Trudniej o dotację. Sprawdź nowe limity

W ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (PO KL) można uzyskać dofinansowanie na przedsięwzięcia związane z wykorzystaniem potencjału pracowników, wzrost zatrudnienia, możliwości adaptacyjnych przedsiębiorstw, poprawy stanu zdrowia osób pracujących czy podniesienie poziomu wykształcenia społeczeństwa.

Celem programu jest wzrost poziomu zatrudnienia i spójności społecznej. W minionym roku sposób wykorzystywania dotacji zaczął jednak budzić coraz większe zastrzeżenia w Ministerstwie Rozwoju Regionalnego (MRR), odpowiadającym za realizację i nadzór programu.

Z ministerialnych analiz wynika, że w wielu projektach finansowanych w ramach PO KL koszty administracyjne przekraczały 1/3 wartości całego przedsięwzięcia, a w skrajnych przypadkach nawet połowę przyznanego dofinansowania. Ograniczało to więc środki bezpośrednio przeznaczane na realizację celów programu. W tym roku sytuacja ta ma jednak ulec zmianie w efekcie poprawek wprowadzonych do tzw. Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL.

_ - Po raz pierwszy od rozpoczęcia realizacji PO KL wprowadzono sztywne limity kosztów zarządzania projektami *– * komentuje Joanna Gilewska, Wicedyrektor Departamentu Projektów Europejskich w firmie doradczej F5 Konsulting sp. z o.o.. **– ** Wcześniej o racjonalności kosztów decydował z jednej strony projektodawca, opisując i uzasadniając, jakie koszty musi ponieść w konkretnym projekcie, z drugiej zaś osoba, która oceniała wniosek o dofinansowanie i akceptowała uzasadnienie lub rekomendowała zmianę zaproponowanych kwot _ – objaśnia Joanna Gilewska.

[ ( http://static1.money.pl/i/h/169/t77993.jpg ) ] (http://msp.money.pl/wiadomosci/zarzadzanie/artykul/program;operacyjny;kapital;ludzki;dokumentacja;rozliczenia;wydatkow,37,0,669221.html) Program Operacyjny Kapitał Ludzki: Dokumentacja rozliczenia wydatków
MRR zdecydowało się na zastosowanie limitów procentowych. System ograniczeń ma charakter progresywny – dla projektów do 1 mln zł limit wydatków został ustanowiony na pułapie 30%, a w przypadku przedsięwzięć powyżej 5 mln wynosi on tylko 10%. Określony został też zamknięty katalog kosztów, które można ponieść w zakresie zarządzania.

Wprowadzone zmiany mają na celu lepsze rozdysponowywanie przyznawanych środków. Większość ekspertów krytycznie ocenia jednak poprawki naniesione do wytycznych. – _ Zmiany te spowodują kolejne perturbacje w procesie przygotowywania wniosku oraz na etapie jego oceny _– przewiduje Ryszard Stefanowski, Dyrektor Ogólnopolskiej Fundacji Edukacji Komputerowej, która od początku akcesji do UE realizuje projekty współfinansowane z PO KL.

–_ Oprócz wątpliwości formalnych, związanych z kwalifikowaniem niektórych wydatków do kosztów zarządzania, wprowadzone limity najbardziej odbiją się na promocji projektów oraz rekrutacji nowych pracowników. MRR nie dostrzega takich problemów _– dodaje Stefanowski.

Joanna Gilewska **zwraca również uwagę na fakt, iż realizacja niektórych przedsięwzięć wymaga większych zasobów ludzkich, aniżeli wskazywałyby na to średnie statystyczne. – _ Projektów nie można mierzyć tą samą miarą. Dwuletni projekt szkoleniowo-doradczy, w którym założono otwartą rekrutację uczestników wymaga nieproporcjonalnie większego zaangażowania personelu niż krótki projekt, w którym wypłacane będą środki na zakładanie działalności gospodarczej i w którym projektodawca jest głównie pośrednikiem w przekazywaniu dotacji _– wyjaśnia Gilewska.

Nowe limity stanowić będą spory problem dla wielu projektów dysponującym skromniejszymi budżetami. – _ Ograniczenie kosztów zarządzania spowoduje, że wiele przedsięwzięć nie będzie mogło być realizowanych _ *– *ostrzega Krzysztof Joachimczak, Dyrektor Departamentu Szkoleń z Europejskiego Centrum Doradztwa Finansowego (ECDF).

