpis osoby kierującej pojazdem samochodowym dotyczący każdego wykorzystania tego pojazdu obejmujący: kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd – dokąd), liczbę przejechanych kilometrów, imię i nazwisko oraz podpis osoby kierującej pojazdem, liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.

Więcej o zmianach w VAT