Urlop bezpłatny. Kiedy można go wziąć?

Z jednej strony nawet kilka miesięcy wolnego od pracy, z drugiej - brak wynagrodzenia, ubezpieczenia zdrowotnego i społecznego. Pracownik biorąc urlop bezpłatny musi liczyć się ze wszystkimi - również przykrymi - konsekwencjami takiego świadczenia.

aktualizacja 11.05.2015

Skorzystanie z tej formy urlopu jest przywilejem pracownika i tylko on może zwrócić się z wnioskiem o jego przyznanie. Każda forma nakłaniania go do tego przez pracodawcę jest niezgodna z prawem. Wniosek musi być przygotowany w formie pisemnej, bo tylko w takim przypadku będzie ważny. Pracodawca nie ma obowiązku wyrazić zgody na takie świadczenie (nie musi tego nawet argumentować), może też wyznaczyć inny termin. Wyjątek stanowią sytuacje, gdy urlop jest związany z:

• wykonywaniem przez pracownika mandatu posła lub senatora,
• wyborem pracownika do organów jednostek samorządu terytorialnego (rad gminy, miasta lub powiatu),
• feriami zimowymi w przypadku pracownika młodocianego,
• pełnieniem przez pracownika funkcji związkowej, jeśli z wnioskiem wystąpi organizacja związkowa.

Decyzja pracodawcy również powinna być udokumentowana. W innym wypadku bowiem, jeśli pracownik zgodnie z ustną umową nie pojawi się w pracy, to szef, na przykład zasłaniając się niepamięcią, może go nawet zwolnić dyscyplinarnie.

Na takim urlopie pracownikowi, jak sama nazwa wskazuje, nie przysługuje wynagrodzenie. Czas jego trwania nie wlicza się również do stażu pracy, od którego zależy później okres wypowiedzenia, wymiar urlopu wypoczynkowego, premie jubileuszowe czy odprawa pieniężna. Z drugiej strony - nadal jest traktowany jako zatrudniony, dlatego nie może ubiegać się o zasiłek dla bezrobotnych.

W okresie urlopu bezpłatnego zawieszeniu ulegają wszystkie prawa i obowiązki zarówno pracownika (na przykład prawo do urlopu wypoczynkowego lub obowiązek świadczenia pracy), jak i pracodawcy (choćby wypłata wynagrodzenia). W związku z tym za zatrudnionego nie są również odprowadzane żadne składki - ani na ubezpieczenia zdrowotne, ani społeczne. Nie będzie on mógł zatem korzystać ze świadczeń zdrowotnych (jednak dopiero po upływie 30 dni od dnia rozpoczęcia urlopu), chyba że zostanie zgłoszony do ubezpieczenia zdrowotnego, na przykład przez pracującego członka rodziny.

Pracodawca nie musi jednak wyrejestrować takiego pracownika z ubezpieczeń. Wystarczy, że za każdy miesiąc trwania urlopu będzie składał imienną deklarację ZUS RSA. Nie może również w tym okresie rozwiązać umowy z zatrudnionym. Wyjątkami są upadłość lub likwidacja firmy oraz zwolnienia grupowe.

Szef może zdecydować o przymusowym skróceniu urlopu, jeśli wystąpią nadzwyczajne okoliczności (na przykład firma otrzyma kontrakt, który musi być wykonany przez tego pracownika). Oprócz szczególnych przesłanek, powinny zostać spełnione jeszcze dwa warunki:

• urlop bezpłatny musi być udzielony docelowo na więcej niż 3 miesiące, przy czym odwołanie może nastąpić jeszcze przed ich upływem,
• w decyzji przyznającej urlop musi być zawarta klauzula o wcześniejszym odwołaniu z niego przez pracodawcę.

Jeśli którykolwiek z nich nie zostanie spełniony, pracownik ma prawo odmówić stawienia się w pracy, bez żadnych konsekwencji służbowych. W odwrotnej sytuacji, to znaczy gdy zatrudniony chce wrócić wcześniej z bezpłatnego urlopu, pracodawca również nie musi wyrazić na to zgody, argumentując to na przykład koniecznością zwolnienia osoby zatrudnionej na zastępstwo.