– _ Zagrożenie to dotyczy przede wszystkim projektów o mniejszych budżetach, ale jednocześnie ciekawych, skierowanych do „trudnych” grup docelowych i rozwiązujących istotne problemy w zakresie aktywizacji rynku pracy i podnoszenia kompetencji beneficjentów. Aby nie przekroczyć nowych limitów należy realizować projekty duże, wiążące się z większą liczbą uczestników, znaczną liczbą dni i godzin szkoleniowych. _**– **ocenia Joachimczak_ . _

Zmiany predysponują więc tematykę szkoleń, która jest popularna, lecz niekoniecznie istotna z punktu widzenia kompetencji wymaganych przez pracodawców na rynku pracy. Środki na szkolenia specjalistyczne, skierowane do wąskich grup odbiorców, ale jednocześnie poszukiwane przez pracodawców będą obecnie trudniejsze do pozyskania. Zastrzeżenia budzą również poszczególne progi nałożonych limitów.

Zachodzą obawy, że większe projekty będą dzielone na mniejsze, tak aby realizujący je przedsiębiorcy mieli większą swobodę w dysponowaniu przyznanymi dotacjami. Problem ten rozwiązywałoby wprowadzenie jednolitej, liniowej stawki limitu.

Obowiązujące od 1 stycznia obostrzenia oznaczają przede wszystkim problemy kadrowe. Najistotniejszym składnikiem kosztów zarządzania są bowiem wynagrodzenia personelu odpowiedzialnego za realizację przedsięwzięcia i jego rozliczenie. Organizatorzy projektów zdają sobie sprawę, że niemożliwe jest zatrudnienia kompetentnego personelu poniżej kosztów funkcjonujących na rynku. Pomocne w tej kwestii mogą być jednak specjalistyczne programy usprawniające procesy organizacyjne i zarządzania.

Na rynku dostępnych jest wiele programów stworzonych zarówno do obsługi szkoleń współfinansowanych z EFS, kursów komercyjnych, jak i wsparcia działów HR. - _ Z naszego doświadczenia przy realizacji projektów unijnych wynika, że pewne czynności, takie jak tworzenie dzienników zajęć, zbieranie danych uczestników czy wystawianie certyfikatów ukończenia szkolenia są powtarzalne, dlatego postanowiliśmy przygotować narzędzie, które pomoże je zautomatyzować, a dzięki temu oszczędzić czas organizatorów. Ci, którzy z niego już korzystają potwierdzają, że to, czym _

_ zajmowały się dwie osoby przez cały dzień pracy, w naszym systemie zajmuje 2 godziny _– mówi Leszek Duda, Prezes Zarządu firmy L-System produkującej internetowy system do obsługi szkoleń YALA.

Wdrożenie aplikacji informatycznych może być dla realizatorów projektów szansą na zaoszczędzenie środków, które comiesięcznie przeznaczane byłyby na wypłaty dla pracownika zajmującego się w firmie różnego rodzaju sprawami administracyjnych. Na etapie planowania przyszłych projektów warto rozważyć zabezpieczenie pewnej kwoty na programy wspierające procesy zarządzania i wpisać je kosztów kwalifikowanych projektu.

Programy wspomagające procesy zarządzania są tylko jednym ze sposobów na ograniczanie kosztów zarządzania projektem. Niestety, nie rozwiązują one wszystkich problemów powstałych na skutek zmian wprowadzonych przez MRR. Zmian, które wydają się nie do końca przemyślane. _ _

_ – Najwięcej do powiedzenia na ten temat kosztów administracyjnych mają osoby, które nigdy nie zarządzały projektami szkoleniowymi. Mam tu na myśli przede wszystkim asesorów oraz przedstawicieli instytucji podatkowych negocjujących umowy i następnie monitorujących realizacje projektów. Fakt, że brakuje im wiedzy i wyobraźni jest znacznie poważniejszym ograniczeniem, aniżeli problemy związane z rzekomym zawyżaniem kosztów zarządzania – _ podsumowuje Stefanowski.

Autorka pracuje w Agencji PR dobocom