Samochód prywatny do celów służbowych

Pracodawca może refundować pracownikowi koszty używania prywatnego samochodu do celów służbowych na dwa sposoby:

• • przyznając miesięczny ryczałt pieniężny albo
  • • rozliczając się z pracownikiem według faktycznie przejechanych przez niego kilometrów (tzw. kilometrówka).

RYCZAŁT:

Kwotę ustalonego ryczałtu zmniejsza się o 1/22 za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych (§ 4 ust. 2 rozporządzenia o stawkach).

KILOMETRÓWKA:

_ Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej: _

• • nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu,
  • • numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika,
  • • kolejny numer wpisu,
  • • datę i cel wyjazdu,
  • • opis trasy (skąd - dokąd),
  • • liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,
  • • stawkę za 1 kilometr przebiegu,
  • • kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 kilometr przebiegu,
  • • podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

*Jazdy lokalne pracownika - z podatkiem, ale bez składek *

Kwoty wypłacane pracownikom z tytułu używania przez nich pojazdów prywatnych do celów służbowych podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych jako przychód ze stosunku pracy (art. 12 ust. 1 updof), i to niezależnie od wysokości tych kwot. Wyjątek stanowią jedynie zwroty takich kosztów wypłacane pracownikom Służby Leśnej i listonoszom (art. 21 ust. 1 pkt 23b updof).

Kwoty takie nie podlegają natomiast oskładkowaniu (§ 2 ust. 1 pkt 13 rozporządzenia składkowego). Dotyczy to zarówno zwrotów dokonywanych w formie ryczałtu miesięcznego, jak i refundacji kosztów na podstawie „kilometrówki".

W przypadku jazd zamiejscowych, wolne od podatku są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika - w tym zwrot kosztów przejazdu samochodem prywatnym dla celów pracodawcy. Zwolnienie to przysługuje do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w obu rozporządzeniach o podróżach służbowych - do wysokości określonych w rozporządzeniu o stawkach (art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a updof).

Świadczenia te nie podlegają oskładkowaniu (§ 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia składkowego).

Poradnik Money.pl: Jak najkorzystniej użytkować auto w firmie?

Pobierz umowę o używanie samochodu prywatnego w celach służbowych